Systemstöd för alumnrelationer

Umeå universitet slutar med särskild personuppgiftsbehandling av uppgifter om alumner bosatta i Sverige och därför stängdes databasen Alumninät den 31 mars 2019.

Information om tidigare studenters genomförda utbildningar, uttagna examina, folkbokföringsadress i Sverige etc. finns kvar i Ladok men universitetet kommer inte längre samla in och hantera andra uppgifter såsom medlemskap i studentföreningar, nuvarande arbetsgivare etc. International Office samlar fortsättningsvis in och hanterar personuppgifter om alumner som angett i Alumninät att de vill ha information på engelska, samt nya alumner. Kontakta international.alumni@umu.se för mer information.

Uppgifter från Alumninät har arkiverats men är endast tillgängliga på särskild begäran. Kontakta komm@umu.se för mer information

Så här tar du fram uppgifter om alumner från och med 1 april 2019

Uppgifter om studenter som har avslutat sina studier, tagit ut examen etc. kan tas fram av varje institution via Ladok. Behöver du stöd finns på den här sidan en lathund "Utdata (nationellt framtagen) som du kan använda. Vid frågor, kontakta ladok@adm.umu.se.

Enligt dataskyddslagen GDPR får du bara använda kontaktuppgifterna när det finns rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen. En sådan grund kan t ex vara att göra kvalitetsuppföljningar eller förmedla information med en tydlig koppling till alumnens utbildning. Vill du t ex skicka ut ett nyhetsbrev är det bättre att hitta kanaler för att marknadsföra ditt nyhetsbrev, t ex webb, facebook eller Linked-IN och på så vis samla in prenumeranter till ditt nyhetsbrev. Här kan du läsa mer information för Umeå universitet om GDPR och personuppgiftsbehandling.

Uppdatera e-postadresser till alumner

I Ladok finns inte lika många uppdaterade e-postadresser som det gjorde i Alumninät. Studieadministratörer är de enda förutom studenten (eller tidigare studenten) själv som har behörighet att ändra en e-postuppgift i Ladok. En studieadministratör måste göra detta på studentens uppdrag.

Vad gäller för att skapa ett eget adressregister för alumner
Läs först igenom informationen om hur Umeå universitet hanterar personuppgifter. Om du efter det vill skapa ett eget register med kontaktinformation och eventuellt annan information måste du anmäla detta till pulo@umu.se och också meddela hur du planerar att använda/hantera uppgifterna. En mall för hur du gör anmälan finns här på hemsidan för Sveriges kommuner och landsting

Universitetets dataskyddsombud pulo@umu.se kan också svara på fler frågor om personuppgiftsbehandling.

Blir det någon ny databas som Alumninät i framtiden?

International Office hanterar uppgifter om internationella alumner i ett särskilt system. För mer information kontakta international.alumni@umu.se. För nationella alumner finns för närvarande inte några planer för någon ny databaslösning.

Marika Wahlberg
2021-06-15