Rutiner vid terminsstart

Här har vi samlat information om sånt som är bra att tänka på vid kurs- och terminsstart. Allt från hur du hanterar antagna med villkor till vilken information sent antagna studenter kan behöva.

Programstudenters kurser

Rena programkurstillfällen stängs för sen anmälan i början av december respektive början av juni. Studenterna kan alltså inte söka sådana kurser efter stängning.

För programstudenter som saknar anmälan till eller har strukits från rena programkurstillfällen kan ni skapa förväntat deltagande på kurs direkt i Ladok.

Programstudenter med valbara kurser som har strukits ska söka kurserna på nytt via Antagning.se om de fortfarande är öppna för sen anmälan.

Vid reservantagning till kurser, som både ges för programstudenter och som fristående, måste du ta hänsyn till reservlistan. Programstudenter får inte erbjudas plats före en reserv som sökt kursen som fristående som har en bättre reservplats.

Stäng för sen anmälan

Kom ihåg att stänga de utbildningar där det inte finns plats för fler studenter. Det gäller både kurser och program. Stänger gör du i NyA-webben. Markera även i Epi-server att utbildningen är stängd för sen anmälan så informationen överensstämmer på Antagning.se och umu.se.

Endast utbildningar där det finns en rimlig chans att bli antagen ska vara öppna. De fall där fler sena anmälningar endast ger längre reservlistor leder bland annat till:

- En ökad arbetsbörda för flera led i antagningsprocessen både lokalt och hos UHR.
- En internkonkurrens där sökande som har både anmälningar i tid och sent håller upp fler platser än de kan påbörja.
- Falska förhoppningar hos de sökande.

Villkor

Institutionen ansvarar för att granska och hantera villkor avseende särskild behörighet innan kursstart i NyA-webben/Antagna och reserver.
Uppfylls villkoret – välj status "Villkor uppfyllt – VI särskild behörighet"
Uppfylls ej villkoret – välj status "Stryk – Ej uppfyllt villkor". Skriv gärna en egen notering om ärendet. (Överklagandehänvisning framgår av uppdaterat antagningsbesked på Antagning.se)

Det är viktigt att hantera villkoren eftersom behöriga med villkor inte kan använda sig av självregistrering.

Villkor avseende grundläggande behörighet på avancerad nivå hanteras på Studentcentrum/Antagningen.

Anstånd

Antagna som har sökt anstånd ska normalt inte registreras. Reservplacerade som har sökt anstånd kan reservantas men ska inte registreras.

Om det är osäkert om tillräckliga skäl för anstånd föreligger och den antagne vid ett avslag avser påbörja utbildningen ska personen registreras för att inte riskera att bli av med sin plats.

Antagningen lägger in återbud när ett anstånd beviljas, tjänsteanteckning görs i NyA, studenten får ett beslut och institutionen får en kopia.

Återbud

Sökande som har strukits på grund av felprioritering i anmälan ska återanmäla sig.

Sökande med återbud ska göra en återanmälan till kursen eller programmet på nytt om de har ångrat sig.

Sökande som strukits på grund av obehörighet och sent kompletterat med behörighetsgivande uppgifter ska höra av sig och begära att bli återanmäld. Antingen till Antagningsservice, via uppladdat dokument på Antagning.se eller till Antagningen.

I nya-webben kan du ange stoppdatum för studenternas möjlighet att själva lägga in återbud på utbildning.

Anta reserver

Reserver antar du i nya-webben och antagningen går över till Ladok.

I nya-webben/ Administrera uppgifter om utbildningar kan du lägga in uppgift om när reservantagning påbörjas och att reservantagning är avslutad som en information till de sökande som väntar på besked om antagning. Uppgifterna framgår på Antagning.se

Lägg in "Uteblev" i NyA-webben

Antagna som inte självregistrerar sig i tid eller deltar på obligatoriskt upprop vid kursstart ska du lägga status "Stryk - Uteblev" på i NyA-webben. Säkerställ dessförinnan att ingen överenskommelse om senare start finns. "Uteblev" genererar en strykning som är definitiv.

För att kunna upprätthålla en rättssäker hantering ska uppgift om antagen inte finnas kvar på Antagning.se eller i Ladok på personer vars antagning förfallit

Sent antagna reserver

Sent antagna studenter kan ibland ha svårt att hitta den information om utbildningen som de behöver. Det är till exempel inte alltid de kan hitta välkomstbrev med information tillgänglig eller kan använda sig av självregistrering. Tänk därför på att de måste får information om registrering, välkomstbrev, kontaktperson och annan nödvändig information.

Omregistrering av studenter

Studenter som tidigare har ett resultat på en kurs ska vända sig till institutionen för att eventuellt omregistreras på kursen om plats finns efter avslutat reservantagning.

Studenter som endast har registrering på en kurs, utan resultat, ska söka kursen på nytt på Antagning.se och ska därför finnas med på antagnings-/reservlistorna.

 

Marika Wahlberg
2021-05-20