Information till nyantagna – välkomstbrev

Nyantagna studenter vill snabbt ha information om vad som gäller för den utbildning de antagits till. Det kan vara avgörande för om hen väljer att börja här eller vid en annan högskola.

Tydlig och enhetlig information till nyantagna studenter, som är lätt att hitta och lätt att skicka ut gör det enklare och sparar tid för alla – både för svenska och internationella studenter. Här hittar du mallar och instruktioner för hur skapar och publicerar de så kallade välkomstbreven.

Aktuellt: Information om studier och Covid-19

Du behöver inte skriva något om de generella Corona-läget på universitet i välkomstbrevet, utan kan koncentrera dig på den information som rör specifikt din utbildning. Under rubriken Ny vid Umeå universitet i Välkomstbrevet finns det i år en text om Förändringar på grund av Covid-19. Texten länkar till aktuell information på Studentwebben där information om hur studierna kan komma att påverkas finns samlad. Innehållet kommer att uppdateras löpande.

Så här fungerar det för dig som lägger in informationen

Välkomstbreven skapas i Episerver

Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver – samma som används för utbildningswebben. Det webbformulär som används är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.

I Manual finns instruktioner hur du skapar ett välkomstbrev i Episerver

Behörigheten sätts i Personaladministration

Vem som ska arbeta i det nya webbformuläret bestämmer varje institution själv. Du som ska arbeta i formuläret där informationen läggs in behöver behörighet till det. Den behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga. Den katalogansvariga har fått instruktioner om hur behörigheten sätts.

Struktur, mallar och malltexter

Välkomstinformationen innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte skrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.

Här finns svenska malltexter att utgå ifrån

Här finns engelska malltexter att utgå ifrån

Klart innan antagningsbeskeden skickas ut

När de nyantagna studenterna får sina antagningsbesked börjar de genast leta efter information rörande kursstart, kurslitteratur, schema och liknande. Därför bör välkomstbrevet vara publicerad på webben senast dagen innan antagningsbeskeden går ut.

När välkomstbrev publiceras och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbreven publiceras två dagar innan första antagningsbrevet går ut. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Breven visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.

Terminstider och viktiga datum för de olika antagningsomgångarna

Så här fungerar det för en nyantagen student

Antagningsbesked skickas ut

Antagningsbeskeden skickas ut från Antagning.se alternativt Universityadmissions.se. Studenten får då en notifiering, vanligtvis via mejl eller sms, om att hen har fått sitt antagningsbesked och att det finns att läsa via inloggning på Antagning.se.

Hänvisning till umu.se

Som inloggad på Antagning.se ser studenten en lista över de kurser och program hen är antagen till. För varje kurs och program finns en länk till respektive kurs- eller programsida på vår studentrekryteringswebb.

Länk till välkomstinformation

Längst upp på varje kurs- eller programsida finns en länk som leder till välkomstinformationen för nyantagna studenter.

Tydligt strukturerad information

Välkomstbreven har en tydlig struktur där fokus ligger på att hjälpa den nyantagna studenten genom registreringsprocessen så att hen dyker upp på det första kurstillfället så väl förberedd som möjligt.

Hållpunkter i kalendern

​I kalendern finns alla viktiga datum, exempelvis terminstider, datum för att skapa utbildningsutbudet och ansökningsdatum.

Till kalendern

Marika Wahlberg
2021-05-20