Ladok

LADOK, som står för Lokalt ADB-baserat studieDOKumentationssystem, är ett datorbaserat system för uppgifter om studerande i den grundläggande utbildningen och i forskarutbildningen.

Ladok ägs av ett konsortium som består av ca 37 högskolor och universitet. Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) innehåller närmare bestämmelser om vilka uppgifter som ska dokumenteras och vad som ska rapporteras till andra myndigheter.

Umeå universitets Ladok-system innehåller uppgifter om alla studenter i grundutbildningen som läst vid universitetet från och med höstterminen 1983. Studenter som läst mellan 1977 och 1983 finns också med, med undantag för personer som före 1988 varit inaktiva i minst fem år i följd, till exempel inte registrerat sig eller fått betyg. Dessa är bortgallrade ur datasystemet men uppgifterna om studierna finns sparade på mikrofiche vid Studentcentrum.

För forskarstuderande finns uppgifter för dem som antagits från och med höstterminen 1996.

Om varje student dokumenteras uppgifter som:

  • personnummer
  • namn och adress

För studenter på grund- och avancerad nivå dokumenteras bland annat uppgifter om:

  • registrering på kurs
  • betyg på modul och kurs
  • antagning till program och/eller kurs
  • studieuppehåll
  • studieavbrott på program eller kurs
  • tillgodoräknanden
  • examen
  • studier på utbytesprogram

För studenter på forskarnivå dokumenteras bland annat uppgifter om:

  • antagning till forskarämne
  • registrering
  • forskarkurser
  • tillgodoräknanden
  • aktivitet och försörjning
  • disputation och avhandling
  • examen

Uppgifter som är allmänna handlingar i Ladokregistret kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.

Utlämnande av uppgifter

Finns det skäl att tro att personuppgifterna kommer att behandlas i strid med GDPR kan man neka att lämna ut dem. Ansökan om registerutdrag kan göras via mail, telefon eller vanlig post. Uppgifterna i Ladok lyder enligt tryckfrihetsförordningen under offentlighetsprincipen och är således offentliga. De får endast lämnas ut i pappersform. Lärosätet har inte rätt att lämna ut uppgifter på medium för automatiserad behandling annat är till CSN, studentkåren, SCB, Universitets- och högskolerådet (UHR), till studerande när det gäller deras egna uppgifter samt i vissa fall en annan högskola.

Avgifter för att få utskrifter kan bli aktuellt beroende på utdragets omfattning. Se avgiftsförordningen (1992:191).

Vem ansvarar för vad?

Ladokgruppen inom Studentcentrum har förvaltningsansvaret för Umeå universitets Ladok-system. I ansvaret ingår att se till att Ladok är tillgängligt och fungerande, att utbilda användare, att informera om nyheter och ändringar i systemet, att stå till tjänst med råd och hjälp till användarna, med mera.

Institutionerna ansvarar för att administrera uppgifter i Ladok om studenters aktivitet vid institutionen, exempelvis registreringar, betyg, studieuppehåll och studieavbrott. Prefekten bestämmer vem eller vilka som ska ha användarbehörighet i systemet och vilka funktioner de ska kunna använda. Institutionen ansvarar även för den utrustning man använder för Ladok och för sitt eventuella datanät.

Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå universitet har, på uppdrag av Ladok-konsortiet, det nationella ansvaret för drift, underhåll, teknisk förvaltning och vidareutveckling av Ladok. ITS levererar förändringar till lärosätena enligt fastställd leveransplan.

Så här ser det ut för studenten som loggat in på Studentwebben.

stöd och support

I bladet nedan finns kort information om Ladoks funktion och betydelse för studieadministration.

Informationsblad om Ladok

Vill du få mer utbildning i Ladok? Har du frågor och behöver hjälp? Kontakta oss så hjälper vi dig!

Studentcentrum/Ladokgruppen

Byte av personnummer

​Sökande som inte är folkbokförda i Sverige och som antas till studier på grund-, avancerad eller forkarnivå får automatiskt en tillfällig identitet i NyA och Ladok. Blir de senare folkbokförda i Sverige måste de ansöka på blanketten som nås via länken nedan om att den tillfälliga identiteten byts till det svenska personnumret för att deras genomförda studier ska registreras rätt i Ladok.

Det finns även andra orsaker utöver det nämnt ovan, som gör att behov av personnummerbyte finns.

Ansökan om byte av personnummer

Anja Axelsson
2021-06-14