För att använda telefonisystemet Lync krävs en generisk e-postadress, det vill säga enligt mallen fornamn.efternamn@umu.se. Fram till idag har det varit valfritt om denna adress angetts som primär eller sekundär. I en aktuell förstudie, som genomförts med anledning av en kommande uppgradering av e-postsystemet Microsoft Exchange, rekommenderas universitetet att införa en standardiserad primär adress för alla medarbetare för att undvika problem med e-post och telefoni.
Rektor har därför fastställt nya regler för e-posttjänst vid Umeå universitet. Där står att den generiska e-postadressen ska anges som primär adress för samtliga medarbetare. Det finns fortfarande möjlighet att ha en sekundär e-postadress enligt formen förnamn.efternamn@enhet.umu.se.
Ur reglerna E-posttjänst vid Umeå universitet
(ersätter Policy e-posttjänst, 2013-12-31):
E-postadressens sammansättning:
Personlig adress: Den primära e-postadressen ska vara förnamn.efternamn@umu.se. Det finns även möjlighet att ha en sekundär e-postadress som då ska vara förnamn.efternamn@enhet.umu.se.
Namnkrockar: Om e-postadressen förnamn.efternamn@umu.se redan används av annan medarbetare ska förnamn.andranamnsinitial.efternamn@umu.se användas. Om personen inte har något andranamn ska löpnummersiffra förnamn.efternamn01@umu.se användas.
Funktionsadress: Generellt gäller att funktionsadresser ska vara funktion.enhet@umu.se. Universitetsövergripande funktionsadresser ska vara funktion@umu.se. Enheternas officiella brevlåda ska normalt heta enhet@umu.se.
Funktion och enhet ska anges med hela namnet eller en begriplig eller brett accepterad förkortning av enheten eller funktionen.
Läs hela dokumentet
Projektet för att uppgradera e-postsystemet Microsoft Exchange planeras påbörjas under hösten, och ska vara avslutat sommaren 2015. I samband med detta kommer det att skapas en automatisk lösning som genererar den primära e-postadressen.
För mer information, kontakta:
Karoline Westerlund
IT-enheten
070-5300171, 090-7866725
karoline.westerlund@umu.se