I dessa krav ligger att vi inte bara ska beställa elektroniskt utan beställningsprocessen ska även stödja fakturamatchning, dvs att när faktura kommer in till myndigheten ska den betalas utan någon ytterligare arbetskrävande handpåläggning från myndighetens sida – under förutsättning att dess innehåll överensstämmer med vår beställning.
Men säger vän av ordning – vi beställer ju redan nu elektroniskt? Ja vi gör förvisso elektroniska beställningar via Wisum och vi kan beställa resor via resebyråns webb. Problemet är dock att denna ordning inte uppfyller de krav som förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ställer. För att nå dessa krav krävs att de system vi använder bl a stödjer fakturamatchning och beställningsattest.
Umeå universitet har inte uppfyllt detta krav på e-beställningssystem och i januari 2017 fastställde rektor Hans Adolfsson projektplanen för införande av e-beställning vid Umeå universitet, FS 2.5-470-15.
Projektet inleddes med att vårt ekonomisystem Raindance kompletterades med en e-handelsmodul. Under våren har ett antal piloter fått prova att beställa varor i systemet. Samtidigt har arbete med att införa så många produkter som möjligt i systemet pågått, genom att avtal läggs in eller att kopplingar mot leverantörer, sk punch-out, och prislistor upprättas. Idag är följande områden klara: papper och pappersprodukter, hygien- och städprodukter, verktyg och småmaskiner, böcker, ljuskällor, taxiresor och kontorsmaterial.
Till hösten kommer den stora utbildningsdelen att genomföras – samtliga institutioner och enheter vid universitet kommer att erbjudas utbildning i e-handelssystemet, en utbildning vars genomgång också är en förutsättning för att få behörighet att beställa i systemet. Läs mer om utbildningarna på samarbetsytan för E-beställning.
Förhoppningen är att vi till årsskiftet har infört e-beställning vid Umeå universitet. Långsiktigt är målet att målet att 80 % av alla inköp vid universitet ska göras via systemet. Därmed kan vi sälla oss till den grupp av myndigheter som uppfyller kraven på hur inköp ska ske.
UKÄ granskar Umeå universitet genom lärosätestillsyn
Tidigare gjorde Universitetskanslersämbetet (UKÄ) tillsynsbesök för att kontrollera att vi följde lagar och regler med anknytning till utbildningsområdet. Umeå universitet granskades i en sådan i slutet av 2015.
Den rapport som kom ut av det besöket presenterades den 22 mars 2016, dnr FS 1.6.3-1358-15, och av den framgick att Umeå universitet med något undantag uppfyllde kraven. De brister som uppdagades har åtgärdats av universitetet. Enligt denna ordning för tillsyn skulle det ha dröjt en lägre tid innan Umeå universitet skulle bli föremål för ett tillsynsbesök igen men UKÄ har nu ändrat hur de genomför denna tillsyn.
Under 2017 har UKÄ testat en ny metod för juridisk tillsyn av Sveriges alla lärosäten. Tillsynen kopplas samman med UKÄ:s granskningar av lärosätenas kvalitetssäkringsarbete. Fokus ligger på att granska de rättsliga frågor som berörs i de europeiska riktlinjerna för kvalitetssäkring av högre utbildning (ESG).
Granskningen utgår från sex områden: tillgodoräknande, studentinflytande, kurs- och utbildningsplaner, kursvärderingar, anställning av personal och överklagande och klagomål. Lärosätena ska redogöra för hur de arbetar med dessa områden och skicka in det underlag som UKÄ anvisar. Studentkårerna kommer också att få möjlighet att lämna synpunkter på hur vi följer reglerna inom de områden som granskas.
Resultatet av lärosätestillsynen kan sedan utgöra ett underlag i UKÄ:s granskningar av lärosätenas interna kvalitetssäkringsarbete, som är en del av systemet för kvalitetssäkring av högre utbildning. En sådan kvalitetsgranskning ska föregås av en lärosätestillsyn. UKÄ genomför dessa granskningar av lärosätenas kvalitetssäkringsarbete 2017-2022.
Vi torde därför kunna räkna med att en lärosätestillsyn inom denna tidsram trots att vi nyligen varit föremål för ett tillsynsbesök.
Chatarina Larson
Verksamhetsområdeschef EAM och enhetschef universitetsledningens kansli