Jag var i torsdags och fredags till Luleå för en träff i planeringschefsnätverket, som består av enhetschefer planeringsenheter på alla universitet. Det var som alltid ett bra möte och både intressant att höra vilka frågor de andra universiteten arbetar med samt vad övriga universitet har för strategi i de frågor vi alla universitet har gemensamt. Jag vet att det finns många nätverk som vi från Umeå universitet ingår i och det är väldigt positivt, bl.a. finns det många nätverk inom universitetsförvaltningen.
Det är ofta av stort värde att se hur andra lärosäten arbetar och jag tror att det skulle vara bra om det var möjligt att göra det i ännu högre utsträckning. Fördelarna är dels att det är bra att se vilka frågor som är aktuella nu och framåt i högskolesektorn och dels att det är nyttigt att se hur andra lärosäten arbetar. Detta för att reflektera om det finns något i andra arbetssätt och metoder som skulle kunna innebära förbättringar även på Umeå universitet. Det kan också ibland vara värdefullt att ha kontakt med andra organisationer utanför högskolesektorn.
Planeringsenheten gör en omvärldsbevakning inom högskolesektor och sammanställer bl.a. information från regeringen, Universitetskanslersämbetet, andra lärosäten m.m., vilket ger en bra översiktlig bild över vad som händer i vår sektor. Det är något som sammanställs och skickas ut varje dag.
Jag tror att det skulle finnas fördelar om vi kunde vara ännu mer systematiska i vårt sätt att arbeta med omvärldsbevakning när det gäller metoder och arbetssätt, speciellt inom de områden där vi ser behov av förbättringar eller där vi uppleverar att andra lärosäten hunnit längre.
Jag anser att vi inom universitetsförvaltningen gör att bra arbete, är professionella i våra uppdrag samt ger våra kärnverksamheter ett bra stöd. Men det är viktigt att vi hela tiden försöker arbeta med ständiga förbättringar och utvecklar vårt arbete samt även försöker vässa oss de gånger som vi inte ser önskvärt resultat.
Ett bra exempel på arbete med ständiga förbättringar är de audits som universitetsförvaltningen genomför enligt ett rullande schema i syfte att ta fram förbättringsförslag och ge stöd till respektive förvaltningsenhet.
En bra och enkel modell för att arbeta med ständiga förbättringar är att när ett projekt, utvecklingsinsats eller större arbete genomförts, direkt reflektera i grupp över vad som gått bra samt vad som kan förbättras till nästa gång.
Oavsett vilken modell man väljer så tror jag det är viktigt att försöka hitta utrymme att reflektera och gärna tillsammans fundera över hur vi kan utveckla vår verksamhet. Det är även viktigt ha med perspektivet att försöka hitta enkla lösningar som varken är resurskrävande för oss eller för andra personer inom universitet.
Jag vill avsluta med att önska alla en härlig och avkopplande Kristi himmelfärdshelg!
Per Ragnarsson