Gunilla Stendahl, kommunikationschef, Kommunikationsenheten.
Foto: Ulrika Bergfors
Hela universitetsförvaltningen har i uppdrag att stödja ledning och verksamheter. Ett särskilt fokus ska läggas vid stöd till forskare under det här året, och där är det ju flera olika förvaltningsenheter som bidrar.
Att ge bra stöd kräver empati, respekt och insikt.
Empati för den som frågar och söker hjälp, det är en person som vill göra ett bra (eller till och med bättre) jobb och därför söker stöd för att lösa sina behov. Och hur känns det för en sådan person om det kommer 11 visserligen kompletterande svar men som först efter en avsevärd tid av pusslande går att få ihop. Respekt och insikt att alla förvaltningsenheter har sina specialområden och att de flesta behov och förfrågningar som kommer därför måste lösas tillsammans med andra. Empati både med den akademiska verksamheten, och empati oss förvaltningskollegor emellan alltså. Som uttrycket att man behöver gå en mil i någon annans skor för att kunna förstå.
Samarbete är ibland tidsödande, och dessutom inte särskilt lätt behöver man också erkänna. Inom förvaltningen saknas det ibland färdiga upptrampade stigar för att i tid upptäcka och känna igen vilka frågor det är som skulle bli så mycket enklare om vi samarbetade först och inte försökte reda ut efteråt. I vissa frågor kan jag känna att jag inte ens riktigt vet var och vem jag ska försöka få kontakt med för att börja nysta i först problemet och sedan lösningen.
Men det som är riktigt snårigt är att vi inte alltid inom förvaltningen har samma idé om vad det innebär att ge stöd, eller var och vem och hur ansvar för t ex en forskares enklare vardag ska fördelas. Jag möter till exempel olika uppfattningar om vad som är själva innebörden och omfattningen av att ge stöd. Det kan vara allt från att en enhet vill berätta (envägs) om hur saker och ting kan göras på bästa sätt, så att forskarna själva om de kommer på idén kan leta upp informationen och använda den. Ibland tolkas stöd som att enheten också aktivt ska se till att hjälpa till så att behovet blir lite bättre utfört eller uppfyllt. Och ibland innebär stöd helt enkelt att säga: Stopp, det där är inte tillåtet, men sedan inte mer.
Alla tre uppfattningarna gäller tänker jag, och alla tre är lika viktiga sidor för att ett stöd ska fungera. Därför är det viktigt att vi i förvaltningen också gör alla tre delar, och inte bara ägnar oss åt en eller två. Det går ju inte bara att säga: Stopp, det där funkar inte, gå hem och läs på och gör om och gör rätt. Det går heller inte att säga: Men den där uppgiften tar vi över helt och hållet och bär och löser åt dig, om det är ett ansvar som faktiskt ligger på en annan person i en annan verksamhet.
Tricket och kruxet är att våga tänka tanken att det inte ligger på varje enhet enskilt att hantera alla typer och alla dimensioner av en fråga. Det gäller både de frågor som med tur eller otur kan dimpa ner i den egna verksamheten eller frågor som man som enhet skulle vilja drevs med lite mer fokus. I sin enklaste form handlar det kanske om att vi skulle behöva ha en fristad eller ett forum där frågor som behöver beröra flera enheter kan få stanna till ett tag för en stunds reflektion innan de trillar ner i någons stuprör.
Och som om inte allt det där var nog behöver man dessutom tillit till varandra för att kunna diskutera förutsättningslöst. Har vi det som krävs? Hoppas det, för oj, tänk vad effektiva och populära vi skulle kunna bli!
Gunilla Stendahl, enhetschef Kommunikationsenheten