Områdena överlappar och berör varandra i delar när det gäller att skapa trygghet för individ, grupper och enheter. Gemensamt är också ett stort ansvar vad det gäller ekonomi och risker där enheten står för ungefär 10 procent av universitets totalekonomi. Vi arbetar på alla områden med stora inslag av situationsanpassade externa experter. Leverantörskedjorna har liknande utformning, men det finns också stora skillnader i form av det tempo som stöd skall levereras.
Richard Olsson, fastighetschef vid Lokalförsörjningsenheten
Foto: Hans Karlsson
I säkerhetsfrågor är det inte sällan incidenter och händelser som står för en stor del av arbetsdagen samtidigt som det långsiktiga arbetet med systeminföranden av teknisk karaktär och rutiner kring till exempel säkerhetsskydd hela tiden måste tugga framåt. Några exempel från vardagsbruset är ca 20 000 väktarrapporter på ett halvår, och under första måndagen i september hanterades 780 larm. Enheten ansvarar även för cirka 10 000 lås på våra olika campus och hanterar 2088 stycken kortläsare med behörigheter med tillhörande systemstöd. Här pågår det ett stort digitaliserings- och effektiviseringsarbete. Under de närmaste fem åren ska samtliga lås i lokaler som universitetet hyr byta ut. Det kommer påverka praktiskt genomförande, övergång till digitala nycklar och samt en smidigare hantering av behörigheter till lokaler.
Arbetsmiljöfrågor såsom brandskydd, strålskydd, biosäkerhet samt miljö- och hälsofarliga kemikalier behöver hela tiden ha ett strukturellt stöd kopplat till aktuell lagstiftning samtidigt som utbildnings- och stödinsatser pågår.
Visst arbetar vi också med långsiktig lokalförsörjning, hyresförhandlingar, inhyrning, och administration av lokaler, samt principer och processer för internhyresmodellen. Det utreds, planeras och projektleds ny- och ombyggnationer. I skrivande stund pågår 12 hyresförhandlingar och cirka 170 byggen i olika faser. Även här gör vi en digitalisering av våra processer och byter ut systemstödet för lokalhantering under det närmaste året. Det innebär att självservicegraden kommer kunna öka för den som vill, och färre fysiska dokument behöver hanteras.
Enhetens arbete handlar även mycket om att på olika sätt bidra till Agenda 2030. Det rör hur vi tänker kring användningen av de ytor som verksamheten har, vilka krav som vi ställer på ny- och ombyggnationer, arbete med en ny klimathandlingsplan och utredning och planering för hur universitetet ska få till en bra källsortering.
Det här är bara några exempel på hur Lokalförsörjningsenheten arbetar med digitalisering och hållbarhetsfrågor inom alla de områden som vi ansvarar för. Enhetens namn är som jag inledde med, något missvisande med tanke på bredden av de frågor vi dagligen hanterar; från källsortering till labbsäkerhet, från lås och nycklar till klimatfrågor, från lokaler till arbetsmiljöfrågor, från bostäder till gästforskare till frågor av strålskydd, från säkerhet till campusplaner.
Gemensamt är att vi vill skapa trygga fysiska rum med de bästa förutsättningar för verksamheten att bedriva forskning och utbildning. Vår utmaning är att vi behöver fundera på hur vi kan skapa än mer attraktiva, trivsamma arbetsplatser för individer och grupper samtidigt som vi undviker att bygga nytt.
Richard Olsson, fastighetschef och enhetschef Lokalförsörjningsenheten.