"Uppstartshjälp och kompetensbreddning förbättrar hjälpen kring AV-teknik"

Universitetsservice hanterar ca 200 bokningsbara lokaler, bestående av 24 hörsalar, 83 lärosalar, 78 grupprum samt 17 konferensrum. I 34 lärosalar och konferensrum finns även Zoom-utrustning som vi ansvarar för. Service och stöd till lokalerna tillhandahålls under ordinariearbetstid 08.00 till 16.27. Vid behov av stöd annan tid kontaktas service i huset eller Infocenter i god tid.

En del positiva förbättringar jag vill dela med mig av som vi har genomfört i nuläget är:

1. Fler medarbetare ute i husen: Genom att förstärka med tre medarbetare ute i husen har vi skapat en mer verksamhetsnära service inom AV-teknik. Detta ger oss möjlighet att snabbt svara på behov och skapa en starkare koppling till användarna.
2. Vi köper in installation – Universitetsservice kan fokusera på stöd till utbildning: Att vi nu köper installation av ny teknik från leverantör så säkerställer vi utförande och kvalité. Det har även bidragit till att vi frigjort hela 2300 timmar. Tid som finns att användas för att ge mer tillgängligt AV stöd och support till undervisningen.
3. Kompetensbreddning: För att frigöra tid för kompetensbreddning har vi rekryterat två extra heltider under sex månader, ett kraftfullt steg för att stärka kompetensen inom AV stöd och support. Målet att öka antalet resurser med stärkt kompetens från 3 till 10 under 2024.
4. Förbättrat stöd för TimeEditanvändare: Genom att resurs och kompetens stärka inom TimeEdit har vi byggt bort sårbarheten och för att ge bättre stöd för schemaläggning inom systemadministrationen. Detta kommer att gynna hela organisationen, schemaläggare och lärare.
5. Fler hos oss kan AV-teknik och hörslingor: Utbildningsinsatser för personal om AV-teknik och hörslingor, genom leverantörer och internt tillsammans med UPL för att ge medarbetare aktuell och relevant kompetens.
6. Snabb respons vid problem: Införandet av ringslingor till service i huset är en bra och efterfrågad förbättring. Med akutnummer i alla lokaler kan vi snabbt hjälpa användare vid behov och skapa en bättre service.
7. Nya rutiner vid felanmälan ger bättre underlag för åtgärder: Nya rutiner vid felanmälan där våra medarbetare loggar alla fel. Nu kan uppföljning och analys ge oss underlag för förbättringar och prioriteringar. Vid störningar i lokal som inte kan åtgärdas informeras kommande bokningar och erbjuds hjälp med att boka annan lokal om det behövs.
8. Tät dialog med referensgrupp från verksamheten: Genom att samla en referensgrupp från kärnverksamheten vid större planerade ombyggnationer och uppdateringar av AV-teknik finns möjlighet att tillsammans finna bra lösningar som efterfrågas från användare.
9. Vi stärker upp med fler tekniker som kan AV-teknik: Tre tekniker har rekryterats med efterfrågad kompetens inom AV teknik, de kommer att ha Aula Nordica som bas. Dels för att säkra resurs vid arrangemang i Aula Nordica, dels även för att stärka upp AV-teknikstöd inom undervisningen. Två av tre resurser kommer som regel att finnas för stöd till kärnverksamheten under dagtid.

Vi framtidssäkrar: All AV-teknik som installeras idag är utrustad för att kunna övervakas på distans. Då kommer utrustningen att skicka ett larm om att den inte fungerar och vi kan proaktivt rätta till fel innan lektioner startar. Hoppas att vi kan iscensätta övervakning av AV-teknik senare delen av 2024.

Sammanfattningsvis har vi genomfört många organisatoriska och processförbättringar under 2023. När det gäller ny teknik åtgärdade vi under 2023 och till idag 7 hörsalar, 13 lärosalar, 6 grupprum samt 8 konferensrum. Framför oss under tertial 2, 2024 har vi bland annat hörsalarna i HUM och en i KBC och 8 lärosalar.

Ständiga förbättringar blir man aldrig klara med, kompetens och erfarenhet behöver kontinuerligt byggas och repeteras, lärande i vardag och samarbete med kollegor och mellan funktioner inom universitetet är viktiga pusselbitar för att vi tillsammans ska lyckas så bra som möjligt.

Joakim Hallstig, enhetschef Universitetsservice