Offentlighetsprincipen gäller för universitetets forskning, vilket innebär att många handlingar inom ett forskningsprojekt ska sparas i arkiv. Forskningsdata ska dels bevaras, men också göras tillgängligt för den som önskar ta del av det. Förutom det centrala arkivet finns det i dag närmare 60 institutionsarkiv.
Ofullständiga arkivförteckningar
I internrevisionens granskning har fem institutioner ingått. Alla har utsett en arkivsamordnare och upprättat arkivbeskrivning och arkivförteckning. Men i de allra flesta fall är merparten av institutionens forskningshandlingar inte förtecknade, och för en av institutionerna gäller arkivförteckningen bara delar av verksamheten. I flera fall tillämpas en utdaterad klassificeringsstruktur.
Alla institutioner tycks ha inarbetade tillvägagångssätt för att dokumentera primärmaterial i forskningsprojekt enligt god forskningssed. Men eftersom nedskrivna rutiner och kunskap om regelverk saknas vid institutionerna blir det upp till den enskilde forskningsledaren att löpande se till att materialet sparas och i bästa fall arkiveras.Primärmaterialet är ofta utspritt på många olika projektdeltagare och i vissa fall saknas primärmaterial efter att en viss forskare slutat vid lärosätet.
Universitetsledningens kansli har tagit fram en dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar, som innehåller regler kring vilka forskningshandlingar som måste bevaras samt en arkivhandbok (se länk nedan) som innehåller praktisk information kring hanteringen av forskningshandlingar. Båda dessa ska revideras under 2017.
Föreskrift för e-handlingar tillämpas inte
När det gäller elektroniska handlingar tog Riksarkivet 2009 fram en föreskrift med obligatoriska moment i hanteringen. Vid Umeå universitet har det hittills inte funnits något motsvarande regelverk. Detta innebär till exempel att flera institutioner i granskningen saknar gemensamma rutiner för säkerhetskopiering. Universitetsledningens kansli har tagit fram en plan för bevarande av elektroniska handlingar som ska överlämnas till rektor för beslut under 2017.
Bristfälliga arkivlokaler
Internrevisionen har också undersökt de arkivlokaler som nyttjas av de fem institutionerna. I flera fall är lokalerna bristfälliga i fråga om byggteknisk säkerhet mot vatten och brand, men också när det gäller rutiner för vem som har tillgång till arkivet.
Internrevisionen är särskilt kritisk till de undersökta arkivlokaler som hyrs ut av Västerbottens läns landsting: "Om landstinget inte kan tillhandahålla arkivlokaler med högre prestanda än vad är fallet i dag så bedömer vi att universitetet bör finna andra lösningar", lyder det kritiska samlade omdömet.
En rekommendation från internrevisionen är att inrätta en centralt styrd process för tilldelning av arkivlokaler, eftersom det blir orimligt att en prefekt ska ha kompetens att bedöma om en lokal följer Riksarkivets föreskrifter gällande detaljer i lokalens utformning och inre miljö.
Universitetsförvaltningen har av universitetsledningen fått i uppdrag att utreda möjligheterna att införa en sådan process.
För frågor kontakta: Eva-Lisa Holmström
Läs mer: Arkivering av forskningsmaterial (handbok)