Vad är forskningshandlingar och vad ingår där?
Forskningshandlingar är handlingar som uppstår under forskningsprojektets arbete och kan vara allt från ansökningshandlingar till analyssvar.
Handlingarna kan delas upp i:
- Administrativa handlingar - Projektplaner, anslagsansökningar, kontrakt, projektbeskrivningar, korrespondens med finansiärer/uppdragsgivare, ekonomi- och personaladministrativa handlingar.
- Primärmaterial - Grundmaterial från forskningsprocessen t ex enkäter, intervjuer, undersökningsprotokoll, försöksprotokoll, mät- och testresultat, röntgenbilder.
- Redovisningsmaterial - Delrapporter, slutrapporter och artiklar.
Vad är en allmän handling och räknas primärmaterialet som en allmän handling?
För Umeå Universitet samt andra myndigheter gäller offentlighetsprincipen och detta omfattar även forskningshandlingar. Det innebär i stora drag att en allmän handling är en handling som har inkommit eller upprättats och förvaras hos myndigheten (Umeå Universitet).
När en handling har publicerats, man upprättar en labbanteckning eller om ett svar på en enkät har inkommit blir detta allmänna handlingar.
Uppgifter i en allmän handling kan vara sekretessbelagda om det anges i sekretesslagstiftningen.
På sidorna om offentlighet och sekretess finns mer att läsa om sekretess i universitetets forskningsverksamhet.
Vem är ägare av forskningshandlingarna/primärmaterialet?
Umeå universitet är huvudman för all den forskning som bedrivs vid myndigheten. Det är universitetet som äger forskningshandlingarna som myndighetens anställda forskare hanterar, d.v.s. forskningshandlingarna ska arkiveras här, om forskare slutar eller byter tjänst får forskningshandlingarna inte flyttas från Umeå universitet.
Hur ska jag arkivera mina forskningshandlingar?
Varje institution ansvarar för att arkivera sina forskningshandlingar. Kontakta alltid institutionens arkivsamordnare och diarieansvarige i början på ett projekt för att få information om hur forskningsmaterial ska arkiveras.
Hur de olika delarna av ett forskningsprojekt ska hanteras beskrivs i dokumenthanteringsplanen verksamhetsområde 5 Bedriva forskning. Innan du startar ditt forskningsprojekt måste en informationsklassning och risk- och sårbarhetsanalys av projektet genomföras. Det kan du läsa mer om nedan.
I dokumenthanteringsplanen står att, bland annat att ansökningar ska diarieföras, hur gör man det?
Diarieföring ska ske i institutionens diarium. Kontakta institutionens diarieansvarige för att få ett diarienummer (dnr).
Diarieföring ska ske kontinuerligt och inte bara göras vid projektets slut.
Om det är många handlingar som behöver diarieföras i ett projekt kan det vara lämpligt att samtliga handlingar i projektet får samma diarienummer (ett s.k. samlingsärende). I andra fall passar det bättre att handlingarna får unika diarienummer. Institutionens diarieansvarige kan hjälpa till att avgöra vad som är lämpligt för just ditt ärende.
Varför måste jag arkivera det här? Det är ingen annan än jag som kommer ha användning av det ändå.
Arkivering betyder att ett material bevaras för evig tid. Allt primärmaterial behöver inte arkiveras, men det måste lagras säker en viss tid innan det kan gallras (förstöras).
Allt primärmaterial måste lagras i minst 10/15/17 år efter sista publicering, beroende på vilken typ av forskning eller finansiär. Efter att den sista publiceringen har skett ska prefekt besluta om materialet är så unikt och värdefullt att det ska arkiveras för framtiden eller om det ska gallras efter att lagringsperioden har löpt ut
God forskningssed förutsätter att forskningshandlingar arkiveras i enlighet med arkivreglerna.
Allt mitt material finns på en server på institutionen eller i ett systemstöd. Hur arkiverar/lagrar jag det?
Innan projektet startar och för att avgöra vilken nivå av säkerhet som krävs för handlingarna i ett projekt måste en informationsklassning, samt en risk- och sårbarhetsanalys, genomföras. ITS kan rekommendera lämpliga lagringslösningar.
Hanterar du känsliga personuppgifter eller uppgifter som kan vara sekretessbelagda gäller högre krav på hur materialet kan hanteras än vid till exempel kemiska labbrapporter.
Materialet kan ligga kvar för lagring på den säkra ytan eller i det säkra system som materialet är upprättat i under den tid det ska lagras.
Är det något jag bör tänka på vad gäller strukturering och återsökbarhet?
Ja t.ex. säkerställ att det finns rutiner för att kontrollera forskningsdatas riktighet, att forskningsdata är korrekt och fullständigt. Se till att strukturera forskningsdata på ett enhetligt sätt och använd en genomtänkt mappstruktur. Döp filerna på ett enhetligt sätt och använd logiska namn. Säkerställ att en regelbunden backup sker.
Läs mer på Universitetsbibliotekets sida om Hantera forskningsdata och Att organisera data under pågående projekt.
I vilket format bör jag använda för att lagra dokument och information?
Digitala filformat riskerar att bli föråldrade därför ska man välja ett format som är lämpligt för långtidsbevarande. Dvs formatet ska vara vanligt förekommande, kunna läsas av många olika datorprogram och vara väl dokumenterade (att det går att hitta en teknisk specifikation som berättar hur formatet lagrar information). Se Riksarkivets föreskrift 2009:2 för godkända arkivformat.
Vad är metadata och vad är en metadatastandard?
Metadata kan man kort säga är data om data eller information om data.
En metadatastandard är en uppsättning regler som talar om hur man ska strukturera och formulera metadata. Det förenklar överföringar av metadata och möjliggör ökad sökbarhet av primärmaterialet.
Vid Universitetsbibliotekets sida om metadata beskrivs närmare vilken metadata och vilka standarder som ska användas vid forskningsprojekt.
Hantering av analogt primärmaterial
Handlingar ska lagras och arkiveras i det format som de upprättats i. Analogt material, som pappersenkäter, bör läggas i en logisk sorteringsordning, som namn- eller personnummerordning, i arkivboxar som finns att köpa i universitets e-beställningssystem.
På boxen skrivs:
- vilken typ av handling som finns i, t.ex. enkäter
- vilket projekt handlingarna tillhör
- vilken tidsperiod handlingarna upprättades eller inkom
- övrig information som underlättar sökning i boxen.
Institutionens arkivsamordnare kan vara behjälplig med material för arkivering.
Hur gör vi om vi anser att primärmaterialet ska gallras?
Efter att 10, 15 & 17 år passerat har myndigheten att ta att ta ställning om primärmaterialet ska gallras eller bevaras. Umeå universitet - genom institutionens prefekt - måste ta ställning till om primärmaterialet har:
- Inomvetenskapligt värde,
- Värde för något annat forskningsområde,
- Vetenskapshistoriskt värde,
- Kulturhistoriskt värde,
- Personhistoriskt värde,
- Stort allmänt intresse.
Om prefekten bedömer att primärmaterialet ska gallras, ska ett gallringsprotokoll fyllas i och diarieföras vid berörd institution.
Hur fylls ett gallringsprotokoll i?
Ett gallringsprotokoll ska innehålla uppgifter om:
- Vilken mängd handlingar/data som har gallrats. Ange i hyllmeter eller i datamängd.
- Vilket datum gallring har skett
- Vilken författning som hänvisas för gallring. Finns i dokumenthanteringsplanen.
- Prefektens underskrift