Att genomföra ett avslutssamtal

Avslutssamtal är en viktig del i avgångsprocessen när en medarbetare ska avsluta sin anställning. Det är ett tillfälle för organisationen att skapa ett bra avslut för båda parter och samtidigt lära sig av medarbetarens erfarenheter av anställningstiden.

Avslutssamtal ger medarbetaren en möjlighet att ta upp och berätta om sina tankar och synpunkter. Ett bra avslutsamtal bidrar till att ge medarbetaren en känsla av att hans eller hennes tid och erfarenheter har haft betydelse för verksamheten.

För arbetsplatsen och arbetsgivaren Umeå universitet är det ett viktigt lärtillfälle som ger möjlighet till att att få feedback på vad som varit bra, men också att identifiera utvecklingsområden inom verksamheten.

👥 Chefens ansvar

Det är närmaste chef som ska ta initiativ till att hålla ett avslutssamtal när en medarbetare avslutar sin anställning.

Om omständigheter gör det svårt eller olämpligt för närmaste chef att genomföra avgångssamtalet kan stöd sökas hos fakultetens HR-specialister som kan bistå med konsultativt stöd.

Struktur och rutiner som ökar kvalitén i samtalet

När avslutssamtal hålls på ett strukturerat sätt med förberedda frågor säkerställs det att relevanta ämnen tas upp vid samtalstillfället och och att informationen som framkommer dokumenteras. På denna sida finns förslag på frågor att använda sig av. Mallen kan givetvis anpassas för den egna institutionen eller enheten

För att öka kvaliteten och nyttan av att hålla avslutssamtal är det också viktigt att institutionen eller enheten har rutiner för hur man arbetar med att ta tillvara på dessa erfarenheter och synpunkter. Hur ska lärdomar tas vidare? Vem eller vilka ansvarar för att eventuella åtgärder faktiskt planeras in och genomförs?

💡 Goda råd om att genomföra ett avslutssamtal

Var tydlig med syftet

Avslutsamtalets syfte är ge tillfälle för organisationen att lära sig av medarbetarens erfarenheter. Poängtera detta inledningsvis och understryk att informationen som kommer fram i avslutssamtalet kommer hanteras professionellt.

Tänk på att ett avslutssamtal kan vara en känslig situation för medarbetaren. Det finns alltid en risk att medarbetaren inte kan eller vågar uttrycka sig fritt av rädsla för negativa konsekvenser som till exempel ett mer negativt referensgivande eller sämre betyg.

När du som chef tydliggör syftet för samtalet kan det underlätta för medarbetaren att ärligt beskriva sina upplevelser.

Ge medarbetaren möjlighet att förbereda sig

Informera medarbetaren i förväg om vilka ämnen som kommer att tas upp under avslutssamtalet. Det ger medarbetaren en möjlighet att fundera kring dessa ämnen och vara mer förberedd inför samtalet.

Se till av avsätta gott om tid

Det är viktigt att det finns tillräckligt med tid för samtalet så att alla frågor hinner beröras, så att medarbetaren får möjlighet att tala till punkt och för att inte riskera att samtalet behöver avbrytas.

Ställ öppna frågor

Genom att ställa öppna frågor skapar du utrymme för medarbetaren att utforma svaren mer fritt och utifrån sina upplevelser och erfarenheter.

Tänk över valet av plats

När man ska hålla ett avslutssamtal är det bra att försöka utföra samtalet på en neutral plats. Målet är att skapa en trygg och öppen miljö att prata öppet i. Det är också viktigt att att det är en plats där samtalet inte riskerar att bli avbrutet.

 

 

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Rosita Nilsson
2021-06-10