Folkbokföring (personnummer) och samordningsnummer

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Medarbetare som ska stanna i Sverige längre än 12 månader ska folkbokföra sig och få ett personnummer. För kortare vistelser kan ett samordningsnummer vara aktuellt om medarbetaren är anställd.

 

Foto:

 

Att bli folkbokförd i Sverige innebär att man får ett svenskt personnummer och registreras som bosatt på en fastighet och en adress.

Dessutom registreras civilstånd och eventuell relation till maka/make, barn och förälder.

Personer som vistas i Sverige kortare tid än ett år

Den som planerar att vara i Sverige kortare tid än ett år kan inte folkbokföra sig och få ett svenskt personnummer. 

Anställda behöver få samordningsnummer hos Skatteverket

Medarbetare som arbetar och får lön i Sverige behöver bli tilldelade ett samordningsnummer av Skatteverket.

Samordningsnumret är först och främst ett skatteregistreringsnummer men det används också för att myndigheter och andra samhällsfunktioner ska kunna identifiera personer även om de inte är folkbokförda i Sverige.

Det är arbetsgivarens ansvar att höra av sig till Skatteverket och begära att den anställda personen tilldelas ett samordningsnummer. 

Inom Umeå universitet handläggs detta av en lönespecialist på Löneadministration inom Personalenheten. Handläggningen görs i samband med den första löneutbetalningen. Ansökan kan endast göras för personer vars inkomst utbetalas via lönesystemet. För personer som har ett externt stipendium kan ansökan om samordningsnummer inte göras.

Personer som vistas i Sverige längre tid än ett år

Den som planerar att bo i Sverige i ett år eller mer ska i de flesta fall vara folkbokförd här.

Att bli folkbokförd hos Skatteverket och få personnummer

För att bli folkbokförd måste personen besöka ett av Skatteverkets servicekontor. Servicekontoret i Umeå finns på Sveagatan 12.

Skatteverket rekommenderar att man förbereder för besöket på servicekontoret genom att använda e-tjänsten Flytta till Sverige. I e-tjänsten fyller man i personuppgifter och svarar på frågor om den planerade vistelsen i Sverige. Blanketten ska skrivas ut och tas med till servicekontoret.

Flytta till Sverige (e-tjänst på skatteverket.se, finns på svenska, engelska och flera andra språk).

Vilken dokumentation som ska tas med beror på

  • vilket medborgarskap personen har
  • vilket uppdrag som ska utföras i Sverige
  • om det finns medföljande till personen.

För att veta exakt vilken dokumentation som krävs i det individuella fallet bör man gå till informationssidan Flytta till Sverige på Skatteverkets webbplats och välja de alternativ som är aktuella.

Flytta till Sverige (informationssida på skatteverket.se, finns på svenska och engelska)

Umeå universitets intyg 
I de fall som det efterfrågas kan intygsmallen med fördel användas i syfte att tillgodose Skatteverket information om den anställdes/stipendiatens uppdrag under den planerade tiden för vistelsen i Sverige. 

Umeå universitetets intyg för folkbokföring

Särskilda regler gäller för stipendiater från EU-land

Stipendiater från EU-land behöver kunna bevisa att de har en heltäckande sjukförsäkring för att få bli folkbokförda i Sverige.

Det kan göras genom att de bifogar ett S1-intyg eller visar att de har en privat försäkring. Den privata försäkringen ska inte ha några friskrivningsklausuler. Observera att ett EU-kort "European Health Insurance Card" inte godkänns för folkbokföring. 

Stipendiaten måste få information om detta i god tid för att ha möjlighet att ordna detta före ankomst till Sverige.

Skatteverkets information - leva på egna tillgångar

Ditt Europa - standardformulär för sociala förmåner



Kontakt

Innan du kontaktar Personalenheten kan du själv söka efter information och vägledning i HR-guiden.

Vid behov av rådgivning i internationella HR-frågor kan du som HR/motsvarande skicka ett ärende till den gemensamma funktionsbrevlådan interhr@umu.se 
Beskriv ditt ärende så utförligt som möjligt.

Rosita Nilsson
2022-04-29