Direktupphandling

När du ska köpa in varor eller tjänster vars kontraktsvärd är under direktupphandlingsgränsen (700 000 kr) och inga existerande kontrakt/ramavtal finns kan det vara möjligt att genomföra en direktupphandling.

Beslut att genomföra en direktupphandling åligger prefekt/enhetschef.

Beroende på kontraktsvärdet ställs det olika krav på samrådan med Området för upphandling och inköp samt dokumentering av direktupphandlingen:

Dirketköp vid kontraktsvärde under 50 000 kr:

• Du bör tillfråga minst tre leverantörer och välja den leverantör som bäst uppfyller behovet.
• Om kontraktsvärdet understiger 50 000 kr finns inga krav på att dokumentera direktupphandlingen. Vi rekomederar dock alltid att köpet sker skriftligt.
• Kontrollera även leverantörens avtalsvillkor så du vet vilka villkor som gäller för köpet. Dessa hittar ni oftas i offerten eller på leverantörens hemsida.

Direktupphandling vid kontraktsvärde 50 000 - 700 000 kr:

Samråda ska alltid ske med Området för upphandling och inköp innan ni genomför ert köp. Vi bedömer om en direktupphandling kan genomföra genom kontroll av hur mycket varor/tjänster av samma slag som köpts in på universitetet under räkenskapsåret

Ni skickar er förfrågan om genomförande av en direktupphandling till upphandling@umu.se.

För att kunna göra en korrekt bedömning ska er förfrågan innefatta:
- Beskrivning av varan/tjänsten
- Finansiering (t.ex. EU-medel)
- Kostnad inkl. varan/tjänsten, optioner, frakt, service osv.

Vid bedömning att köpet kan direktupphandlas följer processen enligt nedan:

• Du bör tillfråga minst tre leverantörer och välja den leverantör som bäst uppfyller behovet.
• Ni dokumenterar köpet enligt blanketten "Dokumentation av direktupphandling uh03".
• Den verksamhet som genomfört direktupphandlingen ansvarar för att relevant dokumentation skickas till Registratur och Arkiv för central arkivering. I kontakt med Registratur och Arkiv ska alltid hänvisning göras till aktuellt diarienummer.

Visar utredningen att en direktupphandling inte bör genomföras ska istället en annonserad upphandling ske. Läs om hur du beställer en upphandling.