Systematiskt arbetsmiljöarbete

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att förebygga olyckor och ohälsa.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan beskrivas som både ett synsätt och ett arbetssätt för att uppmärksamma och ta hänsyn till förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet.

Med en enkel schematisk bild kan det beskrivas som en cirkel med fyra steg som hakar i varandra:

Undersöka verksamheten
Riskbedöma brister som upptäckts
Genomföra åtgärder för att minska riskerna
Följa upp att åtgärderna faktiskt har bidragit till en bättre arbetsmiljö.

En bra arbetsmiljö på lika villkor

Alla arbetsgivare är enligt lag skyldiga att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Det ska vara en naturlig del av verksamheten att skapa en bra arbetsmiljö där ingen behöver råka ut för en olycka eller bli sjuk på grund av arbetet.

Ansvaret för arbetsmiljön är ytterst alltid arbetsgivarens, men alla medarbetare har också ett ansvar att följa regler, att vara bra arbetskamrater och att informera om fel och brister till närmaste chef eller arbetsmiljöombud.

Det mesta som sker på en arbetsplats påverkar arbetsmiljön. Det är inte bara buller, farliga ämnen och skadliga arbetsställningar som är hälsofaror. För lite inflytande över arbetet, bristande samarbete och frånvaro av stöd från arbetskamrater eller chef kan också få människor att må dåligt.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsmiljöarbetet vara systematiskt och ständigt pågående, och arbetsgivaren ska skriftligen kunna presentera hur man konkret avser att arbeta med arbetsmiljöfrågor. Åtgärder som inte kan hanteras direkt ska dokumenteras i en handlingsplan.

Universitetsgemensam handlingsplan

Umeå universitet har en Universitetsgemensam handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder 2022-2024. Den är upparbetad utifrån de risker och hinder som kan leda till diskriminering och andra arbetsmiljöproblem som framkommit bland annat i medarbetarundersökningen och studiebarometern 2021. Handlingsplanen innehåller olika åtgärder för hur universitetet arbetar för minska riskerna och hindren. I bilagan till handlingsplanen finns en uppföljning av åtgärderna i Riskbedömning och handlingsplan för arbetsmiljö och lika villkor 2019-2021, samt den analys och riskbedömning som ligger till grund för den nya handlingsplanen för perioden 2022-2024.

Regelverk

Umeå universitet har en Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter som utgår ifrån rådande lagstiftning och beskriver ansvaret för arbetet med arbetsmiljön på Umeå universitet, vilket stöd som finns, hur fördelning av arbetsmiljöuppgifter går till och vilka uppgifter som ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Här nedan hittar du en sammanfattning av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar samt metodstöd.

Arbetssätt steg för steg

1. Undersöka

Foto:

Det första steget i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att undersöka arbetsmiljön för att kunna kartlägga risker och förbättringsområden i arbetsmiljön. Arbetet ska göras årligen och omfatta både den fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. De risker som ska kartläggas gäller både ohälsa och olycksfall.

Arbetet med att undersöka arbetsmiljön kan kombineras med arbetet att undersöka risker för kränkande särbehandling, trakasserier, diskriminering, repressalier eller andra hinder för medarbetarnas och studenternas lika rättigheter och möjligheter som ska göras inom ramen för aktiva åtgärder.

Aktiva åtgärder för arbetsgivare

Löpande kommunikation med medarbetarna

Som chef behöver du kommunicera löpande med medarbetare så att eventuella signaler om fysisk och psykisk ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede.

Arbetsmiljörond

Ett sätt att undersöka arbetsmiljön är att genomföra en arbetsmiljörond. Umeå universitet har tagit fram mallar och checklistor för arbetsmiljörond på olika typer av arbetsplatser, och även en digital enkät för att undersöka arbetsmiljön vid hemarbete.

Skyddsronder, arbetsplatsträffar och enkäter är några andra sätt för att undersöka arbetsmiljön.

Checklista för arbetsmiljörond: Kontor

Checklista för arbetsmiljörond: Labbverksamhet

Checklista för arbetsmiljörond: Laser

Digital arbetsmiljörond

Enkät för uppföljning av organisatorisk och social arbetsmiljö (prevent.se)

Statistik över ohälsa, arbetsskador och tillbud

Varje institution eller enhet behöver också följa upp sjukfrånvaro samt arbetsskador och tillbud.

Om anledningen till ohälsan, olyckorna eller tillbuden går att förebygga på arbetsplatsen, ska dessa risker följa rutinen med riskbedömning, åtgärder och ska följas upp, så att inte andra drabbas.

Detta gör ni enklast genom att använda er av universitetets webbaserade system för att hantera arbetsskador och tillbud.

Hantera arbetsskada och tillbud

Utvecklingssamtalet

Chefens årliga utvecklingssamtal med medarbetarna ska behandla frågor om arbetsmiljö och lika villkor, och ingår därmed som en del i steget Undersöka i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Utvecklingssamtal

2. Riskbedöma

Foto:

Efter att den fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön har kartlagts genom undersökningar eller på annat vis kommit arbetsgivaren till kännedom går det att bedöma var det finns risker.

Riskbedömning handlar om att bedöma hur allvarlig varje risk är.

Som ett stöd till att göra en riskbedömning kan du använda Prevents sannolikhets- och konsekvensanalys nedan:

Foto:

Riskbedömning behöver också göras inför planerade förändringar av verksamheten – till exempel vid personalförändring, omorganisation eller ombyggnation.
Här kan mallen Riskbedömning och handlingsplan inför förändring med fördel användas.

Som stöd i att komma fram till eventuella risker som en förändring kan medföra, kan dokumentet MTO-tankestöd användas. Den ger exempel på olika aspekter som berör människan, tekniken och organisationen.

Arbetet med riskbedömning av arbetsmiljön kan gärna kombineras med den riskbedömning som görs inom ramen för aktiva åtgärder.

Riskerna kan föras in i mallen för handlingsplan:

Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder

3. Åtgärda

Foto:

Åtgärder behöver genomföras på olika sätt beroende på vilken risk som har upptäckts.

Några exempel på åtgärder kan vara

förändrad organisation
utbildning
framtagande av rutiner
förbättrad information
skyddsutrustning

Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en handlingsplan.

Personalenheten har tagit fram en mall för detta:

Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder

4. Följa upp

Foto:

Uppföljning handlar om att kontrollera alla typer av åtgärder som ni har genomfört och säkerställa att de har fått önskad effekt.

De planerade åtgärderna i enhetens handlingsplan ska regelbundet följas upp, till exempel vid APT.

Om åtgärderna inte har gett effekt eller om åtgärderna inte är genomförda ska handlingsplanen uppdateras.

En gång per år ska det systematiska arbetsmiljöarbetet kontrolleras för att se att det fungerar som det ska. Handlingsplanen ska därför varje år bifogas verksamhetsplanen.

Som en del i arbetet med att kontrollera det systematiska arbetsmiljöarbetet och arbetet med aktiva åtgärder har "Checklista inför arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet och aktiva åtgärder" tagits fram. Checklistan hjälper till att kontrollera att alla delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar på institutionen/enheten och bör användas vid den årliga uppföljningen.

Checklista inför arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet och aktiva åtgärder