Systematiskt arbetsmiljöarbete

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att förebygga olyckor och ohälsa.

 

Foto:

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan beskrivas som både ett synsätt och ett arbetssätt för att uppmärksamma och ta hänsyn till förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet.

Med en enkel schematisk bild kan det beskrivas som en cirkel med fyra steg som hakar i varandra:

  • Undersöka verksamheten
  • Riskbedöma brister som upptäckts
  • Genomföra åtgärder för att minska riskerna
  • Följa upp att åtgärderna faktiskt har bidragit till en bättre arbetsmiljö.

En bra arbetsmiljö på lika villkor

Alla arbetsgivare är enligt lag skyldiga att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Det ska vara en naturlig del av verksamheten att skapa en bra arbetsmiljö där ingen behöver råka ut för en olycka eller bli sjuk på grund av arbetet.

Arbetsmiljön är ytterst alltid arbetsgivarens ansvar, men alla medarbetare har ett ansvar att följa regler, vara bra arbetskamrater och informera om fel och brister till närmaste chef eller arbetsmiljöombud.

Det mesta som sker på en arbetsplats påverkar arbetsmiljön. Det är inte bara buller, farliga ämnen och skadliga arbetsställningar som är hälsofaror. För lite inflytande över arbetet, bristande samarbete och frånvaro av stöd från arbetskamrater eller chef kan också få människor att må dåligt.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsmiljöarbetet vara systematiskt och ständigt pågående, och arbetsgivaren ska skriftligen kunna presentera hur man konkret avser att arbeta med arbetsmiljöfrågor.

Regelverk

Umeå universitet har en Regel för det systematiska arbetsmiljöarbetet som utgår ifrån rådande lagstiftning, föreskrifter och avtal. I Regel för systematiskt arbetsmiljöarbete framgår på vilket sätt Umeå universitet avser att arbeta samt hur ansvar, uppgifter och befogenheter lämpligen fördelas.

Regel för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Umeå universitet

Arbetssätt steg för steg

Som en del i arbetet med att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och arbetet med aktiva åtgärder har "Checklista inför arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet och aktiva åtgärder" tagits fram.

Checklistan kan med fördel användas när ni arbetar med Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder.

Checklista inför arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet och aktiva åtgärder

1. Undersöka

 

Foto:

Det första steget i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att undersöka arbetsmiljön för att kunna kartlägga risker och förbättringsområden i arbetsmiljön. Arbetet ska göras årligen och omfatta både den fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. De risker som ska kartläggas gäller både ohälsa och olycksfall.

Arbetet med att undersöka arbetsmiljön kan kombineras med arbetet att undersöka risker för kränkande särbehandling, trakasserier, diskriminering, repressalier eller andra hinder för medarbetarnas och studenternas lika rättigheter och möjligheter som ska göras inom ramen för aktiva åtgärder.

Aktiva åtgärder för arbetsgivare

Löpande kommunikation med medarbetarna

Som chef behöver du kommunicera löpande med medarbetare så att eventuella signaler om fysisk och psykisk ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede.

Arbetsmiljörond

Ett sätt att undersöka arbetsmiljön är att genomföra en arbetsmiljörond. Umeå universitet har tagit fram mallar och checklistor för arbetsmiljörond på olika typer av arbetsplatser, och även en digital enkät för att undersöka arbetsmiljön vid hemarbete.

Skyddsronder, arbetsplatsträffar och enkäter är några andra sätt för att undersöka arbetsmiljön.

Checklista för arbetsmiljörond: Kontor

Checklista för arbetsmiljörond: Labbverksamhet

Checklista för arbetsmiljörond: Laser

Digital arbetsmiljörond

Enkät för uppföljning av organisatorisk och social arbetsmiljö (prevent.se)

Statistik över ohälsa, arbetsskador och tillbud

Varje institution eller enhet behöver också följa upp sjukfrånvaro samt arbetsskador och tillbud.

Om anledningen till ohälsan, olyckorna eller tillbuden går att förebygga på arbetsplatsen, ska dessa risker följa rutinen med riskbedömning, åtgärder och ska följas upp, så att inte andra drabbas.

Arbetsskada och tillbud

Utvecklingssamtalet

Chefens årliga utvecklingssamtal med medarbetarna ska behandla frågor om arbetsmiljö och lika villkor, och ingår därmed som en del i steget Undersöka i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Utvecklingssamtal

2. Riskbedöma

 

Foto:

Efter att den fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön har kartlagts genom undersökningar eller på annat vis kommit arbetsgivaren till kännedom går det att bedöma var det finns risker.

Riskbedömning handlar om att bedöma hur allvarlig varje risk är.

Riskbedömning behöver också göras inför planerade förändringar av verksamheten – till exempel omorganisation eller ombyggnationer.

Arbetet med riskbedömning av arbetsmiljön kan gärna kombineras med den riskbedömning som görs inom ramen för aktiva åtgärder.

Riskerna kan föras in i mallen för handlingsplan:

Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder

3. Åtgärda

 

Foto:

Åtgärder behöver genomföras på olika sätt beroende på vilken risk som har upptäckts.

Några exempel på åtgärder kan vara

  • förändrad organisation
  • utbildning
  • framtagande av rutiner
  • förbättrad information
  • skyddsutrustning

Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en handlingsplan.

Personalenheten har tagit fram en mall för detta:

Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder

4. Följa upp

 

Foto:

Uppföljning handlar om att kontrollera alla typer av åtgärder som ni har genomfört och säkerställa att att de har fått önskad effekt.

De planerade åtgärderna i enhetens/institutionens ska regelbundet följas upp, till exempel vid APT.

Om åtgärderna inte gett effekt eller om åtgärderna inte är genomförda ska handlingsplanen uppdateras.

Handlingsplanen ska varje år bifogas verksamhetsplanen.

Umeå universitet följer upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och arbetet med aktiva åtgärder varje år. Fakulteten ska i samband med detta arbete skicka en kort sammanfattning av institutionernas handlingsplaner varje vår till Personalenheten för uppföljning vid arbetsmiljökommittén

Sara Rambe
2021-07-01