Rekryteringsprocessen 3: Anställa

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Efter att urvalsarbetet är genomfört ska beslut fattas om vilken kandidat som är mest kvalificerad utifrån förtjänst och skicklighet. Här kan du läsa mer om hantering gällande beslutsfattande, anställningsvillkor, anställningskontrakt samt hanteringen av överklagande.

 

Foto:

När urvalsprocessen är genomförd och val av kandidat har beslutats är det viktigt att att återkoppla till de kandidater som deltagit i intervjuer och andra urvalsmetoder. Alla som har sökt en anställning vid Umeå universitet ska uppleva rekryteringsprocessen som en positiv upplevelse oavsett om de får jobbet eller inte. Det är prefekt/motsvarande ansvar att att avsluta rekryteringsprocessen med god kvalitet. 

På denna sida:

Förslag till beslut

Efter urval, intervjuer, referenstagning och andra underlag ska ett beslut fattas om vilken kandidat som föreslås en anställning. Beslutet ska tas utifrån en samlad bedömning av förtjänst och skicklighet.

Att skriva förslag till beslut vid rekrytering av T/A-personal

Chefen skriver ett förslag till beslut om vilken kandidat som föreslås en anställning.

Ett förslag till beslut ska innehålla information om:

  • antal sökande
  • fördelning av kvinnor och män och en motivering av hur jämställdhetsaspekten vid rekryteringen har beaktats
  • antal intervjuade
  • vem som utifrån kravprofilen har bedömts som mest meriterad och därmed erbjudits anställningen.

Ett förslag till beslut är inte att förväxla med anställningsavtalet, som är ett civilrättsligt avtal mellan arbetsgivaren och den anställde.

Ansvar vid beslut

T/A: Vid rekrytering till T/A-befattningar är det rekryterande prefekt/motsvarande som fattar beslut om anställning och anställningsvillkor i samråd med rekryteringsgruppen.

Lärare: Vid rekrytering till lärarbefattningar fattas beslut om anställning i enlighet med rektors respektive dekanens delegationsordning.

Samverkan

Innan beslut kan fattas ska det samverkas i fakultetens samverkansgrupp (FSG) eller motsvarande.

Anslå beslutet

Efter att anställningen samverkats anslås beslutet på universitetets digitala anslagstavla. Överklagandetiden på 3 veckor påbörjas från den dag beslutet anslagits.

Överklaganden

Beslutet om anställning kan överklagas av den eller de som sökt men inte erbjudits anställningen.

Ett överklagande ska göras skriftligen inom tre veckor från den dag beslutet anslagits på Umeå universitets digitala anslagstavla. Överklagandet ställs till Överklagandenämnden för högskolan, men adresseras och skickas till Registrator, Umeå universitet, 901 87 Umeå.

I överklagandet ska anges vilket beslut det gäller (ange diarienummer), vilken ändring som önskas samt orsaken till överklagandet. För sent inkommen överklagan kommer att avvisas. Mer information om överklagande hittar du här

Hantering av överklaganden

Om överklagan har kommit in i rätt tid ska Umeå universitet överlämna överklagandet tillsammans handlingar i anställningsärendet till  Överklagandenämnden för högskolan.

För att skaffa sig nödvändigt beslutsunderlag kan Överklagandenämnden även inhämta ett yttrande från Umeå universitet. Ett sådant yttrande lämnas av rektor.

Mer information om överklagande av anställningsbeslut

Överklagande (sida på umu.se riktad till personer som söker anställning)

Handlingar som ska skickas in till överklagandenämnden (Överklagandenämndens webbplats, onh.se)

Handläggningsordning för överklaganden vid Umeå universitet (handläggningsordning)

Kontrollera om personen har rätt tillstånd för att arbeta och bo i Sverige

Om personen som erbjudits tjänsten inte har

  • svenskt medborgarskap eller
  • medborgarskap i ett EU-land

behöver universitetet som arbetsgivare säkerställa att det finns ett giltigt arbetstillstånd eller uppehållstillstånd innan anställningsavtalet skrivs på och personen kan börja arbeta.

Prefekten eller chefen som ansvarar för rekryteringen har ansvar för att se till att personen har rätt tillstånd.

Mer information i HR-guiden

Om regler för arbetstillstånd och uppehållstillstånd:
Arbetstillstånd och uppehållstillstånd

Instruktion för att ansöka om uppehållstillstånd för forskare:
Ansöka om uppehållstillstånd

Rosita Nilsson
2021-08-09