Arbetsmiljö och hälsa vid hemarbete

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Att arbeta hemifrån en tid innebär särskilda utmaningar vad gäller arbetsmiljön – både den fysiska, organisatoriska och sociala. Oavsett om arbetet utförs på arbetsplatsen eller hemma har Umeå universitet som arbetsgivare ansvaret för att medarbetarnas arbetsmiljö är säker och inte bidrar till att skapa ohälsa.

 

Foto:

Som chef med fördelade arbetsmiljöuppgifter är du ansvarig för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en god arbetsmiljö, även när medarbetare arbetar hemifrån.

Arbetsmiljö: chefens ansvar

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Skillnad på distansarbete och hemarbete

Arbete på annan plats än den ordinarie arbetsplatsen vid institution/enhet ska alltid vara en överenskommelse mellan medarbetaren och närmaste chef. Om detta sker på mer regelbunden basis för att det gagnar verksamheten, ska en sådan överenskommelse dokumenteras skriftligen då detta är att betrakta som distansarbete. Läs mer om vad som gäller vid distansarbete i Policy för distansarbete vid Umeå
universitet. Arbete i hemmet vid enstaka tillfällen, eller att medarbetare rekommenderas att arbeta hemifrån under en period, är inte att betrakta som distansarbete. Då räcker det med en muntlig överenskommelse

Råd för en bra arbetsmiljö vid arbete hemifrån

Här presenteras några råd om vad du som chef bör tänka på när dina medarbetare tillfälligt arbetar hemifrån:

  • ha kontinuerlig dialog med dina medarbetare om arbetsförhållandena i hemmet, eventuella prioriteringar, rutin för kontakt etc.
  • ha återkommande APT (på exempelvis Skype, Zoom eller Teams) för att t ex bibehålla kontakten, delge aktuell information, diskutera arbetsmiljön och möjliggöra delaktighet, samverkan och övriga frågor från medarbetarna
  • avsätt tid varje vecka då medarbetarna vet att du eller någon annan i arbetsledande befattning är tillgänglig för stöd i olika frågor som inte kan vänta, det kan t ex röra sig om akuta prioriteringar, händelser eller medarbetarnas hälsa
  • ta stöd av HR, företrädare för lika villkor eller arbetsmiljöombudet i arbetsmiljöarbetet, eller delegera uppgifter till annan i arbetsledande befattning om du inte hinner följa upp arbetsmiljön vid hemarbete.
  • underlätta för medarbetare att vid behov låna hem arbetsutrustning för en bättre arbetsmiljö hemma.
  • motivera medarbetare till att nyttja friskvårdstimmen om verksamheten tillåter

Digital arbetsmiljörond vid hemarbete

Personalenheten och huvudarbetsmiljöombuden har tagit fram en digital enkät för att göra en arbetsmiljörond bland dina medarbetare och undersöka hur de upplever sin arbetsmiljö i hemmet

I enkäten finns frågor om både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön, samt om medarbetaren behöver komma i kontakt med sin närmaste chef.

Målet är att arbetsmiljön ska vara tillfredsställande vid tillfälligt arbete i hemmet eller under perioder när vi rekommenderas att arbeta hemifrån, och att komma tillrätta med det som fungerar mindre bra.

Länkar och instruktioner till enkäten

Enkäten är konstruerad i Microsoft Forms, ett verktyg för att skapa formulär som ingår i Office 365. Enkäten finns på både svenska och engelska.

Börja med att läsa manualen så att du förstår hur det går till att skapa egna enkätformulär baserat på de framtagna mallarna.

Om länkarna till malldokumenten inte fungerar, hör av dig till Servicedesk för att få hjälp. Under kategori/tjänst, välj alternativet Office 365 (huvudrubriken UMU-Epost, tele och stödtjänster).

Har du andra frågor om formuläret, kontakta Pernilla Jansson, HR-strateg på Personalenheten.

Utbud av stöd från företagshälsovården

Företagshälsovården Feelgood kan tillhandahålla utbildning eller stöd i olika former gällande arbete hemifrån. Det kan röra sig om t ex hjälp med riskbedömning, rådgivning när det gäller ergonomi och kognitiv ergonomi, samtalsstöd med mera.

På Feelgoods webbplats finns en sammanställning av tjänsteutbudet: Feelgood företagshälsa Umeå

Tjänsterna kan beställas efter kontakt med Feelgood. Institution/enhet står för kostnaden som ska vara godkänd av chef. Mer information om företagshälsovården och rehabilitering finns under sidan Rehabilitering

Information med anledning av Covid-19

På sidan Information med anledning av covid-19 listas löpande de senaste rektorsbesluten och andra förändringar som görs med anledning av den pågående pandemin.

På undersidan För medarbetare finns en lista med frågor och svar för chefer och en lista med frågor och svar för medarbetare. Dessa listor uppdateras också löpande.

Sara Rambe
2021-06-11