Välkomstbrevsredaktör

Välkomstbrevsredaktörens arbetsuppgifter är att:

• skapa och publicera välkomstbrev
• publicera schema på Studentwebben
• stänga sen anmälan i Episerver.

Välkomstbrevsredaktören arbetar i en begränsad version av publiceringsverktyget som inte kräver lika omfattande kunskaper i Episerver som rollen webbredaktör. Välkomstbrevsredaktören är en viktig del i studentrekryteringsprocessen och behöver kunskaper inom till exempel tillgänglighet, presentation av innehåll på webben samt insikt i den universitetsgemensamma processen för studentrekrytering.

Ansvar och kunskap

Välkomstbrevsredaktören ansvarar för att:

• verksamhetens program- och kurstillfällen har välkomstbrev som publiceras i tid (inför att antagningsbesked skickas ut)
• välkomstbreven följer de rekommendationer och mallar som finns
• schema för kurstillfällena publiceras senast 30 dagar innan kursstart
• stänga möjlighet till sen anmälan på program- och kurstillfällen i Episerver
• sidor och dokument följer regler och lagar kring tillgänglighet, personuppgifter och språk
• driva arbetet med att få in det innehåll som behövs
• innehåll är anpassat efter målgruppen
• fakta är korrekt och uppdaterad.

Välkomstbrevsredakören ska ha:

• god kunskap i studentens digitala resa vid början av en ny kurs
• god kunskap om att anpassa innehållet för målgruppen presumtiva studenter
• god kunskap om schemahantering och publicering av schema i Episerver
• grundläggande kunskap om tillgänglighet på webben, personuppgiftshantering och klarspråk.

Hur mycket tid tar det?

Välkomstbrevsredaktören behöver ingen avsatt tid inom sin tjänst för detta och en institution eller enhet kan alltså ha hur många som helst utan att behöva precisera för detta i sin planering – om de inte vill det själva.

Utbildning

För att arbeta som välkomstbrevsredaktör krävs utbildning som ges av Kommunikationsenheten. Utbildningen beräknas ta ungefär 1-2 timmar beroende på förkunskaper. Välkomstbrevsredaktören väljs ut och anmäls av chef/prefekt.

Anmälan sker i två steg

Steg 1: Chef/prefekt anmäler medarbetaren till utbildning för rollen välkomstbrevsredaktör
Anmäl ny redaktör

Steg 2: Medarbetaren anmäler sig själv till utbildningen på kurssidan i Interna utbildningar.

När både anmälan från chef/prefekt och medarbetarens egen anmälan gjorts bjuds medarbetaren in till utbildningen.

Avanmäl redaktör eller anmäl organisationsbyte

Medarbetare som inte längre ska arbeta som välkomstbrevsredaktör behöver avanmäla sig rollen. Om välkomstbrevsredaktören ska eller har bytt organisatorisk tillhörighet behöver även detta anmälas. Avanmälan och organisationsbytet görs av chef/prefekt.

Avanmäl redaktör eller anmäl organisationsbyte