Chefens ansvar inom arbetsmiljö och rehabilitering

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Umeå universitet har en regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter som tydliggör arbetsmiljöansvaret och beskriver hur Umeå universitet organiserar arbetet med att fördela arbetsmiljöuppgifter och medföljande arbetsmiljöansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den här sidan sammanfattar vad du behöver veta och göra som prefekt eller chef.

 

Foto:

Enligt Arbetsmiljölagen har varje arbetsgivare ett ansvar för de anställdas arbetsmiljö. Arbetsgivaren kan vara ett företag eller en juridisk person av annat slag. I vårt fall är arbetsgivaren Umeå universitet som statlig myndighet.

Arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöuppgifter

Arbetsmiljöansvaret innebär att arbetsgivaren måste arbeta aktivt och systematiskt med att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen.

Detta ansvar gäller både

  • den fysiska arbetsmiljön
  • den organisatoriska arbetsmiljön
  • den sociala arbetsmiljön.

Rektor har det övergripande ansvaret för att tillse att det förebyggande arbetet mot ohälsa och olycksfall vid Umeå universitet bedrivs på ett sätt som uppfyller kraven i arbetsmiljölagen och annan lagstiftning som berör arbetsmiljö.

Arbetsmiljöansvaret kan inte delas upp eller delegeras till andra personer i organisationen.

Vad rektor däremot kan göra är att fördela arbetsmiljöuppgifter till dekaner och motsvarande. För detta används bilaga 1 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Dekaner och motsvarande kan i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter, föreståndare och chefer. Med fördelningen av arbetsmiljöuppgifter följer ett ansvar att arbeta med dessa arbetsmiljöuppgifter.

Hur arbetsmiljöuppgifter fördelas

I Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter beskrivs hur det går till när arbetsmiljöuppgifter fördelas från en chefsnivå till nästa.

En grundläggande princip i regelverket är att arbetsmiljöuppgifter ska utföras av de personer som har bäst förutsättningar att genomföra arbetet och följa upp resultatet.

I praktiken innebär det att prefekt, föreståndare eller enhetschef har till uppgift att leda arbetsmiljöarbetet vid varje institution eller enhet.

Prefekt, föreståndare och enhetschef kan i sin tur fördela alla eller vissa arbetsmiljöuppgifter vidare till direkt underställda chefer, arbetsledande personal, eller andra lämpliga medarbetare som har bäst förutsättningar att fatta beslut och vidta åtgärder. 

Vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter används bilaga 2 i Regeln vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter, för att markera vilka specifika arbetsmiljöuppgifter som uppgiftsfördelaren lämnar över till mottagaren. Bilagan kan signeras digitalt genom att få ett specifikt diarienummer av registraturen.

Mottagaren ska alltid ha befogenheter, resurser och kompetens att utföra de arbetsmiljöuppgifter som fördelas.

Den som fördelar arbetsmiljöuppgifter ska löpande via dialog följa upp hur arbetsmiljöarbetet fungerar och vid behov göra ändringar i fördelningen, samt göra en årlig uppföljning.

Arbetsmiljöuppgifter kan lämnas tillbaka

Om du som mottagare av arbetsmiljöuppgifter kommer fram till att du inte har de befogenheter, resurser eller kompetens som du behöver för att arbeta med de uppgifter som fördelats till dig, så ska du i första hand diskutera en lösning med den chef som har fördelat uppgifterna till dig. Kommer ni inte fram till någon lösning, är det möjligt att returnera arbetsmiljöuppgifterna. Detta görs via bilaga 3 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Vad du som chef behöver göra

Nedan följer en övergripande beskrivning av vilka arbetsmiljöuppgifter som vanligen tillfaller en prefekt, föreståndare eller enhetschef.

Observera att dina faktiska arbetsmiljöuppgifter är något som du och din överordnade chef kommer överens om när ni fyller i bilaga 2 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

För verksamhet som omfattar laboratorier och/eller strålning tillkommer ytterligare områden vad gäller den fysiska arbetsmiljön.

Laboratoriesäkerhet

Strålskydd

Du behöver skaffa dig tillräckliga kunskaper

För att du som chef ska kunna säkerställa att allt arbete vid institutionen eller enheten bedrivs i linje med lagar, förordningar, regelverk och avtal behöver du ha kunskap om

  • hur man förebygger ohälsa i den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön
  • hur man arbetar med att främja lika villkor och aktiva åtgärder mot diskriminering
  • grunderna i samverkansavtalet mellan Umeå universitet och de fackliga huvudorganisationerna
  • arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.

Beroende på institutionens/enhetens/motsvarande verksamhet kan arbetsmiljöarbetet se olika ut i olika verksamheter. Läs mer om vad arbetet med att förebygga ohälsa i den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön omfattar i Arbetsmiljöverkets författningssamlingar. Här finns detaljerad information om hur man förebygger ohälsa och olycksfall i olika typer av arbetsmiljöer.

Du kan även få en fördjupad vägledning i vad arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön innebär i denna vägledning: Vägledning gällande organisatorisk och social arbetsmiljö

Läs mer om lika villkor och vad arbetet med aktiva åtgärder mot diskriminering innebär på sidan Chefens ansvar och stöd inom lika villkor och aktiva åtgärder

Olika sätt att stärka din kunskaper kan vara:

Interna utbildningar

Umeå universitets Chefsintroduktion innehåller en presentation om chefens ansvar för arbetsmiljö och rehabilitering.

Chefsintroduktion

 

Du behöver bestämma hur arbetsmiljöarbetet ska organiseras

Prefekt, föreståndare eller enhetschef kan vidarefördela arbetsmiljöuppgifter till direkt underställda chefer eller personer i arbetsledande ställning, exempelvis biträdande prefekt, studierektorer, forskningsledare.

Prefekt, föreståndare eller enhetschef utser också brandskyddsombud och ansvarar för att se till att det finns en lokal krisledningsgrupp.

Om det förekommer brandfarlig verksamhet, laboratoriearbete eller strålkällor tillkommer fler arbetsmiljöroller som behöver utses.

Det finns delar av universitet där personal från flera verksamheter delar lokaler och därmed påverkar varandras arbetsmiljö. I sådana fall ska det finnas en samordningsansvarig. Denna roll utses av prefekt.

Prefekt, föreståndare eller enhetschef ansvarar för att se till att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken, och att alla med arbetsmiljöuppgifter har fått den utbildning de behöver.

Arbetsmiljöombud

Arbetsmiljöombud nomineras av medarbetarna via en särskild blankett och utses sedan av de fackliga organisationerna. Som chef behöver du skapa tillfälle för medarbetarna att nominera en eller flera arbetsmiljöombud inför en ny mandatperiod. Nuvarande mandatperiod pågår till och med februari 2023.

Blankett för nominering av arbetsmiljöombud
Läs mer om arbetsmiljöombudets roll

Du behöver ha dialog med medarbetarna om deras arbetsmiljö

Som chef behöver du kommunicera löpande med dina medarbetare så att signaler om psykisk och fysisk ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede.

Frågor om arbetsmiljö behöver regelbundet tas upp på arbetsplatsträff (APT).

I utvecklingssamtal ska arbetsmiljön finnas med som en punkt på agendan.

Utvecklingssamtal

Om en medarbetare är sjukskriven och under rehabilitering är det extra viktigt att du som chef håller kontakten fortlöpande.

Rehabilitering

Om en medarbetare uppvisar tidiga tecken på ohälsa eller upprepad korttidsfrånvaro är det också viktigt att du som chef kommunicerar och håller dig informerad om hur personen mår.

Du ska se till att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen

Som chef är du ansvarig för att undersöka, analysera, åtgärda och följa upp arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Detta kallas för systematiskt arbetsmiljöarbete,

Detta arbete behöver göras fortlöpande, inte som en engångsinsats. De fyra stegen brukar illustreras med ett hjul där varje steg leder vidare till nästa.

Varje år ska det systematiska arbetsmiljöarbetet sammanställas och redovisas till dekan eller motsvarande.

På sidan Systematiskt arbetsmiljöarbete kan du läsa mer om aktiviteter att bedriva under alla fyra steg av processen.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Filmer från Arbetsmiljöverket
Arbetsmiljöverket har tagit fram en rad korta och längre filmer om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete (2:30 min)
Så här definieras systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM (2:07 min)
Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2:37 min)

Du ansvarar för att arbetsskador och tillbud anmäls

En arbetsskada är en skada som har uppstått på grund av olycksfall eller någon annan skadlig inverkan i arbetet. Ett tillbud är en oönskad händelse som kunnat leda till skada.

Vissa händelser ska utan dröjsmål (samma dag) anmälas till Arbetsmiljöverket:

  • dödsfall på grund av arbetsolycka
  • allvarliga skador (t.ex. benbrott, svåra blödningar, chock)
  • skador i arbetet som drabbat flera medarbetare samtidigt
  • allvarliga tillbud utan personskada som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa (t.ex. fall från hög höjd, kemikalieutsläpp, svårare fall av kränkningar och trakasserier)

Anmäl arbetsskada

Du behöver se till att medarbetarna hålls informerade om arbetsmiljöarbetet

Alla medarbetare behöver känna till

  • hur arbetsmiljöuppgifterna är fördelade och vem man ska vända sig till
  • vilka som ingår i krisledningsgruppen
  • rutiner för utrymning vid brand
  • var det finns brandredskap, första hjälpen-utrustning och eventuell skyddsutrustning
  • rutiner för arbete som är riskfyllt
  • hur man anmäler arbetsskador och tillbud
  • vilket stöd som finnas att få från företagshälsovården.

Alla medarbetare behöver få en brandskyddsutbildning minst vart femte år.

Brandskyddsutbildning

Nya medarbetare behöver få en introduktion till arbetsplatsen med grundläggande information om arbetsmiljöarbete och säkerhet.

Introduktion av nyanställda

Du ska samverka med medarbetare och ombud i frågor som rör arbetsmiljön

Arbetsmiljö är en av de frågor som ska behandlas systematiskt och samordnat inom ramen för samverkan.

Samverkan omfattar

  • arbetsplatsträffar
  • utvecklingssamtal
  • partsammansatta samverkansgrupper.

Läs mer i HR-guiden om formerna för samverkan med de fackliga parterna:

Samverkan

Sara Rambe
2022-03-17