Chefens ansvar inom arbetsmiljö och rehabilitering

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Umeå universitet har en regel för det systematiska arbetsmiljöarbetet som beskriver hur arbetsmiljöuppgifter ska fördelas. Den här sidan sammanfattar vad du behöver veta och göra som prefekt eller chef.

 

Foto:

Enligt Arbetsmiljölagen har varje arbetsgivare ett ansvar för de anställdas arbetsmiljö. Arbetsgivaren kan vara ett företag eller en juridisk person av annat slag. I vårt fall är arbetsgivaren Umeå universitet som statlig myndighet.

Arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöuppgifter

Arbetsmiljöansvaret innebär att arbetsgivaren måste arbeta aktivt och systematiskt med att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen.

Detta ansvar gäller både

  • den fysiska arbetsmiljön
  • den organisatoriska arbetsmiljön
  • den sociala arbetsmiljön.

Som lagen är skriven ligger det samlade ansvaret för arbetsmiljön på den högsta ledningen. Det innebär att Umeå universitets rektor är ansvarig för alla medarbetares och studenters arbetsmiljö.

Arbetsmiljöansvaret kan inte delas upp eller delegeras till andra personer i organisationen.

Vad rektor däremot kan göra är att fördela arbetsmiljöuppgifter till dekaner och motsvarande - som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter och chefer.

Hur arbetsmiljöuppgifter fördelas

I Regel för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Umeå universitet beskrivs hur det går till när arbetsmiljöuppgifter fördelas från en chefsnivå till nästa.

Regel för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Umeå universitet

En grundläggande princip i regelverket är att arbetsmiljöuppgifter ska utföras av de personer som har bäst förutsättningar att genomföra arbetet och bedöma resultatet.

I praktiken innebär det att prefekt, enhetschef eller motsvarande har till uppgift att leda arbetsmiljöarbetet vid varje institution eller enhet.

Vid uppgiftsfördelningen används en blankett med kryssrutor för att markera vilka specifika arbetsmiljöuppgifter som uppgiftsfördelaren lämnar över till mottagaren.

❗ Arbetsmiljöuppgifter kan lämnas tillbaka

Om du som chef kommer fram till att du inte klarar av att arbeta med de uppgifter som fördelats till dig så är det möjligt att returnera dem till uppgiftsfördelaren. Detta görs på särskild blankett: Returnering av delegerade arbetsmiljöuppgifter.

Vad du som chef behöver göra

Nedan följer en övergripande beskrivning av vilka arbetsmiljöuppgifter som vanligen tillfaller en prefekt eller enhetschef.

Observera att dina faktiska arbetsmiljöuppgifter är något som du och din överordnade chef kommer överens om när ni fyller i blanketten Fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

För verksamhet som omfattar laboratorier och/eller strålning tillkommer ytterligare områden vad gäller den fysiska arbetsmiljön.

Laboratoriesäkerhet

Strålskydd

Du behöver skaffa dig tillräckliga kunskaper

För att du som chef ska kunna säkerställa att allt arbete vid institutionen eller enheten bedrivs i linje med lagar, förordningar, regelverk och avtal behöver du ha kunskap om

  • vad som ingår i den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön
  • grunderna i samverkansavtalet mellan Umeå universitet och de fackliga huvudorganisationerna
  • arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.

Olika sätt at stärka din kunskaper kan vara:

Interna utbildningar

Umeå universitets Chefsintroduktion innehåller en presentation om chefens ansvar för arbetsmiljö och rehabilitering.

Chefsintroduktion

Filmer från Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket har tagit fram en rad korta och längre filmer om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete (2:30 min)

Så här definieras systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM (2:07 min)

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2:37 min)

Arbetsmiljöverkets spellista om systematiskt arbetsmiljöarbete på Youtube

Du behöver bestämma hur arbetsmiljöarbetet ska organiseras

Prefekt eller enhetschef kan vidarefördela arbetsmiljöuppgifter till direkt underställda chefer eller personer i arbetsledande ställning, exempelvis biträdande prefekt, studierektorer, forskningsledare.

Prefekt eller enhetschef utser också brandskyddsombud och ansvarar för att se till att det finns en lokal krisledningsgrupp.

Om det förekommer brandfarlig verksamhet, laboratoriearbete eller strålkällor tillkommer fler arbetsmiljöroller som behöver utses.

Det finns delar av universitet där personal från flera verksamheter delar lokaler och därmed påverkar varandras arbetsmiljö. I sådana fall ska det finnas en samordningsansvarig. Denna roll utses av prefekt.

Prefekt eller enhetschef ansvarar för att se till att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken, och att alla med arbetsmiljöuppgifter har fått den utbildning de behöver.

Chefen utser inte arbetsmiljöombud

Arbetsmiljöombud utses inte av dig som prefekt eller chef utan av de fackliga organisationerna. Däremot behöver du skapa tillfälle för medarbetarna att nominera arbetsmiljöombud inför en ny mandatperiod. Nuvarande mandatperiod pågår till och med februari 2023.

Mer information om att nominera arbetsmiljöombud
Läs mer om arbetsmiljöombudets roll

Du behöver ha dialog med medarbetarna om deras arbetsmiljö

Som chef behöver du kommunicera löpande med dina medarbetare så att signaler om psykisk och fysisk ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede.

Frågor om arbetsmiljö behöver regelbundet tas upp på arbetsplatsträff (APT).

I utvecklingssamtal ska arbetsmiljön finnas med som en punkt på agendan.

Utvecklingssamtal

Om en medarbetare är sjukskriven och under rehabilitering är det extra viktigt att du som chef håller kontakten fortlöpande.

Rehabilitering

Om en medarbetare uppvisar tidiga tecken på ohälsa eller upprepad korttidsfrånvaro är det också viktigt att du som chef kommunicerar och håller dig informerad om hur personen mår.

Du ska se till att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen

Som chef är du ansvarig för att undersöka, analysera, åtgärda och följa upp arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Detta kallas för systematiskt arbetsmiljöarbete.

Detta arbete behöver göras fortlöpande, inte som en engångsinsats. De fyra stegen brukar illustreras med ett hjul där varje steg leder vidare till nästa.

Varje år ska det systematiska arbetsmiljöarbetet sammanställas och redovisas till dekan eller motsvarande.

På sidan Systematiskt arbetsmiljöarbete kan du läsa mer om aktiviteter att bedriva under alla fyra steg av processen.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Du ansvarar för att arbetsskador och tillbud anmäls

En arbetsskada är en skada som har uppstått på grund av olycksfall eller någon annan skadlig inverkan i arbetet. Ett tillbud är en oönskad händelse som kunnat leda till skada.

Arbetsskada och tillbud

Du behöver se till att medarbetarna hålls informerade om arbetsmiljöarbetet

Alla medarbetare behöver känna till

  • hur arbetsmiljöuppgifterna är fördelade och vem man ska vända sig till
  • vilka som ingår i krisledningsgruppen
  • rutiner för utrymning vid brand
  • var det finns brandredskap, första hjälpen-utrustning och eventuell skyddsutrustning
  • rutiner för arbete som är riskfyllt
  • hur man anmäler arbetsskador och tillbud
  • vilket stöd som finnas att få från företagshälsovården.

Alla medarbetare behöver få en brandskyddsutbildning minst vart femte år.

Brandskyddsutbildning

Nya medarbetare behöver få en introduktion till arbetsplatsen med grundläggande information om arbetsmiljöarbete och säkerhet.

Introduktion av nyanställda

Du ska samverka med medarbetare och ombud i frågor som rör arbetsmiljön

Arbetsmiljö är en av de frågor som ska behandlas systematiskt och samordnat inom ramen för samverkan.

Samverkan omfattar

  • arbetsplatsträffar
  • utvecklingssamtal
  • partsammansatta samverkansgrupper.

Läs mer i HR-guiden om formerna för samverkan med de fackliga parterna:

Samverkan

KONTAKT

 

Foto:

Jeanette Lövqvist
HR-strateg vid Personalenheten
jeanette.lovqvist@umu.se
📞 090-786 53 79

Sara Rambe
2021-06-10