Rekryteringsprocessen 1: Initiera

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Den första delen av rekryteringsprocessen handlar om att planera arbetet, undersöka behoven och formulera en anställningsprofil. Vid T/A-anställningar ska ärendet också genomgå en rekryteringsprövning innan en tjänst kan utlysas.

 

Foto:

Att rekrytera medarbetare är ett av de viktigaste besluten en organisation har att fatta. Det är en stor investering både ekonomiskt och strategiskt. Universitetets långsiktiga framgång bygger på att vi lyckas rekrytera de mest kompetenta och lämpliga medarbetarna till de tjänster som ska tillsättas. Den grundläggande principen är att rekrytering till tidsbegränsad anställning ska ske med samma omsorg som rekrytering till en tillsvidareanställning.

Genom att följa en strukturerad process och planera proaktivt skaffar du dig bättre förutsättningar för att kunna rekrytera framgångsrikt och med kvalitet.

På denna sida hittar du information om de olika stegen när du ska initiera en rekrytering:

  • Göra en behovsanalys
  • Skapa en kravprofil
  • Samverkan (LSG)
  • Forma en rekryteringsgrupp och tidsplanera
  • Formulera en anställningsprofil
  • Ta fram en mål- och ansvarsbeskrivning
  • Genomgå en rekryteringsprövning/anhållan (endast vid rekrytering av T/A-personal)
  • Ansöka om dispens för utlysning (endast vid rekrytering av universitetsadjunkt)

Göra en behovsanalys

Första steget inför att inleda en rekryteringsprocess är att göra en väl genomarbetad behovsanalys. Det är chefen som ansvarar för att behovsanalysen genomförs.

Ett rekryteringsbehov kan till exempel uppstå i samband med att

  • tidigare befattningshavare slutar
  • arbetsbelastningen ökar
  • nya uppdrag inkommer där relevant kompetens saknas.

Behovsanalysen bör utgå från den strategiska kompetensförsörjningsplanen vid institutionen/enheten och ligger till grund för det fortsatta arbetet under hela rekryteringsprocessen.

Kompetensförsörjningsplanering

Frågor som du som chef bör ställa dig;

  • hur ser kompetensförsörjningsplanen ut
  • behöver hänsyn tas till omplacering
  • hur ser arbetsgruppens kompetens ut idag
  • ska arbetsuppgifterna fördelas om
  • vilka kompetenser, erfarenheter och perspektiv behöver tillföras gruppen

Skapa en kravprofil

Kravprofilen är grunden för en lyckad rekryteringsprocess, den beskriver de kunskaper, färdigheter och egenskaper som behövs för att bidra till resultat och utveckling i verksamheten. 

Kravprofilen följer med genom hela rekryteringsprocessen och ligger till grund för annons, intervjuer, referenstagning och den efterföljande återkopplingen till kandidater som inte fick jobbet.

Kravprofilen ska innehålla:

  • Utbildningskrav
  • Krav på erfarenhet
  • Kunskapskrav, till exempel språk och IT-system
  • Krav på färdigheter och förmågor
  • Önskvärda egenskaper och beteenden

Kompetensbaserad rekrytering

Kompetensbaserad rekrytering är en metod inom rekrytering där man fokuserar på kandidaternas kompetens och potential. Genom att praktisera kompetensbaserad rekrytering minskas risken för felrekrytering. Genom att matcha verksamhetens behov och målsättning mot den faktiska kompetens som behövs har du bättre förutsättningar att göra en lyckad rekrytering.

Manualer och bilagor för kompetensbaserad rekrytering

Samverkan (LSG)

Innan beslut fattas om att inleda en rekrytering ska den rekryterande prefekten eller chefen informera och samverka förslaget vid en arbetsplatsträff och i samverkansgrupp på lokal nivå eller fakultetsnivå.

Forma en rekryteringsgrupp och tidsplanera

För samtliga anställningar vid Umeå universitet ska en rekryteringsgrupp utses.
Rekryteringsgruppens sammansättning av stor vikt, så att alla relevanta perspektiv på verksamheten finns representerade.

Rekryteringsgruppen bör bestå av:

• rekryteringsansvarig
• HR-stöd
• anställd med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

Jäv

Alla som deltar i handläggning av anställning eller befordran av lärare vid Umeå universitet, på ett sådant sätt att hon eller han kan tänkas inverka på utgången av anställningsärendet, omfattas av jävsregler.

Detta gäller alltså inte bara den som fattar beslut, utan även den som medverkar i bedömning eller beredning av anställningsärendet.

Den som är jävig ska omedelbart anmäla detta.

Tidsplanering

Det är av stor vikt att göra en tidsplanering för hela rekryteringsprocessen innan processen startas så att de som ingår i rekryteringsgruppen har avsatt tid i förväg för:

  • intervjuer
  • referenstagning
  • förberedelse för eventuella arbetsprover
  • framtagande av beslutsunderlag.
  • Målsättningen bör vara att i möjligaste mån undvika förseningar under rekryteringens gång.

Skapa annons

Annons, är tillsammans med kravprofil, det viktigaste dokumentet i en rekrytering. Du vill skapa ett intresse för anställningen men också marknadsföra Umeå universitet som universitet och arbetsplats. Annonsen utgör också underlag när du gör ditt urval och hanterar ett eventuellt överklagande.

När du skriver din annons

När du utformar annonsen och väljer publiceringskanaler utgår du från den kravprofil du arbetat fram och om det finns särskilda ska-krav ska de tydligt framgå. Säkerställ att inga andra krav är ställda i annonsen som inte finns med i kravprofilen. 

Några tips:

  • Beskriv kort arbetsuppgifterna och ansvar som ingår i anställningen
  • Lyft fram det positiva men var sanningsenlig och överdriv inte.
  • Har vi något spännande projekt, utrustning eller deltar i något utvecklande samarbete vi kan lyfta fram?
  • Hur ser teamet ut som din kommande medarbetare kommer att tillhöra? Här kan du länka till institutionens/avdelningens hemsida.

Därefter tydliggör du ska-krav och fortsätter med andra meriterade bör-krav, andra erfarenheter samt de personliga egenskaper som du efterfrågar. Försök att beskriva i vilka sammanhang kompetenskraven och de personliga egenskaperna behövs för att lyckas i arbetet, detta för att skapa en mer tilltalande och beskrivande annonstext. Det tydliggör och underlättar även vid urvalet av kandidater.

Innan du publicerar

Läs annonsen med ett utifrånperspektiv och med fokus på att den lockar rätt kandidater. Vilken är din målgrupp och vad kan de tänkas attraheras av, vart finns de idag och vad har just vi att erbjuda dem i sin karriär som kan locka dem att söka sig till just oss. Var observant på att du lockar intressanta kandidater oavsett kön, sexuell läggning, etnicitet, religion eller trosuppfattning, ålder, funktionsnedsättning och könsöverskridande identitet. Håll annonsen kort och intresseväckande. Låt gärna någon annan läsa igenom texten innan du publicerar den.

Annonsera och sprida information om utlysta befattningar

Samtliga utlysningar administreras via vårt rekryteringssystem Varbi, och intresserade kandidater ska hänvisas till vår webbsida umu.se/jobba-hos-oss/ för att göra sin ansökan.

Via Varbi ska annonsen publiceras på Umeå universitets webb, Platsbanken (Arbetsförmedlingen) och Euraxess (lärare/forskare). Vid behov kan även andra kanaler eller branschtidning bli aktuella. Vid frågor om annonsering kontakta Nova kommunikation.

Ansökningstiden ska vara minst tre veckor, läs mer i anställningsordningen. 

Genomgå en rekryteringsprövning (endast vid rekrytering av T/A-personal)

Enligt Umeå universitets regelverk ska en rekryteringsprövning ske innan rekrytering till teknisk/administrativa befattningar som är längre än två månader.

Syftet med rekryteringsprövning

Syftet med rekryteringsprövningar är att underlätta omställningsarbetet vid Umeå universitet och att säkerställa att universitetet lever upp till lagens krav vad gäller

  • omplaceringsskyldighet
  • begäran om återanställning
  • begäran om utökad sysselsättningsgrad.

Rutiner för rekryteringsprövning

Personalenheten gör bedömningar inom hela Umeå universitet om det finns medarbetare i behov av ny placering eller som har begärt utökad sysselsättningsgrad.

Prövningen sker med utgångspunkt i anställningsprofilen som är framtagen av chefen.

Finns ett behov av ny placering för redan tillsvidareanställd vid universitetet ska bedömning i första hand göras för att se om medarbetaren har rätt kvalifikationer för att fullgöra arbetsuppgifterna i den aktuella tjänsten.

Bedömningen görs först på fakultetsnivå av dekanus och därefter av Personalenheten för prövning över hela universitetet.

Undantag från regeln om rekryteringsprövning

Rektor har beslutat att rekryteringsprövning inte ska ske

  • när befattningen forskningsassistent tillämpas för att ett doktorandprojekt ska kunna slutföras (max sex månader)
  • när befattningen förste forskningsassisten tillämpas för tidsbegränsad anställning av personer som disputerat och som erhållit externa medel, men där högskoleförordningens befattningsbenämningar inte är tillämpbara.

Samverka anställningsärendet

Information och samverkan kring rekryteringen ska ske i enlighet med myndighetens gällande lokala samverkansavtal, Samverkan för utveckling. Information om anställningsärenden sker i respektive fakultets samverkansgrupp.

Ansöka om dispens för utlysning (endast vid rekrytering av universitetsadjunkt)

Rektor beslutar om dispens för utlysning av anställning som universitetsadjunkt.

Kriterier för att få dispens från rekryteringsstopp för universitetsadjunkter

Behov kvarstår fortfarande inom vissa utbildningar att kunna anställa universitetsadjunkter, bland annat inom utbildningar där en lärares aktuella professionskompetens är betydelsefull.

För att rektor ska ge dispens för utlysning av anställning som universitetsadjunkt krävs synnerliga skäl, det vill säga att utlysningen är motiverad

  • baserat på utbildningens kvalitet och genomförbarhet och
  • av ämnespedagogiska skäl.

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Rosita Nilsson
2021-06-10