Rekryteringsprocessen 1: Initiera

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Rekryteringsprocessen inleds med att planera arbetet, undersöka behoven och formulera en kravprofil. Vid T/A anställningar ska ärendet rekryteringsprövas (se vidare mall för rekrytering T/A.) Även vid lärarrekryteringar ska en rekryteringsanhållan genomföras (se vidare regel för rekryteringsprocess för lärare).

 

Foto:

Att rekrytera medarbetare är ett av de viktigaste besluten en organisation har att fatta. Det är en stor investering både ekonomiskt och strategiskt. Universitetets långsiktiga framgång bygger på att vi lyckas rekrytera de mest kompetenta och lämpliga medarbetarna till de befattningar som ska tillsättas. Den grundläggande principen är att rekrytering till tidsbegränsad anställning ska ske med samma omsorg som rekrytering till en tillsvidareanställning.

Genom att följa en strukturerad process och planera proaktivt skaffar du dig bättre förutsättningar för att kunna rekrytera framgångsrikt och med kvalitet.

På denna sida hittar du information om de olika stegen när du ska initiera en rekrytering:

Forma en rekryteringsgrupp och tidsplanera

Vid samtliga rekryteringar ska en rekryteringsgrupp tillsättas vid ett tidigt stadium - detta så den kan vara ett stöd till rekryterande chef genom hela rekryteringsprocessen.

Dess sammansättning

Det är viktigt att gruppen är sammansatt av personer med olika bakgrund. Det ökar möjligheten att sökandes kompetenser, erfarenheter, meriter och personliga förutsättningar värderas på ett sakligt och allsidigt sätt.

En rekryteringsgrupp ska bestå av minst två personer, gärna fler. Rekryteringsgruppen bör bestå av rekryterande chef, HR-funktion, samt annan/andra som kan värdera särskilda kompetenser hos de som ska anställas. Vid jäv kan gruppen eventuellt behöva omformateras vid urvalet av kandidater. Läs mer om jäv nedan.

Exempel på arbetsuppgifter

Rekryteringsgruppen arbetar tillsammans med bland annat behovsanalys, kravprofil, intervjuer och urval. Tänk på att hantera eventuella jävsituationer som kan uppstå under rekryteringen.

Tidsplanering

Det är av stor vikt att göra en tidsplanering för hela rekryteringsprocessen innan processen startas så att de som ingår i rekryteringsgruppen har avsatt tid i förväg för:

  • intervjuer
  • referenstagning
  • förberedelse för eventuella arbetsprover
  • framtagande av beslutsunderlag.

Målsättningen bör vara att i möjligaste mån undvika förseningar under rekryteringens gång.

Jäv

Alla som deltar i handläggning av anställning eller befordran av lärare vid Umeå universitet, på ett sådant sätt att hon eller han kan tänkas inverka på utgången av anställningsärendet, omfattas av jävsregler.

Detta gäller alltså inte bara den som fattar beslut, utan även den som medverkar i bedömning eller beredning av anställningsärendet.

Den som är jävig ska omedelbart anmäla detta.

Jäv i offentlig tjänst information från Skattekontoret

Göra en behovsanalys

Första steget inför att inleda en rekryteringsprocess är att göra en väl genomarbetad behovsanalys. Det är chefen som ansvarar för att behovsanalysen genomförs.

Ett rekryteringsbehov kan till exempel uppstå i samband med att

  • tidigare befattningshavare slutar
  • arbetsbelastningen ökar
  • nya uppdrag inkommer där relevant kompetens saknas.

Behovsanalysen bör utgå från den strategiska kompetensförsörjningsplanen vid institutionen/enheten och ligger till grund för det fortsatta arbetet under hela rekryteringsprocessen.

Kompetensförsörjningsplanering

Frågor som du som chef bör ställa dig;

  • hur ser kompetensförsörjningsplanen ut
  • behöver hänsyn tas till omplacering
  • hur ser arbetsgruppens kompetens ut idag
  • ska arbetsuppgifterna fördelas om
  • vilka kompetenser, erfarenheter och perspektiv behöver tillföras gruppen
  • ta fram en mål- och ansvarsbeskrivning

Skapa en kravprofil

Kravprofilen är grunden för en lyckad rekryteringsprocess, den beskriver de kunskaper, färdigheter och egenskaper som behövs för att bidra till resultat och utveckling i verksamheten. 

Kravprofilen följer med genom hela rekryteringsprocessen och ligger till grund för annons, intervjuer, referenstagning och den efterföljande återkopplingen till kandidater som inte fick jobbet.

Kravprofilen ska innehålla:

  • Utbildningskrav
  • Krav på erfarenhet
  • Kunskapskrav, till exempel språk och IT-system
  • Krav på färdigheter och förmågor
  • Önskvärda egenskaper och beteenden

Kompetensbaserad rekrytering

Kompetensbaserad rekrytering är en metod inom rekrytering där man fokuserar på kandidaternas kompetens och potential. Genom att praktisera kompetensbaserad rekrytering minskas risken för felrekrytering. Genom att matcha verksamhetens behov och målsättning mot den faktiska kompetens som behövs har du bättre förutsättningar att göra en lyckad rekrytering.

Manualer och bilagor för kompetensbaserad rekrytering

Samverkan (LSG)

Innan beslut fattas om att inleda en rekrytering ska den rekryterande prefekten eller chefen informera och samverka förslaget vid en arbetsplatsträff och i samverkansgrupp på lokal nivå eller fakultetsnivå.

Genomgå en rekryteringsprövning/anhållan

Enligt Umeå universitets regelverk ska en rekryteringsprövning ske innan rekrytering. För läraranställningar ska en anhållan göras.

Syftet med rekryteringsprövning för T/A

Syftet med rekryteringsprövningar är att underlätta omställningsarbetet vid Umeå universitet och att säkerställa att universitetet lever upp till lagens krav vad gäller

  • omplaceringsskyldighet
  • begäran om återanställning
  • begäran om utökad sysselsättningsgrad.

Rutiner för rekryteringsprövning

Personalenheten gör bedömningar inom hela Umeå universitet om det finns medarbetare i behov av ny placering eller som har begärt utökad sysselsättningsgrad.

Prövningen sker med utgångspunkt i anställningsprofilen som är framtagen av chefen.

Finns ett behov av ny placering för redan tillsvidareanställd vid universitetet ska bedömning i första hand göras för att se om medarbetaren har rätt kvalifikationer för att fullgöra arbetsuppgifterna i den aktuella tjänsten.

Bedömningen görs först på fakultetsnivå av dekanus och därefter av Personalenheten för prövning över hela universitetet.

Undantag från regeln om rekryteringsprövning

Rektor har beslutat att rekryteringsprövning inte ska ske

  • när befattningen forskningsassistent tillämpas för att ett doktorandprojekt ska kunna slutföras (max sex månader)
  • när befattningen förste forskningsassisten tillämpas för tidsbegränsad anställning av personer som disputerat och som erhållit externa medel, men där högskoleförordningens befattningsbenämningar inte är tillämpbara

Utöver rektors beslut behöver rekryteringsprövning inte göras för teknisk/administrativa befattningar som är längre än två månader.

Ansöka om dispens för utlysning (endast vid rekrytering av universitetsadjunkt)

Rektor beslutar om dispens för utlysning av anställning som universitetsadjunkt.

Kriterier för att få dispens från rekryteringsstopp för universitetsadjunkter

Behov kvarstår fortfarande inom vissa utbildningar att kunna anställa universitetsadjunkter, bland annat inom utbildningar där en lärares aktuella professionskompetens är betydelsefull.

För att rektor ska ge dispens för utlysning av anställning som universitetsadjunkt krävs synnerliga skäl, det vill säga att utlysningen är motiverad

  • baserat på utbildningens kvalitet och genomförbarhet och
  • av ämnespedagogiska skäl.

HR-system

 

Foto:

Varbi – IT-system för rekrytering

Logga in i Varbi

Om Varbi i HR-handboken

kontakt

 

Foto:

Caroline Henrysson
HR-strateg vid Personalenheten
caroline.henrysson@umu.se
📞 090-786 80 46

 

 

Foto:

Carina Mattsson
HR-strateg vid Personalenheten
carina.mattsson@umu.se
📞 090-786 57 31

Rosita Nilsson
2021-07-07