Post och postöppning

Post till universitetet kan komma in i form av brev, e-post och ibland via fax. Gemensamt för alla typer av post är att det finns rutiner både centralt och på enhetsnivå för hur den ska tas om hand. Speciellt viktigt är det med rutiner för inkommande post med mera när en anställd är frånvarande.

Postdistribution

All brevpost till Umeå universitet och enskild tjänsteman samt den interna posten hanteras och sorteras av Post & transportservice.

Postöppning - central nivå

Post som är ställd centralt till universitetet samt till rektor öppnas och hanteras vidare av registraturen. Det gäller också för inkommande fax samt e-post till universitetets officiella e-postadress och rektors officiella e-postadress. Det registraturen gör är att bedöma de inkommande handlingarnas juridiska status – om de är allmänna eller inte, samt diarieför eller vidarebefordrar handlingarna, e-posten.

Postöppning – fakulteter, centrumbildningar, institutioner och enheter

Prefekt eller chef utser vem eller vilka som är ansvariga för postöppningen. De utsedda ska fylla i blanketten Förbindelse post- och röstbrevlådeöppning.

Skapa rutiner
Prefekt eller chef ska se till att rutiner kring postöppning och hantering av inkommande post vid anställds frånvaro skapas och följs. Rutinerna ska ta upp följande punkter:

Hantering av fullmakter och förbindelser
Hantering av brevpost och fax
Hantering av e-post
Hantering av röstbrevlåda

För dig som anställd gäller

Du ska lämna en fullmakt med tillstånd att öppna personadresserad post och lyssna av röstmeddelanden när du är frånvarande. När du är frånvarande ska du vidarebefordra din e-post till en annan e-postadress eller lämna frånvaromeddelande där det framgår vem som kan kontaktas i stället.

Blanketten "Fullmakt att öppna annans post vid frånvaro" i svensk och engelsk version hittar du här.

Läs mer i beslutet i Umeå universitets hantering av inkommande post mm vid anställds frånvaro. Länken hittar du till höger.