Introduktion av nyanställda och stöd vid ankomst

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Ett bra bemötande, en välplanerad introduktion och stöd under den första tiden gör att den nya medarbetaren snabbare kommer igång på arbetsplatsen och i arbetet. Nya internationella medarbetare behöver ofta mer praktiskt stöd i frågor som rör den privata situationen och kontakten med det svenska samhället.

Här följer ett förslag till rutin för introduktion av nya medarbetare på er institution eller enhet. Använd gärna förslaget som utgångspunkt för att ta fram en egen rutin som är skräddarsydd för er verksamhet och arbetsplats.

Administrativa uppgifter

  • Ordna en personalakt

Välkomna medarbetaren på arbetsplatsen

Visa lokalerna och var olika hjälpmedel finns

En rundtur i lokalerna kan till exempel omfatta 

  • fikarum
  • postrum
  • kopiator
  • återvinning
  • närmaste servicecenter
  • kontorsmaterial.

Håll ett introduktionsmöte

I mötet bör den nya medarbetaren få information och möjlighet att ställa frågor om

  • anställningsvillkor eller stipendievillkor
  • rutiner för arbetsplatsträffar, gemensamt fika, administration
  • datum och anmälan till introduktionsutbildning för nyanställda
  • institutionena/enhetens gemensam information i Microsoft Teams eller annan samarbetsyta
  • universitetets webbplats och medarbetarwebben Aurora
  • webbsidor på Aurora som är särskilt riktade till nyanställda
  • utrymningsplan och återsamlingsplats.

Universitetets introduktionsprogram för nyanställda

Personalenheten erbjuder ett introduktionsprogrammet för nyanställda, både på svenska och på engelska.

Programmet är gratis att delta i och omfattar ungefär 15 träffar under fyra veckor.

Introduktionsprogram för nyanställda

Introduction Programme

Skriftlig information till nyanställda

För svensktalande nya medarbetare finns information på Aurora på sidan introduktion för nyanställda: 

Introduktion för nyanställda

Internationella medarbetare kan ta del av information under fliken Employment på Aurora. Sidorna under New Staff täcker upp både administrativa, arbetsrelaterade och sociala aspekter av att vara nyanställd på Umeå universitet och ny i Sverige.

On arrival

Vid ankomst: Stöd till nya internationella medarbetare

För nya internationella medarbetare kan det inledningsvis vara många praktiska saker som behöver ordnas, både arbetsrelaterade men även privata.

Listan nedan berör områden som är viktiga att informera medarbetaren om och i många fall behövs det även ett administrativt stöd.

Ta en kopia på arbets- eller uppehållstillståndet

Kopian av den nya medarbetarens arbets- eller uppehållstillstånd arkiveras i personakt på institutionen. 

Stöd till att hitta social gemenskap

Den första tiden i Umeå är det värdefullt att få stöd att komma in i den sociala gemenskapen på arbetsplatsen.

Finns det någon förening eller grupp från samma hemland kan det vara värt att förmedla en kontakt.

Den nya medarbetaren behöver få en social tillvaro och ett fungerande liv även utanför universitetet.

Ansöka om folkbokföring eller samordningsnummer 

En nyanställd internationell medarbetare behöver få ett personnummer eller ett samordningsnummer för att kunna betala skatt och ha kontakt med myndigheter.

Läs mer i HR-guiden:

Folkbokföring och personnummer för internationella medarbetare

Information riktad till nya internationella medarbetare finns under ingången Employment på Aurora:

Register in Sweden

Meddela Skatteverket om anställningen

När universitetet anställer en person från ett land utanför EU eller Schweiz ska Skatteverket meddelas. Chef eller prefekt ansvarar för att detta görs.

Meddela skatteverket om anställning av tredjelandsmedborgare

Skaffa ett bankkonto

Alla som har laglig rätt att vistas i Sverige har också rätt att öppna ett bankkonto. ​

Medarbetare och stipendiater som stannar en längre tid bör öppna ett bankkonto i Sverige. I vissa fall kan medarbetare behöva ett bankkonto i Sverige även vid en kortare vistelse.

Svenska banker har olika rutiner för att säkerställa att potentiella kunder är tillförlitliga. Frågor kan komma att ställas om

  • inkomstkällor
  • familjeförhållanden
  • andra ämnen som rör privata förhållanden.

Det är bra om den nya intenationella medarbetaren är införstådd och beredd på att svara så utförligt som möjligt.

På sidan Bank account under New staff på Aurora finns praktisk information riktad till nya internationella medarbetare. Där finns även en broschyr på engelska för utskrift.

Bank account

Skaffa ett nationellt ID-kort

Den som har blivit folkbokförd i Sverige kan ansökan om ett nationellt ID-kort hos Skatteverket.

Ett svenskt nationellt ID-kort gör att den som är folkbokförd i Sverige och har ett svenskt personnummer kan styrka detta, till exempel gentemot sin bank.

På sidan On arrival under New staff på Aurora finns information om ID-kort riktad till nya internationella medarbetare.

On arival

Att intyga en medarbetares indentitet när godkänd ID-handling fattas

Om personen inte har en godkänd ID-handling men ett giltigt uppehållstillstånd, kan Skatteverket jämföra personuppgifterna med de uppgifter som finns hos Migrationsverket.

Identitet kan även styrkas genom en intygsgivare. Det kan till exempel vara en prefekt, chef eller internationell handledare vid universitetet. Intygsgivaren måste kunna identifiera sig med en godkänd ID-handling.

❗ Se till att fånga upp eventuella saker som inte hanterats inför ankomst

Se också till att alla relevanta punkter i listorna på sidan Inför ankomst: Förberedelser vid nyanställning har blivit hanterade:

Kontakt

För stöd i frågor kring rekrytering och mottagande av internationella medarbetare, stipendiater och medföljande familj är du välkommen att kontakta International Staff Support.

Stöd till Teknisk-naturvetenskaplig fakultet samt Humanistisk fakultet

 

Foto:

Rosita Nilsson
HR-strateg vid Personalenheten
✉ rosita.nilsson@umu.se
📞 090-786 54 69

 

Stöd till Medicinsk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet

 

Foto:

Torbjörn Forsberg
HR-strateg vid Personalenheten
torbjorn.forsberg@umu.se
📞 090-786 70 80

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Rosita Nilsson
2021-06-10