Introduktion av nyanställda och stöd vid ankomst

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Ett bra bemötande, en välplanerad introduktion och stöd under den första tiden gör att den nya medarbetaren snabbare kommer igång på arbetsplatsen och i arbetet. Nya internationella medarbetare behöver ofta mer praktiskt stöd i frågor som rör den privata situationen och kontakten med det svenska samhället.

Här följer ett förslag till rutin för introduktion av nya medarbetare på er institution eller enhet. Använd gärna förslaget som utgångspunkt för att ta fram en egen rutin som är skräddarsydd för er verksamhet och arbetsplats.

Skicka välkomstbrev

Ett välkomstbrev från rektor har tagits fram och kan användas för att informera om universitetets introduktionsprogram.

De som är anställda kommer att få välkomstbrevet skickat till sin e-postadress så snart de har aktiverat sitt Umu-id.

För stipendiater behöver du som introduktionsansvarig skicka välkomstbrevet manuellt. 

Notera att man behöver ha ett Umu-id för att kunna logga in och registrera sig på introduktionsprogrammets kurser. 

Välkommen med länk

Välkommen utan länk

Welcome to employees

Welcome to scholarship holders

Visa lokalerna och var olika hjälpmedel finns

En rundtur i lokalerna kan till exempel omfatta 

  • fikarum
  • postrum
  • kopiator
  • återvinning
  • närmaste servicecenter
  • kontorsmaterial.

Håll ett introduktionsmöte

I mötet bör den nya medarbetaren få information och möjlighet att ställa frågor om

  • anställningsvillkor eller stipendievillkor
  • rutiner för arbetsplatsträffar, gemensamt fika, administration
  • datum och anmälan till introduktionsutbildning för nyanställda
  • institutionens/enhetens gemensamma information i Microsoft Teams eller annan samarbetsyta
  • universitetets webbplats och medarbetarwebben Aurora
  • webbsidor på Aurora som är särskilt riktade till nyanställda
  • utrymningsplan och återsamlingsplats.

Universitetets introduktionsprogram för nyanställda och stipendiater

Det centralt samordnade introduktionsprogrammet ger nyanställda grundläggande kunskaper om Umeå universitet, från vision och värdegrund till arbetsmiljö och säkerhet. Programmet består i sin helhet av ett antal kortare utbildningsfilmer och texter, fördjupande seminarier och ett socialt event.

Information om programmet

Del 1: digitalt program med utbildningsfilmer och texter

Introduktionsprogrammets första del består av ett antal moduler med utbildningsfilmer och fördjupande texter. Modulerna öppnas allt eftersom och du måste slutföra samtliga moment i en modul för att komma vidare till nästa.
Det tar ca 2-3 timmar att gå igenom samtliga moduler. Du väljer själv i vilken takt du vill genomföra programmet, du kan när som helst pausa och fortsätta vid ett senare tillfälle.

Del 2: seminarier

När du har genomfört den första delen av introduktionsprogrammet har du möjlighet att delta i seminarieserien. Varje termin hålls seminarier på campus kring teman forskningsstöd, värdegrund och interkulturell medvetenhet.

Del 3: Gemensamt socialt event

En gång per termin bjuder vi in till ett gemensamt socialt event på Curiosum på konstnärligt campus efter arbetstid. Under kvällen får du lösa matematiska problem och ta del av en planetarievisning i domteatern.

Hur man registrerar sig till introduktionsprogrammet

För att gå programmet behöver man ha ett Umu-id för inloggning i Canvas, universitetets lärplattform. 

Programmets innehåll är målgruppsanpassat för forskande-undervisande personal eller tekniskt- administrativ personal. Det finns även ett program till utländska medarbetare och ett till postdoktorer som har ett stipendium. Mer detaljerad information finns i Canvas. Bekanta dig gärna själv med programmet om du har en roll kring introduktionen på din arbetsplats.

Programmet kan genomföras i dator, surfplatta eller mobil. För surfplatta och mobil behöver man ladda ner "Canvas Student". I lärplattformen är alla som ska gå ett program studenter, det har inget med titel i befattning att göra.

Introduktionsprogram för nyanställda

Introductory programme

Information till internationella medarbetare

Internationella medarbetare kan ta del av information under fliken My employment på Aurora. Sidorna under Support to international staff täcker upp både administrativa, arbetsrelaterade och sociala aspekter av att vara nyanställd på Umeå universitet och ny i Sverige.

Support for international staff

Motsvarande information till postdoktor stipendiater finns under Education and Research Support for scholarship holders

För nya internationella medarbetare kan det inledningsvis vara många praktiska saker som behöver ordnas, både arbetsrelaterade men även privata.

Listan nedan berör områden som är viktiga att informera medarbetaren om och i många fall behövs det även ett administrativt stöd.

Ta en kopia på arbets- eller uppehållstillståndet

Kopian av den nya medarbetarens arbets- eller uppehållstillstånd arkiveras i personakt på institutionen. 

Stöd till att hitta social gemenskap

Den första tiden i Umeå är det värdefullt att få stöd att komma in i den sociala gemenskapen på arbetsplatsen.

Finns det någon förening eller grupp från samma hemland kan det vara värt att förmedla en kontakt.

Den nya medarbetaren behöver få en social tillvaro och ett fungerande liv även utanför universitetet.

Ansöka om folkbokföring eller samordningsnummer 

En nyanställd internationell medarbetare behöver få ett personnummer eller ett samordningsnummer för att kunna betala skatt och ha kontakt med myndigheter.

Läs mer i HR-guiden:

Folkbokföring och personnummer för internationella medarbetare

Information riktad till nya internationella medarbetare finns under ingången Employment på Aurora:

Register in Sweden

Meddela Skatteverket om anställningen

När universitetet anställer en person från ett land utanför EU eller Schweiz ska Skatteverket meddelas. Chef eller prefekt ansvarar för att detta görs.

Meddela skatteverket om anställning av tredjelandsmedborgare

Skaffa ett bankkonto

Alla som har laglig rätt att vistas i Sverige har också rätt att öppna ett bankkonto. ​

Medarbetare och stipendiater som stannar en längre tid bör öppna ett bankkonto i Sverige. I vissa fall kan medarbetare behöva ett bankkonto i Sverige även vid en kortare vistelse.

Svenska banker har olika rutiner för att säkerställa att potentiella kunder är tillförlitliga. Frågor kan komma att ställas om

  • inkomstkällor
  • familjeförhållanden
  • andra ämnen som rör privata förhållanden.

Det är bra om den nya internationella medarbetaren är införstådd och beredd på att svara så utförligt som möjligt.

På sidan Bankkonto i HR-guiden finns information kring att öppna bankkonto. 

Bankkonto 

Information som riktar sig direkt till den internationella medarbetaren finns under My employment - Opening a bank account

 

Skaffa ett nationellt ID-kort

Den som har blivit folkbokförd i Sverige kan ansökan om ett nationellt ID-kort hos Skatteverket.

Ett svenskt nationellt ID-kort gör att den som är folkbokförd i Sverige och har ett svenskt personnummer kan styrka detta, till exempel gentemot sin bank.

På sidan On arrival under New staff på Aurora finns information om ID-kort riktad till nya internationella medarbetare.

On arrival

Att intyga en medarbetares identitet när godkänd ID-handling fattas

Om personen inte har en godkänd ID-handling men ett giltigt uppehållstillstånd, kan Skatteverket jämföra personuppgifterna med de uppgifter som finns hos Migrationsverket.

Identitet kan även styrkas genom en intygsgivare. Det kan till exempel vara en prefekt, chef eller internationell handledare vid universitetet. Intygsgivaren måste kunna identifiera sig med en godkänd ID-handling.

❗ Se till att fånga upp eventuella saker som inte hanterats inför ankomst

Se också till att alla relevanta punkter i listorna på sidan Inför ankomst: Förberedelser vid nyanställning har blivit hanterade:

Kontakt

För stöd i frågor kring rekrytering och mottagande av internationella medarbetare, stipendiater och medföljande familj är du välkommen att kontakta International Staff Support.

Stöd till Teknisk-naturvetenskaplig fakultet samt Humanistisk fakultet

 

Foto:

Rosita Nilsson
HR-strateg vid Personalenheten
✉ rosita.nilsson@umu.se
📞 090-786 54 69

 

Stöd till Medicinsk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet

 

Foto:

Torbjörn Forsberg
HR-strateg vid Personalenheten
torbjorn.forsberg@umu.se
📞 090-786 70 80

Välkomstbrev till nyanställda

Rosita Nilsson
2021-10-26