Avtal

Avtal krävs i många situationer, till exempel om du ska samarbeta med eller få finansiering från externa organisationer och företag. Genom avtal regleras ansvar för olika frågor och hur projekt formellt ska bedrivas samt vad som händer i de fall någon part inte följer det som avtalats.

Beroende på vad projektet gäller och hur det utvecklas kan olika typer av avtal behövas. Kontakta gärna universitetsjurist om du har frågor eller vill ha råd i frågor gällande avtal. För vissa typer av avtal finns mallar upprättade. I de fall den, av universitetsjuristerna, upprättade avtalsmallen används behöver avtalet inte granskas av jurist innan undertecknande. Om avsteg görs från villkoren i mallen behöver dock universitetsjurist kontaktas.

Om annan part i projektet tillhandahåller ett förslag eller en mall på avtal bör universitetsjurist snarast kontaktas. Det är vanligt att villkoren i ett sådant förslag behöver justeras och förhandlas mellan parterna.

Avtal om inköp, lokalhyra och anställning ingår inte i universitetsjuristernas uppdrag. Kontakta istället den verksamhet som ansvarar för respektive område om du har frågor om någon av dessa avtalstyper.

Underlag för avtalsgranskning

När du vill ha hjälp med att upprätta eller granska ett avtal fyller du i och skickar in Underlag för avtalsgranskning till universitetsjurist@umu.se

Underlag för avtalsgranskning skickas tillsammans med relevant dokumentation som har betydelse för hur avtalet ska utformas, till exempel projektansökan, bidragsvillkor, ansökan om etikprövning, informationsklassning och RSA eller annan parts förslag till avtal. Det som efterfrågas i underlaget för avtalsgranskning och som universitetsjurist behöver veta så tidigt som möjligt i processen är:

  • Parter och ansvar: Vilka är parter i avtalet? Vad ska parterna samarbeta kring och vilken part ansvarar för vad?
  • Finansiering: Hur, och av vem eller vilka, finansieras projektet? Har budget granskats av ansvarig ekonomiadministratör?
  • Ägande- och nyttjanderätt till resultat: Vilka resultat kommer att uppstå i projektet? Ställs krav på äganderätt till resultatet? Finns det ett intresse av att använda andra parters resultat? Under vilka villkor behöver andra parters bakgrundsinformation användas för genomförande av projektet?
  • Material och data: Ska material eller data delas mellan parterna? Vilken part innehar detta material, vad ska delas, vilken mängd, under vilka villkor? Behöver partneras nyttjande av sådant material eller data begränsas?
  • Personuppgiftsbehandling: Kommer behandling av personuppgifter att ingå i projektet? Hur samlas dessa in och av vem?
  • Konfidentiell information/sekretess: Kommer projektet innebära åtaganden att hålla viss information hemlig? Hur länge? Vad kommer detta ha för effekt på möjligheterna att sprida resultatet?
  • Kommer doktorander eller studenter att delta i projektet?
  • Publicering: Kommer det finnas begräsningar för publicering, exempelvis en skyldighet att informera de andra parterna innan publicering? Hur lång är fristen? Detta är extra viktigt i projekt som involverar doktorander, då det kan påverka deras möjligheter att slutföra sin forskarutbildning i tid.
  • Behövs inköp av varor eller tjänster för projektet?
  • Varaktighet och deadlines: När påbörjas och avslutas projektet? När behöver ett avtal finnas på plats?

Avtalet ska, så tydligt som möjligt, reglera förhållandet mellan parterna under avtalstiden. Det är viktigt att det finns en kontaktperson från den enhet, institution eller forskargrupp som har kännedom om det projekt som avtalet reglerar som kan beskriva projektet för juristen.

Vem är behörig att underteckna avtal? 

Det är alltid Umeå universitet som är avtalspart. En anställd på universitetet ska inte vara part i ett avtal som rör universitetets verksamhet eller som ska bedrivas inom ramen för universitetets verksamhet med nyttjande av universitetets resurser.

Avtal undertecknas av den som är behörig enligt gällande delegationsordning vid universitetet. Beroende på avtalets omfattning kan det vara t.ex. rektor, universitetsdirektör, dekan, prefekt, enhetschef eller motsvarande som är behörig att underteckna avtalet. Den universitetsjurist som hjälper dig med framtagande av avtalet hjälper dig även att ta reda på vem som är behörig att underteckna avtalet. När avtalet är undertecknat av alla parter ska universitetets exemplar diarieföras.

I de fall parterna tillåter det och det är tekniskt möjligt kan avtalet signeras digitalt. Läs mer om digital signering här.

 

Avtal för köp av varor och tjänster

Avtal om köp av varor och tjänster ska som huvudregel föregås av en offentlig upphandling enligt lag om offentlig upphandling. Kontakta området för upphandling och inköp i så god tid som möjligt för stöd och råd i upphandlingsprocessen.

Kontaktinformation

Anna-Karin Sjölund-Alm
090-786 7648

Chatarina Larson
090-786 5351

Elisabeth Mach
090-786 5726

Linda Lundmark
090-786 5088

Maria Karlsson
090-786 6932

Marit Juselius
090-786 8071

Rebecka Seton
090-786 5489

Tina Nordström
090-786 9285

Tobias Nyström
090-786 8828

E-post skickas till
universitetsjurist@umu.se

Rebecka Seton
2022-11-24