Bokslut

Institutioner och enheter ska årligen – per den 31 december – upprätta årsbokslut. Grundförutsättningen för att årsbokslutet ska ge en rättvisande bild av enhetens intäkter, kostnader och ekonomiska ställning är att bokföringen har kontrollerats och stämts av.

Som chef för enheten ansvarar du för att det finns väl fungerande rutiner kring bokslutsarbetet och att personal finns tillgänglig vid såväl delårs- som årsbokslut.

Årsbokslut

Chefen ansvarar för att enheten årligen upprättar ett bokslut bestående av en resultaträkning och en balansräkning. Bokslutet fastställs och undertecknas av chefen. I samband med att bokslutet fastställs ska beslut fattas om hur eventuellt underskott ska täckas. Huvudprincipen är att underskott ska klaras inom den egna enheten och ska helst regleras inom tre (3) år och maximalt inom fem (5) år.

Plan för återbetalning med information om hur hela underskottet ska finansieras ska godkännas av överordnad nivå. Chefen ansvarar för att inga större överskott uppstår på externfinansierade projekt då det kan finnas risk för återbetalning eller att medlen dras in på annat sätt. Mindre överskott får disponeras av enheten och chefen beslutar hur överskottet ska disponeras. Detaljerade anvisningar inför årsbokslutsarbetet finns i avsnitt 20.2 av Ekonomihandboken (O365)

Tertialbokslut

Tertialboksluten ger institutioner/enheter en möjlighet att på ett relativt tidigt stadium få en uppfattning om den ekonomiska ställningen och hur den stämmer överens med budget och gjorda prognoser. Tertial 1 avser januari - april, Tertial 2 maj - augusti. För detaljerade instruktioner se avsnitt 20.1 i Ekonomihandboken (O365)

Viktigt att tänka på vid bokslutsarbetet

För att såväl tertial - som årsbokslut ska bli så rättvisande som möjligt är det viktigt att såväl intäkter som kostnader blir bokförda på rätt period.

Leverantörsfakturor

Fakturor från svenska och utländska leverantörer samt interna leverantörsfakturor ska vara betalattesterade och signerade.

Övriga skulder

Alla typer av ersättningar till privatpersoner, anställda såväl som externa uppdragstagare, ska ha betalats ut.

​​Kundfakturor

Externa och interna kunder ska faktureras för varor som levererats och/eller tjänster som utförts som till exempel uppdragsforskning och uppdragsutbildning.

Bidrag

​Bidrag från externa finansiärer ska rekvireras i god tid så att intäkten kan bokföras på rätt period.

​Anläggningstillgångar

​Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier ska vara behandlade och definitivsatta.

​Ombokningar

​Samtliga rättelser och fördelningar ska vara godkända och signerade.
Eventuell medfinansiering ska vara bokförd.

​Övrigt

​Inventeringsdokument för handkassor och förteckning över depositioner ska vara upprättade och insända till ekonomienheten. (endast årsbokslut)

 

Vid tertialbokslut 1 ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 30 april.

Vid tertialbokslut 2 ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 31 augusti.

Vid årsbokslut ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 31 december.

Kontakt Ekonomienheten

Christina Adolfsson

Ekonomienheten
090-786 51 78

Besöksadress
Förvaltningshuset
Universitetstorget 16
Västra flygeln, plan 3

Anja Axelsson
2021-05-19