Miljö och hållbarhet är viktigt för oss vid Umeå universitet, vilket även påverkar vad du kan tänka på när det gäller att planera för konferenser och event.
Tolv tips för hållbara event
1. Syfte
Första steget mot ett lyckat arrangemang är att definiera syftet. Därefter blir de kommande stegen mycket lättare att ta, till exempel tänket kring målgrupper, val av lokal, kommunikationskanaler med mera. Varför gör vi detta event? Vad vill vi uppnå?
2. Arbetsgrupp
Forma gärna en arbetsgrupp med tydligt definierade ansvarsområden. Till exempel projektledare, kommunikatör, administratör, (eventuell zoomansvarig, värdskap, moderator, med mera). Detta skapar stabilitet och gör projektet mindre sårbart.
Stöd för samordning av konferens
Om ni har behov av stöd och hjälp för att samordna er planerade konferens kan en konferenssamordnare anlitas. En konferenssamordnares uppgift är att genomföra uppdraget på det sätt som ni som anordnare anger i er beställning av uppdraget. För konferenssamordning har universitetet avtal med Umeå Congress. Ytterligare information finner ni i avtalsdatabasen.
När du anlitar en konferenssamordnare är det viktigt att;
- utförligt beskriva vad konferenssamordnaren förväntas göra,
- konferenssamordnaren följer universitetets policy och riktlinjer som kan vara aktuella för uppdraget
- konferenssamordnaren prioriterar konferensanläggningar inom universitet eller de konferensanläggningar universitetet har avtal med
3. Målgrupper
Identifiera målgrupperna. Är det interna eller externa målgrupper, eller kanske både och?
4. Lokal
Universitetets egna lokaler används ofta för olika typer av event och konferenser. Det finns även flera upphandlade leverantörer, för konferenser utanför campus, som ni hittar i avtalsdatabasen. Välj lokal som passar syfte och målgrupper.
Boka lokal inom Umeå universitet
Var ute i god tid med din lokalbokning så är chansen större att lokalerna inte är uppbokade. Mer information om hur ni boka universitetets lokaler hittar ni här.
Boka konferens utanför campus
Universitetet har många avtalade konferensanläggningar att välja mellan både i Västerbotten och övriga Sverige. Information om vilka konferensanläggningar som finns samt vad som ingår i de olika avtalen hittar ni avtalsdatabasen. Det finns även möjlighet att boka konferenser på specifikt angivna hotell i norrlandslänen.
Om man önskar boka en konferens på en konferensanläggning som universitetet inte har avtal med, betraktas det som en direktupphandling och regelverket för direktupphandling måste följas.
Tänk på att vissa lokaler är bättre lämpade än andra om du önskar livesända eventet. Inhousebyrån på Kommunikationsenheten kan hjälpa dig reda ut vad som passar bäst. Ta även tillgänglighet i beaktning vid val av lokaler.
5. Mångfald
Sträva efter en talarlista som andas jämställdhet och mångfald med en bredd på kön, ålder och etnicitet.
6. Hybridevent
Även om det är trevligast att ses på plats, erbjud möjligheten att delta på distans. Sträva efter att ge även de digitala deltagarna en bra upplevelse vad gäller ljud och bild. Tips: Be de som deltar fysiskt ha laptopkameran på under mötet – i motsats till att bara använda en enda kamera på väggen. Ljudet är dock det viktigaste, använd en konferensmikrofon, en konferenspuck. I vissa bokningsbara campuslokaler finns utrustning för både större och mindre möten installerat.
7. Livesändning
Vill du livesända ert event för en större publik? Kontakta Inhousebyrån. Fundera över vilka kanaler som passar bäst för just er; Youtube, Facebook, live.umu.se eller kanske något annat? Syftet och målgrupperna styr era val.
Det behövs sändningstillstånd och en sändningsansvarig för livesändningar. Inhousebyrån berättar mer. Inhousebyrån kan också hjälpa till med produktion av grafik, vinjetter, filmade inslag med mera.
8. Kommunikationsplan
En målgruppsanpassad kommunikationsplan ger de bästa förutsättningarna att nå syftet. Den berättar vad du ska säga, när i tiden, genom vilka kanaler och till vem du behöver säga det.
En rad kanaler finns att välja bland, till exempel kampanjer i sociala medier, annonsering i tryckt media, nyhetsbrev, pressmeddelande, e-post, kalendariet, digitala skärmar på campus eller posters. Målgrupperna styr dina val.
Läs mer om hur du gör en kommunikationsplan
9. Digitalt före tryck
Sträva efter papperslös kommunikation och välj digitalt program före tryckt.
- Om du vill ge namnskyltar till deltagarna, välj miljömärkt papper och ett återanvändbart fäste, till exempel en liten träklädnypa.
- Uppmana eventuella mässutställare och liknande att inte dela ut tryckt material.
- Om ni tar fram nytt material såsom vepor, banderoller, skyltar med mera, tänk långsiktigt och möjliggör återanvändning.
10. Resor och boende
Resor för universitetsanställda och anknutna deltagare som är förknippade med konferensen vars kostnader universitetet ska stå för ska bokas med den avtalade resebyrån. Resebyrån bokar även gruppresor.
Boende på konferensanläggningen bokas direkt i samband med bokning av konferensanläggningen.
Hotell som är på annan plats ska bokas via resebyrån. "Block-bokning" för slutlig bokning av konferensdeltagare kan vara en möjlighet hos vissa hotell. Den kontakten ska tas direkt med hotellet. Varje konferensdeltagare som önskar bo på block-bokat hotell genomför bokningen själv genom att uppge ett särskilt bokningsnummer som förmedlats av hotellet. Rekommendera gärna miljömärkta hotell, ISO 14001, Green Key, Svanen eller Svensk Miljöbas är exempel på märkningar.
I kommunikationen med deltagarna före eventet, uppmuntra till att välja tåg före flyg och kollektivtrafik eller cykel före bil. Eller varför inte samåka?
Tips på alternativa färdsätt mellan hotell och möte:
- En tur med en podtaxi.
- Hyr en eldriven sparkcykel.
- Hyr en lådcykel, för deltagaren med mycket packning.
11. Social hållbarhet
Handen på hjärtat; visst glömmer vi en hel del av det vi lär oss på konferenser och liknande. Men vi minns ofta de möten vi haft med andra människor. Vi är sociala varelser som strävar efter bra relationer. Gör vad du kan för att ditt event ska bli ihågkommet, skapa förutsättningar för möten och för social hållbarhet.
Några tips:
- Ordna en cykeltur eller promenad från hotell till campus på morgonen.
- Planera för interaktion mellan deltagarna. Till exempel genom programpunkter där frågor diskuteras i bänkrader eller i bikupor.
- Bordsplacering istället för fri placering vid måltider.
- Erbjud en campusguidning efter lunchen.
- Möjliggör spontanmingel genom kaffepauser och bensträckare.
12. Mat och dryck
- Lyft matupplevelsen och gör klimatsmarta val. Ställ krav på leverantörerna att använda ekologiska och rättvisemärkta produkter. Kanske erbjuda vegetariska rätter som standard och animaliska som alternativ?
- Inget flaskvatten, härtappat vatten är det som gäller här. Häll upp i karaffer med glas till. Rättvisemärkt kaffe och te serverar vi med ekologisk mjölk eller havredryck.
- Vi säger hej då till engångsartiklar i plast, fram med porslinet! Om det inte är möjligt, använd engångsmaterial som är komposterbart. Tvättbara tygservetter eller Svanen-märkta pappersservetter.
- Sträva efter att bara servera så mycket mat som faktiskt äts upp, till exempel genom att erbjuda portionsstorlekar istället för buffé. Anta utmaningen att generera så lite som möjligt av både matsvinn och brännbart avfall.
- Vill ni ha mat och dryck levererat till er interna konferens i lokaler på universitet så ska upphandlade leverantörer för catering användas. Mat och dryck som önskas på extern konferens utom campus kan köpas utom avtal. I detta fall ska regler för direktupphandling beaktas.
För interna konferenser behöver du följa universitetets representationsregler. Läs mer i Ekonomihandboken, kap 8.
13. Profilprodukter och gåvor
Välj bland våra profilprodukter, eller kanske blir det en klimatsmart upplevelse av något slag. Kanske en mat-, kultur- eller hälsoupplevelse?