Lagringstjänst för insamling av data med högt skyddsvärde

Datainsamlingsplattform (DIP) är en tjänst för att lagra insamlade data med betydande eller högt skyddsvärde. Genom att koppla en tjänst för datainsamling och/eller analys till DIP så får du en helhetslösning för att samla in, bearbeta, analysera och lagra information med behov av hög säkerhet.

Datainsamlingsplattform (DIP) är en plattform för lagring av insamlade data. Tjänsten är anpassad för information med betydande eller högt skyddsvärde - främst när det gäller konfidentialitet och riktighet. Skyddsvärdet för den information som ska samlas in och lagras bör ha framkommit när du genomförde din informationsklassning och din risk- och sårbarhetsanalys.

Mer om informationsklassning

ITS erbjuder tre olika versioner av DIP och det finns stora möjligheter till anpassningar till ditt projekt. ITS erbjuder Limesurvey som enkätverktyg men du har även möjlighet att välja andra verktyg eller appar för datainsamling.

Vilka tjänsten är till för

Alla anställda vid Umeå universitet kan använda tjänsten.

Tjänsten passar dig som leder ett forskningsprojekt eller av en annan anledning har behov av att samla in och lagra data med betydande eller högt skyddsvärde.

Detta ingår i tjänsten

Med Datainsamlingsplattform får du tillgång till två separata miljöer – en testmiljö (Stage) och en skarp miljö (Prod). Plattformen lagrar all data i Umeå universitets serverhallar. I samtliga versioner ingår 1 GB lagringsutrymme och 15 samtidiga datamängder/enkätnamn oavsett insamlingsmetod. Det finns tre versioner att välja mellan:

  • Version 1: Tillgång till Datainsamlingsplattform.
  • Version 2: Tillgång till Datainsamlingsplattform + enkätverktyg.
  • Version 3: Tillgång till Datainsamlingsplattform + grundversion av webb- eller mobilapplikation.

Om du bara vill ha tillgång till DIP, kontakta gärna Servicedesk för att kontrollera att tjänsten stöder ditt filformat.

Miljö och säkerhet

Datainsamlingsplattform har flera olika tekniska skyddsåtgärder i olika nivåer för att uppfylla lagkrav och hålla din data säker. Vi utvecklar kontinuerligt tjänsten med bättre säkerhet och uppdateringar av tjänstens komponenter. Några av de lösningar som håller din data säker:

  • Flera nivåer av skydd på servrarna – både ett yttre skydd och inre skydd som separerar miljöerna från varandra. Insamlade data och enkäter lagras separat från varandra.
  • Inloggning sker via multifaktorautentisering (tvåstegsinloggning).
  • Data som skickas från respondenter till tjänsten är krypterad (SSL).
  • Du kan styra behörigheter – vem som har tillgång till vilken data.
  • Det finns loggning på applikationsnivå samt loggning för serverdrift, vilket innebär att användarnas aktiviteters loggas. Det ger större möjligheter att säkerställa konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Mer om informationssäkerhet
  • Backup av data sker dagligen. Backupen finns sparad i 30 dagar.

Om du vill ha mer information om säkerheten för tjänsten, kontakta gärna Servicedesk.

Kompletterande tjänster

Du kan komplettera Datainsamlingsplattform med ett flertal olika typer av tjänster:

  • Insamlingsstöd: Enkätverktyg, webb- eller mobilapplikationer, Excel, m.m.
  • Analysstöd: PowerBI, SPSS, Excel, R-server, m.m.
  • Långtidslagring: Lokal långtidslagring eller liknande molntjänster.

Kontakta gärna Servicedesk om du har frågor eller önskemål om våra kompletterande tjänster.

Pris

Månadsavgift

Månadsavgift och uppstartskostnad beror på vilken version av tjänsten du behöver och om du vill komplettera med fler tjänster. Om du vill komplettera med fler tjänster gäller pris enligt överenskommelse. Våra tre versioner:

  • Tillgång till Datainsamlingsplattform: 1700 kr/månad
  • Tillgång till Datainsamlingsplattform + enkätverktyg: 2300 kr/månad
  • Tillgång till Datainsamlingsplattform + grundversion av webb- eller mobilapplikation: 2300 kr/månad

Övriga priser

  • För enkätkunder med behov av 16 datamängder/enkätnamn eller fler: 90 kr per styck/månad
  • För webb- och applikationskunder med behov av 16 datamängder/enkätnamn eller fler: 50 kr per styck/månad
  • Lagring utöver 1 GB: 1 kr per GB


Så skaffar du tjänsten

Steg 1 – Innan du beställer tjänsten

Innan du beställer tjänsten behöver du även ha gjort följande:

  • Säkerställt att Datainsamlingsplattform är en lämplig lösning genom att jämföra den med din informationsklassning samt risk- och sårbarhetsanalys. Mer om informationssäkerhet
  • Tagit fram rutiner för behörighetshantering och åtkomst till data under datainsamlingens livscykel. Exempelvis rutiner för tilldelning, kontroll och borttagning av behörigheter.
  • Beslutat om följande roller:
    • Informationsägare (ansvarig för informationsmängden, exempelvis forskningsledare eller liknande).
    • Behöriga beställare (vem som kan besluta över åtkomst, förändringar m.m.)
    • Kontaktperson(er) mot ITS.
  • Aktiverat multifaktorautentisering för din användare (tvåstegsinloggning). Mer om multifaktorautentisering

Observera att du kommer att bli fakturerad för tjänsten tills att den har blivit uppsagd.

Steg 2 – Så beställer du tjänsten

Du beställer tjänsten genom att kontakta Servicedesk via vårt formulär. Du behöver bland annat ange information om kostnadsställe (organisationsnummer) vid Umeå universitet.

Steg 3 – Efter ni har kommit i gång

Efter att du har kommit i gång med tjänsten finns det ytterligare några saker som du som informationsägare ansvarar för att göra. Informationsägaren ansvarar för att:

  • Gallra den insamlade informationen enligt arkivbestämmelser och anpassat efter dataskyddsförordningen.
  • Arkivera den insamlade informationen enligt arkivbestämmelser. 
  • Säkerställa att backupen fungerar som det är tänkt och att information går att återställa.

Användarstöd

När du blir kund hos oss får du och de som ha ska åtkomst till tjänsten en genomgång av systemet. Bland annat går vi igenom hur ni behöver arbeta i systemet. Vi hjälper er också att installera och komma igång med tjänsten.

I våra kunskapsplattform Manual finns ett användarstöd som beskriver processen du behöver arbeta i för att ditt arbete ska fungera så bra som möjligt.

Användarstöd för DIP, Manual

Om du inte hittar ditt svar där, vänd dig till Servicedesk.

Skyddsvärde

Lagra information med betydande eller högt skyddsvärde i Datainsamlingsplattform

Det är lämpligt att lagra information med betydande eller högt skyddsvärde i Datainsamlingsplattform, främst om du har högt skyddsvärde när det gäller konfidentialitet och riktighet. Skyddsvärdet för den information som ska samlas in och lagras bör ha framkommit när du genomförde din informationsklassning och din risk- och sårbarhetsanalys.

Mer om informationssäkerhet

Detta innebär exempelvis att du får lagra information om hälsotillstånd, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter från utvecklingssamtal, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Personnummer räknas som integritetskänslig personuppgift.

Observera att för att din information ska vara säker enligt ovan så behöver du arbeta enligt Datainsamlingsplattformens arbetsprocess.

Mer om personuppgifter

Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.

 

Vanliga frågor om tjänsten

Kan jag ha flera studier i en installation av Datainsamlingsplattform?

Ja, det är möjligt att ha flera studier per installation men vi rekommenderar inte detta sätt att arbeta. Detta då det bara är möjligt att styra behörigheter för hela projektytans innehåll, inte per studie inom projektytan.

Kan jag använda Limesurvey separat utan att skicka data till Datainsamlingsplattformen?

Nej, det är inte möjligt att använda Limesurvey separat utan att också använda Datainsamlingsplattform. Detta eftersom det inte är tillåtet att lagra information med betydande eller högt skyddsvärde i Limesurvey.

Mer information om personuppgiftsöverföring till tredje land

Om du letar efter ett enkätverktyg rekommenderar vi att du undersöker något av våra andra verktyg för datainsamling, exempelvis Forms eller Survey & Report. Observera att dessa inte är lämpliga för insamling av information med betydande eller högt skyddsvärde.

Hur säger jag upp tjänsten?

Du säger upp tjänsten genom att skicka ett ärende till Servicedesk. Då påbörjar vi en process med att stänga ned ditt projekt i Datainsamlingsplattform. Vi kommer att fakturera för tjänsten tills att den är avslutad.

Kom ihåg att säkerhetskopiera ert material innan vi stänger det projektet.

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-09-14