Primula – IT-system för personaladministration

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Primula är Umeå universitets personal- och lönesystem som hanterar medarbetarens alla personal­administrativa processer – från anställning till pension.

 

Foto:

Typer av behörighet i Primula

Användarbehörighet i Primula styr vilka funktioner som användaren har tillgång till: ekonomibehörighet, grundläggande behörighet eller utökad behörighet.

Prefekt eller chef är den som beslutar om en administratör ska få tillgång till information i Primula om institutionen/enheten och dess medarbetare.

Ekonomibehörighet

Behörigheten är anpassad till ekonomiadministratörer och ger tillgång till uttag av ekonomilistor från Primula.

Grundläggande behörighet

Behörigheten innebär tillgång till:

  • informationssökning om enskilda medarbetare
  • informationssökning på institutions/enhetsnivå
  • uttag av listor
  • uttag av statistik

Utökad behörighet

Behörigheten innebär tillgång till:

  • hantering av anställningsärenden
  • upprättande av anställningsavtal

Att ansöka och få behörighet i Primula

Ansökan om behörighet i personalsystemet Primula görs med en blankett som skickas in till Löneadministrationen på Personalenheten.

Ansökan om behörighet till Primula/PASS

Steg för steg: Från ansökan till beviljad behörighet

  1. Prefekt eller chef behöver skriva under blanketten för att intyga att administratören ska få tillgång till information i Primula som gäller institutionen/enhet och dess medarbetare.
  2. Administratören behöver också skrivit under en förbindelse om att man har tagit del av de regler och instruktioner som gäller säkerhet.
  3. När Löneadministrationen på Personalenheten har tagit emot blanketten så blir administratören anmäld till en Primula-utbildning som Personalenheten anordnar. För ekonomibehörighet och chefsbehörighet krävs ingen utbildning innan behörigheten tilldelas. 
  4. Efter genomgången utbildning för grundläggande respektive utökad behörighet utfärdas behörigheten i Primula. 

Installera Primula

Se meny till höger.

Inloggning och inställningar 

Applikationen Primula klient kräver en dator med Microsoft Windows som operativsystem.

Användar-id och lösenord för nya Primula-användare

Användar-id och ett temporärt lösenord tilldelas av en av systemadministratörerna.

Användaruppgifterna sänds ut med e-post.

Personligt lösenord

När en ny användare för första gången loggar in med sitt användar-id och temporära lösenord behöver ett personligt lösenord väljas.

Lösenordet ska:

  • bestå av minst 6 och högst 12 tecken
  • innehålla både siffror och bokstäver.

Nytt lösenord och byte av lösenord

Byte av lösenord

Lösenordet gäller i 60 dagar. När det är fem dagar kvar tills lösenordet upphör att gälla kommer en bild upp med frågan om användaren vill byta lösenord.

Glömt lösenord

För de fall en användare har glömt sitt personliga lösenord, skickar användaren ett mail till systemadministratören och ber om att få ett nytt lösenord. 

Användarstöd

Personalenheten tillhandahåller instruktioner och mallar för dig som arbetar i Primula.

Manual

Personalenheten har tagit fram en manual till Primula och hur systemet används inom Umeå universitet.

Manualen omfattar följande avsnitt:

  1.  Primula allmänt
  2. Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet
  3. Informationssökning på individ-och institutionsnivå
  4. Uppföljningar, bevakningar och listor
  5. Statistik

Manual Primula

Uppgifter för anställnings- och kompetensärenden

Instruktioner och tabeller som behövs för att hantera anställnings- och kompetensärenden i Primula finns samlade på sidan Administrera ny anställning i HR-guiden.

Administrera ny anställning 

Uttag av listor

Instruktioner om hur du skapar bevakningar och hämtar ut listor från Primula finns samlade på sidan Uttag av listor i HR-guiden.

Uttag av listor

Relaterade sidor i HR-GUIDEN

Dokument

kontakt

 

Foto:

Birgitta Berglund
System/lönespecialist vid Personalenheten
birgitta.berglund@umu.se
📞 090-786 62 77

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Birgitta Berglund
2021-09-01