Typer av behörighet i Primula
Det finns tre olika behörighetsroller i Primula. Rollerna styr vilka funktioner som du som användare har tillgång till:
1. Ekonomibehörighet för ekonomer
2. Grundläggande behörighet för HR-handläggare
3. Utökad behörighet för HR-handläggare som hanterar anställningsärenden.
Prefekt eller chef utser den medarbetare som ska få behörighet och därmed tillgång till information i Primula om institutionen/enheten och dess anställda.
Därefter granskar Löneadministrationen behörighetsansökan och beslutar slutgiltigt om behörighet.
Ekonomibehörighet för ekonomer
Behörigheten är anpassad till ekonomer och innebär tillgång till:
Uttag av ekonomilistor från Primula t.ex. lönekostnadsspecifikation, kompskuld, semesterlöneskuld och kostnadsberäkning av månadskostnad eller årskostnad för månadslöner inklusive lönekostnadspålägg (LKP).
För ekonomibehörighet krävs ingen utbildning innan behörigheten tilldelas.
Ansök om behörighet för ekonomiadministratör på blankett Behörighetsansökan Primula/PASS
Grundläggande behörighet för HR-handläggare i Primula
Behörigheten innebär tillgång till:
• Informationssökning om enskilda medarbetare
• Informationssökning på institutions/enhetsnivå
• uttag av listor t.ex. personalredovisning, lönebesked, lönekostnadsspecifikation, kompskuld, kostnadsberäkning av månadskostnad eller årskostnad för månadslöner inklusive lönekostnadspålägg (LKP) och semesterlöneskuld.
• uttag av statistik t.ex. anställningar, löner, frånvaro, personalomsättning
För att få grundläggande behörighet behöver du:
1. Göra en intresseanmälan till utbildningen Primula grund i webbportalen för interna utbildningar och nätverksträffar. Du får då ett mail med en länk till behörighetsblanketten för Primula Grund.
2. Fyll i blanketten som du och din chef ska signera i EduSign. Skicka signerad blankett till Birgitta Berglund, personalenheten. Om din behörighetsansökan blir godkänd får du en kallelse med länk till självstudier i canvas.
3. Gå e-utbildningen "Primula grund" som du kan gå när det passar dig.
4. Meddela oss när du är klar genom att skicka ett mail till loneadm@umu.se.
Efter avslutad och godkänd utbildning får du din behörighet i Primula.
Utökad behörighet för HR-handläggare som hanterar anställningsärenden
Behörigheten innebär tillgång till:
• upprättande av anställningsavtal
• hantering av anställningsärenden
För att få utökad behörighet behöver du:
1. Ha gått och blivit godkänd på Primula grundutbildning.
2. Arbeta på en institution/enhet som HR-handläggare.
3. Göra en intresseanmälan till utbildningen Primula fortsättning i webbportalen för interna utbildningar och nätverksträffar. Du får då ett mail med en länk till behörighetsblanketten för Primula fortsättning.
4. Fyll i blanketten som du och din chef ska signera i EduSign. Skicka signerad blankett till Birgitta Berglund, personalenheten. Om din behörighetsansökan blir godkänd får du en kallelse till utbildningen.
5. Gå utbildningsprogrammet "Primula fortsättning" med tre kurstillfällen.
Efter avslutad och godkänd utbildning får du din behörighet i Primula
Ansökan om komplettering/borttag av behörighet i Primula/PASS
När ingen utbildning krävs eller om kompletteringar till eller borttag av tidigare beviljad behörighet behöver göras ansöker du om detta genom att:
- Fylla i blankett Behörighetsansökan till Primula/PASS
- Signerar den i EduSign (handläggare och prefekt/chef)
- Skicka den sedan till Birgitta.Berglund, Personalenheten.
Steg för steg: Från ansökan till beviljad behörighet
1. Prefekt eller chef signerar blankett för respektive utbildning i EduSign för att intyga att handläggaren ska få behörighet och därmed tillgång till den information i Primula som gäller institutionen/enheten och dess medarbetare.
2. Handläggaren skriver under blanketten i EduSign och därmed också en förbindelse om att hen har tagit del av de regler och instruktioner som gäller säkerhet och sekretess.
3. Signerad blankett skickas till Birgitta Berglund, Personalenheten.
4. Handläggaren gör sedan en anmälan till den utbildning som krävs för respektive behörighet i webbportalen för interna utbildningar och nätverksträffar:
• Primula grund
• Primula Fortsättning
• Granskarutbildningen
5. När Löneadministrationen mottagit blankett för respektive utbildning och anmälan till utbildningen har gjorts i webbportalen skickas en kallelse till respektive utbildning med information och de länkar som behövs.
6. Efter genomgången och godkänd utbildning utfärdas behörigheten i Primula och PASS.
Installera Primula
Se meny till höger.
Inloggning och inställningar
Applikationen Primula klient kräver en dator med Microsoft Windows som operativsystem.
Användar-id och lösenord för nya Primula-användare
Användar-id och ett temporärt lösenord tilldelas av en av systemadministratörerna.
Användaruppgifterna sänds ut med e-post.
Personligt lösenord
När en ny användare för första gången loggar in med sitt användar-id och temporära lösenord behöver ett personligt lösenord väljas.
Lösenordet ska:
- bestå av minst 6 och högst 12 tecken
- innehålla både siffror och bokstäver.
Nytt lösenord och byte av lösenord
Byte av lösenord
Lösenordet gäller i 60 dagar. När det är fem dagar kvar tills lösenordet upphör att gälla kommer en bild upp med frågan om användaren vill byta lösenord.
Glömt lösenord
För de fall en användare har glömt sitt personliga lösenord, skickar användaren ett mail till systemadministratören och ber om att få ett nytt lösenord.
Användarstöd
Personalenheten tillhandahåller instruktioner och mallar för dig som arbetar i Primula.
Manual
Personalenheten har tagit fram en manual till Primula och hur systemet används inom Umeå universitet.
Manualen omfattar följande avsnitt:
- Primula allmänt
- Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet
- Informationssökning på individ-och institutionsnivå
- Uppföljningar, bevakningar och listor
- Statistik
Manual Primula
Uppgifter för anställnings- och kompetensärenden
Instruktioner och tabeller som behövs för att hantera anställnings- och kompetensärenden i Primula finns samlade på sidan Administrera ny anställning i HR-guiden.
Administrera ny anställning
Uttag av listor
Instruktioner om hur du skapar bevakningar och hämtar ut listor från Primula finns samlade på sidan Uttag av listor i HR-guiden.
Uttag av listor