Tjänster för att lagra filer och hantera dokument

Universitetet erbjuder flera olika tjänster för fillagring. På denna sida kan du läsa mer om vad du behöver tänka på när du väljer tjänst, vilka tjänster som finns och vad som skiljer dem åt. Du hittar också information om vilka stödtjänster som finns för att hantera dokument.

När du ska välja vilken tjänst du ska använda för att lagra dina filer finns det flera olika aspekter att fundera på. Det handlar dels om att se till att vi använder lagring på ett sätt som uppfyller lagar och regler men också om vilka tjänster som har vilka funktioner.

Om du söker tjänster för att samla in data, exempelvis för att göra enkäter, se sidan om att samla in data. Om du söker tjänster för digitala möten och samarbeten, se sidan om digitala möten och samarbeten.

Checklista för att välja rätt fillagring

Steg 1 - Säkerställ att ni lagrar informationen säkert och korrekt

En viktig del av att besluta vilken tjänst du ska använda för att lagra filer är att göra en informationsklassning. Genom informationsklassningen gör du en bedömning av filernas skyddsvärde – vilken nivå av skydd som krävs för dina filer. Skyddsvärdet påverkar vilken tjänst du får använda för dina filer. I informationsklassningen gör du en bedömning om:

  • vilken typ av information filerna innehåller
  • hur verksamheten skulle bli påverkad av oriktig information
  • hur verksamheten skulle bli påverkad om informationen gick förlorad.

För mer stöd besök sidan om informationsklassning. Där hittar du också en lathund för vilken lagringsyta som är lämplig för olika typer av dokument utifrån skyddsvärde.

Steg 2 - Välj bara fillagringstjänster som universitet har licens för

Du får bara lagra filer i de tjänster som universitetet har licens för och som universitetet rekommenderar. Detta för att vi ska kunna säkerställa att informationen förvaras på ett sätt som uppfyller lagar och regler, bland annat att det är skyddat från obehöriga och har backup.

Detta innebär att du inte får använda egna aktiverade tjänster som exempelvis: Dropbox, Box, Googles molntjänster (t.ex. Drive, Apps) och iCloud. Under steg 4 hittar du information om våra rekommenderade tjänster.

Steg 3 - Lagra bara på det sätt som systemet är avsett för

När du väljer system är det också viktigt att du väljer system utifrån vilket innehåll du har tänkt att lagra. Det betyder att du bara ska använda tjänsterna för det ändamål som de är avsedda för och att du bara lagrar den typ av information och filer som tjänsten är avsedd för.

Utöver de rena lagringstjänsterna nedan finns även andra plattformar där du lagrar filer. Det kan exempelvis vara lärplattformen Canvas där du lagrar filer som berör din undervisning eller Umu Play för videobaserat material. Här är det viktigt att tänka på att du bara lagrar filer som bara berör din undervisning.

Du kan läsa mer i Canvas användarvillkor:

Användarvillkor för Canvas

Felaktig lagring kan exempelvis leda till att ett system inte kan arkiveras korrekt när det ska avvecklas.

Om du är osäker på hur du får använda ett system, skicka gärna en fråga till Servicedesk.

Steg 4 - Välj vilken tjänst som bäst passar dina behov

 Jag vill... Min dator O365 (Teams, Sharepoint) O365 (OneDrive, personlig fillagring) * Skyddade dokument
Lagra egna filer X   X X
Lagra gemensamma filer   X   X
Lagra filer av högt skyddsvärde (se information längst ned på sidan)       X
Spela upp lagrat ljud och video X X Går ej att lagra eller spela ljud eller video
Dela filer med personer inom Umu   X X X
Dela filer med personer utanför Umu   X X X**
Redigera filer samtidigt med andra   X X X
Komma åt filer utanför campus   X X X, via VPN

* Observera att Onedrive är till för din egen fillagring och är kopplad till din användare. Om du avslutar din anställning så kommer dina filer att bli raderade.

** För att kunna använda Skyddade dokument behöver personen vara anknuten samt ha aktiverat multifaktorautentisering.

Digital signering

Digital signering eller elektronisk underskrift är en metod för att elektroniskt skriva under dokument, exempelvis PDF- eller XML- dokument. 

Mer om digital signering

Tjänsten eduSign - digital signering av dokument

Personuppgifter och känsliga personuppgifter

Lagra inte integritetskänsliga/känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information i Office 365

Du får inte lagra integritetskänslig/känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i Office 365. Detta innebär exempelvis att du där inte kan lagra information om hälsotillstånd, skyddade adresser, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter från utvecklingssamtal, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Personnummer räknas som integritetskänslig personuppgift.

Läs mer om personuppgifter

Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.

Lagra inte forskningsmaterial med högt skyddsvärde

Om ditt forskningsmaterial har högt skyddsvärde får du inte lagra det inte i Office 365. För lagring av filer med högt skyddsvärde erbjuder universitetet tjänsten Skyddade dokument.

Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.

Vägledning för informationsklassning

Skyddade dokument (lagring av filer med högt skyddsvärde)

Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhet eller informationssäkerhetssamordnare via Servicedesk.

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-06-07