Rekryteringsprocessen 2: Rekrytera

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Den andra delen av rekryteringsprocessen handlar om att annonsera och få in ansökningar från kvalificerade och motiverade kandidater. Här beskrivs också urvalsarbetet – från bedömning och rangordning av ansökningar via intervjuer till referenser.

 

Foto:

På denna sida:

Utlysa och annonsera den lediga tjänsten

Huvudregeln är att alla anställningar vid Umeå universitet ska utannonseras och sökas i konkurrens i enlighet med regeringsformen, lag om offentlig anställning och anställningsförordningen.

Som myndighet har universitetet en skyldighet att informera om sitt behov av personal så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten.

Rekryterande chef ansvarar för att ett förslag till annons utformas samt att annonsering sker i för anställningen lämpliga medier.

Ansökningstiden ska normalt vara minst tre veckor, men kan vid behov förlängas.

Produktion och spridning av platsannonser

Annonsen utformas med utgångspunkt i den tidigare fastställda anställningsprofilen. Inga ytterligare krav får tillföras annonsen. Vid eventuell överklagan av anställningsbeslutet gäller anställningsprofilen och inte annonsen.

Samtliga platsannonser ska publiceras på universitetets hemsida. I enlighet med språklagen ska alla annonser finnas tillgängliga på svenska.

Extern annonsering sker alltid i Arbetsförmedlingens platsbank samt i andra för anställningen lämpliga medier nationellt eller internationellt.

Internationell annonsering via Euraxess

För att öka chanserna att rekrytera de bästa internationella kandidaterna kan annonsen publiceras på Euraxess hemsida. Läs mer i instruktionen om hur du går tillväga.

Instruktion annonsering Euraxess i Varbi.pdf

Vid behov av hjälp, kontakta International staff support. 

 

Bedöma och rangordna ansökningarna

När ansökningstiden är slut börjar urvalsarbetet. Vid rekrytering till läraranställningar leds urvalsarbetet av fakultetens anställningskommitté. Vid rekrytering till T/A-befattningar leds urvalsarbetet av rekryterande chef i samarbete med den utsedda rekryteringsgruppen.

Vid urvalet ska de sökandes erfarenheter, kunskaper, utbildning och personliga egenskaper bedömas i relation till anställningsprofilen.

Urvalsarbetet behöver dokumenteras noggrant, eftersom urvalet ska gå att motivera för de sökande och vid ett eventuellt överklagande.

Sakliga bedömningsgrunder vid statlig anställning

Bedömning och rangordning vid rekrytering av lärare 

Bedömning och rangordning av de sökande görs av särskilt utsedda sakkunniga.

Utifrån sin granskning redovisar de sakkunniga en rangordnad bedömning av de kandidater som i första hand bör komma ifråga för anställning.

Bedömning och rangordning vid rekrytering av T/A-personal

I en första sortering bedöms ansökningshandlingarna utifrån kravprofilen.

Därefter bör rekryteringsgruppen göra en mer detaljerad sammanställning av de mest meriterade kandidaterna. Detta kan gärna göras med hjälp av en bedömningsmatris som tydliggör vikten hos olika krav och i vilken grad den sökande lever upp till anställningsprofilen.

Med utgångspunkt i rangordningen fattas beslut om vilka som ska kallas till intervju.

Genomföra intervjuer och eventuella arbetsprover

Grundregeln är att intervjuer bör genomföras med de kandidater som vid granskningen av ansökningshandlingarna har bedömts som de skickligaste.

Syftet med anställningsintervjuer är att med utgångspunkt i anställningsprofilen skaffa relevant och jämförbar information och bygga upp ett bedömningsunderlag för beslut om anställning.

Vid intervjun har man möjlighet att få en tydligare bild av respektive kandidats kompetens och även göra en bedömning av kandidatens personliga förmågor.

Intervjun är även ett tillfälle att förmedla ett positivt intryck av Umeå universitet.

För att uppnå god kvalité på intervjuerna ska de

  • vara väl förberedda,
  • genomföras på ett strukturerat sätt och
  • dokumenteras.

Ostrukturerade intervjuer gör det svårt att jämföra kandidaterna på ett sakligt sätt.

Alla kandidater ska behandlas likvärdigt vid intervjun.

Tänk på att hålla kontakt med alla aktuella kandidater under urvalsperioden och försök undvika en utdragen och långsam hantering.

Arbetsprov och andra urvalsmetoder

Som komplement till intervju kan andra verktyg för urval användas. I de fall andra verktyg ska användas vid urvalsarbetet ska de som kallas till intervju informeras om detta i förväg och garanteras återkoppling av resultatet.

Exempel på verktyg är arbetsprov och olika typer av tester.

Vid läraranställningar kan provföreläsning eller lärarprov av annat slag ge ett väsentligt bidrag till beslutsunderlaget som komplettering till den skriftligt dokumenterade meriteringen.

Sakkunnigas roll vid intervjuer och prov (endast vid rekrytering av lärare)

Vid läraranställningar ska de sakkunniga ha möjlighet att närvara vid intervjutillfälle och eventuell provföreläsning eller lärarprov av annat slag.

Övertyga kandidater

I ett inledande stadium kan en potentiell medarbetare behöva mycket information för att kunna ta ett beslut att välja Umeå universitet som sin framtida arbetsgivare.

Detta gäller i synnerhet internationella kandidater som kan sakna förkunskaper om Umeå universitet, Umeå som stad och den svenska högskolesektorn.

Sidorna Jobba hos oss/Work with us på umu.se rymmer information om hur det är att arbeta på universitetet, hur det är att leva i Umeå och vilka förmåner som finns tillgängliga för anställda.

Stötta internationella kandidater med praktisk information

För internationella kandidater innebär ett beslut om att flytta till Umeå för arbete ofta en hel del praktiska och privata konsekvenser.

Ingången New staff på Aurora rymmer mer praktisk information som riktar sig till nya internationella medarbetare i frågor. Här finns vägledning kring

  • uppehållstillstånd
  • försäkringar
  • folkbokföring
  • boende
  • med mera.

Ta referenser

Referenstagning bör göras efter intervjun helst i nära anslutning. Referenstagning syftar dels till att komplettera vad som hittills framkommit, dels till att få ytterligare information för att bedöma den sökande.

Genomför referenstagningen som en strukturerad intervju med utgångspunkt i anställningsprofilen:

  • kontakta referenter som den sökande angivit
  • undersök vilken relation som referenten och den sökande har till varandra
  • undersök hur länge de arbetat ihop.

Referenstagningen ska dokumenteras på samma sätt som intervjuer och arbetsprover. Uppmärksamma referenten på att lämnade uppgifter kan behöva bekräftas och att hans eller hennes namn kan komma att dokumenteras.

Att avbryta en rekrytering

Ett beslut om att avbryta ett anställningsförfarande kan fattas av rekryterande chef eller i enlighet med gällande delegationsordning.

Beslutet ska fattas av sakliga skäl men behöver inte motiveras, och kan heller inte överklagas.

Sakliga skäl kan vara:

  • att de kvarstående kandidaterna inte uppfyller kompetenskraven 
  • medelsbrist eller organisationsförändringar som inte hade kunnat förutses när rekryteringen inleddes. 

Om en rekrytering avbryts ska alla sökande skyndsamt informeras om detta.

Rosita Nilsson
2021-06-11