Rekryteringsprocessen 2: Rekrytera

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

När kravprofilen är klar och rekryteringsprövning/anhållan är godkänd kan rekryteringsprocessen gå vidare till annonsering och spridning av den lediga anställningen. Här beskrivs också stegen i urvalsarbetet – från bedömning och rangordning av ansökningar via intervjuer till referenser.

 

Foto:

Den framtagna kravprofilen ska nu översättas till en attraktiv annons där Umeå universitet med dess förmåner och karriärvägar lyfts fram. Även arbetsuppgifter och ansvarsområden ska uttryckas trovärdigt och positivt.

En framgångsfaktor i rekryteringsprocessen är att rekryteringsgruppen aktivt arbetar med transparanta och väl planerade sökvägar.

 

På denna sida:

Utlysa ledig anställning och profilera Umeå universitet

Huvudregeln är att alla anställningar vid Umeå universitet ska utannonseras och sökas i konkurrens i enlighet med regeringsformen, lag om offentlig anställning och anställningsförordningen.

Som myndighet har universitetet en skyldighet att informera om sitt behov av personal så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten.

Rekryterande chef ansvarar för att ett förslag till annons utformas samt att annonsering sker i för anställningen lämpliga medier.

Ansökningstiden ska normalt vara minst tre veckor, men kan vid behov förlängas.

Rekryteringsgruppen ansvarar även för att marknadsföra den lediga anställningen samt vid behov finna kontaktvägar för potentiella kandidater, tex. genom search eller annat nätverkande.

Information till potentiella medarbetare

I ett inledande stadium kan en potentiell medarbetare behöva mycket information för att kunna ta ett beslut att välja Umeå universitet som sin framtida arbetsgivare och Umeå som stad.

Detta gäller i synnerhet internationella kandidater som kan sakna förkunskaper om Umeå universitet, Umeå som stad och den svenska högskolesektorn.

Sidorna Jobba hos oss/Work with usumu.se rymmer information om hur det är att arbeta på universitetet, hur det är att leva i Umeå och vilka förmåner som finns tillgängliga för anställda.

Stötta internationella kandidater med praktisk information

För internationella kandidater innebär ett beslut om att flytta till Umeå för arbete ofta en hel del praktiska och privata konsekvenser.

Ingången "min anställning" på Aurora rymmer mer praktisk information som riktar sig till nya internationella medarbetare i frågor. Här finns vägledning kring

  • uppehållstillstånd
  • försäkringar
  • folkbokföring
  • boende
  • med mera.

Produktion och spridning av platsannonser

Annonsen utformas med utgångspunkt i den tidigare fastställda kravprofilen. Inga ytterligare krav får tillföras annonsen. Vid eventuell överklagan av anställningsbeslutet gäller kravprofilen och inte annonsen.

Samtliga platsannonser ska publiceras på universitetets hemsida. I enlighet med språklagen ska alla annonser finnas tillgängliga på svenska.

Extern annonsering sker alltid i Arbetsförmedlingens platsbank samt i andra för anställningen lämpliga medier nationellt eller internationellt. Lärarrekryteringar annonseras också via Euraxess via Varbi.

Internationell annonsering via Euraxess

För att öka chanserna att rekrytera de bästa internationella kandidaterna kan annonsen publiceras på Euraxess hemsida. Läs mer i instruktionen om hur du går tillväga.

Instruktion annonsering Euraxess i Varbi

Vid behov av hjälp, kontakta International Staff Support. 

Bedöma och rangordna ansökningarna

När ansökningstiden är slut börjar urvalsarbetet. Vid rekrytering till läraranställningar leds urvalsarbetet av fakultetens anställningskommitté. Vid rekrytering till T/A-befattningar leds urvalsarbetet av rekryterande chef i samarbete med den utsedda rekryteringsgruppen.

Vid urvalet ska de sökandes erfarenheter, kunskaper, utbildning och personliga egenskaper bedömas i relation till anställningsprofilen.

Urvalsarbetet behöver dokumenteras noggrant, eftersom urvalet ska gå att motivera för de sökande och vid ett eventuellt överklagande.

Sakliga bedömningsgrunder vid statlig anställning

Bedömning och rangordning vid rekrytering av lärare 

Bedömning och rangordning av de sökande görs av särskilt utsedda sakkunniga.

Utifrån sin granskning redovisar de sakkunniga en rangordnad bedömning av de kandidater som i första hand bör komma ifråga för anställning.

Bedömning och rangordning vid rekrytering av T/A-personal

I en första sortering bedöms ansökningshandlingarna utifrån kravprofilen.

Därefter bör rekryteringsgruppen göra en mer detaljerad sammanställning av de mest meriterade kandidaterna. Detta kan gärna göras med hjälp av en bedömningsmatris som tydliggör vikten hos olika krav och i vilken grad den sökande lever upp till anställningsprofilen.

Med utgångspunkt i rangordningen fattas beslut om vilka som ska kallas till intervju.

Genomföra intervjuer och eventuella arbetsprover

Grundregeln är att intervjuer ska genomföras med de kandidater som vid granskningen av ansökningshandlingarna har bedömts som de skickligaste.

Syftet med anställningsintervjuer är att med utgångspunkt i anställningsprofilen skaffa relevant och jämförbar information och bygga upp ett bedömningsunderlag för beslut om anställning.

Vid intervjun har man möjlighet att få en tydligare bild av respektive kandidats kompetens och även göra en bedömning av kandidatens personliga förmågor.

Intervjun är även ett tillfälle att förmedla ett positivt intryck av Umeå universitet.

För att uppnå god kvalitet på intervjuerna ska de

  • vara väl förberedda,
  • genomföras på ett strukturerat sätt genom kompetensbaserad metodik, se Malin Lindelöws manualer, och
  • dokumenteras.

Ostrukturerade intervjuer gör det svårt att jämföra kandidaterna på ett sakligt sätt.

Alla kandidater ska behandlas likvärdigt vid intervjun.

Tänk på att hålla kontakt med alla aktuella kandidater under urvalsperioden och försök undvika en utdragen och långsam hantering.

Arbetsprov och andra urvalsmetoder

Som komplement till intervju kan andra verktyg för urval användas. I de fall andra verktyg ska användas vid urvalsarbetet ska de som kallas till intervju informeras om detta i förväg och garanteras återkoppling av resultatet.

Vid läraranställningar kan provföreläsning eller lärarprov av annat slag ge ett väsentligt bidrag till beslutsunderlaget som komplettering till den skriftligt dokumenterade meriteringen.

Sakkunnigas roll vid intervjuer och prov (endast vid rekrytering av lärare)

Vid läraranställningar ska de sakkunniga ha möjlighet att närvara vid intervjutillfälle och eventuell provföreläsning eller lärarprov av annat slag.

Ta referenser

Referenstagning syftar dels till att komplettera vad som hittills framkommit vid genomförda intervjuer och eventuella tester/arbetsprover, dels till att få ytterligare information för att bedöma den sökande utifrån förtjänst och skicklighet.

Referenstagning bör därmed genomföras direkt i anslutning till andra bedömningsunderlag.

  • Kontakta endast referenser som de sökande angivit.
  • Ta tre (minst två) referenser så att det skapas en bredd i relationen för referenspersonerna. dvs en chef, en kollega eller andra samarbetspartners.
  • Tänk på att säkerställa att kandidaten och referenspersonen inte har en personlig vänskapsrelation.
  • Be alltid om att få uppdaterade referenser. Ju färskare information desto högre validitet.
  • Avsätt tid för referenstagningen.
  • Tänk på att inte ta referenser på andra än de kandidater som vi har som avsikt att gå vidare med - detta då det kan påverka de sökande som inte erbjuds anställningen.

Referenstagningen ska dokumenteras på samma sätt som intervjuer och arbetsprover. Uppmärksamma referenten på att lämnade uppgifter kan behöva bekräftas och att hans eller hennes namn kan komma att dokumenteras.

Att avbryta en rekrytering

Ett beslut om att avbryta ett anställningsförfarande kan fattas av rekryterande chef eller i enlighet med gällande delegationsordning.

Beslutet ska fattas av sakliga skäl men behöver inte motiveras, och kan heller inte överklagas.

Sakliga skäl kan vara:

  • att de kvarstående kandidaterna inte uppfyller kompetenskraven 
  • medelsbrist eller organisationsförändringar som inte hade kunnat förutses när rekryteringen inleddes. 

Om en rekrytering avbryts ska alla sökande skyndsamt informeras om detta.

HR-system

 

Foto:

Varbi – IT-system för rekrytering

Logga in i Varbi

Om Varbi i HR-handboken

kontakt

 

Foto:

Caroline Henrysson
HR-strateg vid Personalenheten
caroline.henrysson@umu.se
📞 090-786 80 46

 

 

Foto:

Carina Mattsson
HR-strateg vid Personalenheten
carina.mattsson@umu.se
📞 090-786 57 31

Rosita Nilsson
2021-07-07