Forskningsdata utgör allmänna handlingar och allmänna handlingar får endast gallras om det finns ett gallringsbeslut. Forskningsdata kan delas in i tre nivåer för bevarande och gallring.
Nivå 1
Utgörs av primärdata som ska bevaras för alltid. Det är data som ligger till grund för ett publicerat forskningsresultat och lever upp till något eller flera av riksarkivets bevarandekriterier.
- Inomvetenskapligt värde,
- Värde för något annat forskningsområde,
- Vetenskapshistoriskt värde,
- Kulturhistoriskt värde,
- Personhistoriskt värde,
- Stort allmänt intresse.
- Longitudinella studier
Beslut om bevarande eller gallring av forskningsdata fattas av prefekt för den institution där forskningen bedrivs. Att avgöra om forskningsdata faller inom någon av bevarandekriterierna är svårt och kräver god kännedom om informationen. Därför måste forskaren delta i bedömningen av om forskningsdata ska gallras eller bevaras.
Avgörandet om forskningsdata uppfyller bevarandekriterierna är en kvalificerad bedömning baserat på prefekt och forskares insyn i det egna fältet. Ibland är det svårt att avgöra direkt efter publicering om forskningsdata lever upp till något av kriterierna. Därför är det viktigt att institutionen har rutiner för att omvärdera ett gallringsbeslut, innan gallring genomförs. Datahanteringsplanen utgör ett bra verktyg att luta sig mot när gallringsbeslut ska fattas eller revideras.
Några indikatorer att uppmärksamma när beslut om gallring ska fattas kan vara:
- De publicerade resultaten har fått stor spridning inom eller utanför det egna fältet
- Forskningsdatat är ofta efterfrågat för vidare forskning och/eller granskning
- Den som har skapat forskningsdatat har uppmärksammats av allmänheten eller på annat sätt stuckit ut.
- Forskningsdatat är stort eller svårt att återskapa
Nivå 2
Primärdata som inte ska bevaras, men som ligger till grund för ett publicerat forskningsresultat. Denna typ av data ska lagras i minst 10 år beroende på vilken typ av forskning det rör och krav från finansiär. Hur länge data ska lagras kan utläsas i dokumenthanteringsplanen (Se högerspalt).
Nivå 3
Dessa typer av data är av tillfällig och ringa betydelse och kan därför gallras när projektet är avslutat.
Även sekundärdata , data från annan huvudman eller annat projekt, där insamlingsmetod, huvudman och urval är dokumenterad på ett sådant sätt att forskningsdatat går att begära ut igen kan gallras vid projektavslut.
Forskningsdata som inte används kan gallras vid projektavslut. All forskningsdata som genereras eller samlas in under ett projekt används inte alltid i projektet. Det kan röra sig om data som samlats in för att kalibrera ett instrument, data som inte är tillräcklig för en publikation, osv. För att kunna gallra sådana data måste man först försäkra sig om att informationen inte är av vikt för att kunna granska de publicerade resultaten.
Praktisk hantering av gallringsbart data
Data av nivå 2 som ska gallras ska placeras på en säker yta som lever upp till den skyddsnivå som framgår av forskningsprojektets informationsklassificering. Datat placeras i en struktur som gör det möjligt att övervaka gallringsfrister och återsöka forskningsdatat. Utöver en tydlig mappstruktur ska forskningsdatat förtecknas i institutionens arkivförteckning.
Arkivsamordnaren vid institutionen övervakar gallringsfrister, genomför gallringen och sköter förteckningen i Visual arkiv. Arkivsamordnaren måste därför vara införstådd i vad som har beslutats och ha tillgång till ytan för gallring.
Data av nivå 3 ska gallras innan övrigt data tas om hand för arkivering och lagring.
I pdf:en Exempel på mappstruktur kring att gallra forskningsdata under rubriken relaterad information i högerspalt finns en modell över hur det kan se ut.