Diarieföring

Varför diarieför vi?

Insyn

I diariet registreras vem som initierat ärendet, vad ärendet gäller och oftast vem som har handlingarna i ärendet. På så sätt går det snabbt ta fram handlingarna om någon begär att få se dem. Det kan vara anställda, personer från andra myndigheter, den person som ärendet gäller, allmänhet eller representanter för media.

Ordning

Syftet med diarieföring är att skapa ordning bland institutionens/enhetens handlingar.

Hålla ärendet samlat från start till mål

Alla handlingar i ett ärende hänger ihop oavsett omfattning. I vissa fall är det endast en blankett som innehåller en begäran med beslut. I andra fall är det en utredning som börjar med ett direktiv, via internremiss och avslutas med ett beslut. Den enskilda blanketten har ett nummer. Alla handlingar i det stora ärendet har samma diarienummer fast det innehåller fler dokument.

Arkivering

Den punktnotation som görs på handlingarna styr hur de ska arkiveras.

Vad diarieför vi?

Vi diarieför brevpost och e-post som är allmänna handlingar (inkomna, expedierade och upprättade handlingar) som inte kan hållas ordnade på annat sätt. Exempel på detta är skrivelser, exempel på handlingar som kan hållas ordnade på annat sätt är protokoll och blanketter.

Hur diarieför vi?

Genom att kontrollera vad brevposten eller e-posten handlar om klassificera den enligt den punknotation som bäst passar till innehållet. Som grund för att veta vilken klassificering som ska användas använder vi oss av dokumenthanteringsplanen.

På sidan Dokumenthanteringsplan kan du läsa mer.

Vill du veta mer?

På sidan allmänna handlingar med undersidor kan du läsa om allmänna handlingar, sekretess och tystnadsplikt samt utlämnande av allmänna handlingar.