Externa medel

​Som chef ansvarar du för samtliga medel, såväl internt fördelade statliga anslag som externa medel för din enhet. Med externa medel menas bidrag och uppdragsmedel från statliga eller andra finansiärer samt försäljningsintäkter.

Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt. Den traditionella finansieringsformen är via anslag från regering och riksdag. Andra sätt att finansiera verksamheten är genom intäkter från externa bidrag och gåvor/donationer samt genom intäkter av uppdrag (det vill säga uppdragsutbildning och uppdragsforskning).

En mindre del av finansieringen sker genom försäljning av varor och tjänster. Intäkter av uppdrag och försäljning utgör så kallad avgiftsfinansierad verksamhet. Gåvor och donationer till universitetet betraktas som bidrag.

Beslutsordning

Beslutsordningen enligt nedan har fastställts av rektor.

Bidragsfinansierad verksamhet

Bidrag från statliga forskningsråd och övriga externa finansiärer, exklusive EU.

  • Chefen för en enhet fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av bidragets storlek. Kontrakt och gåvobrev ska skrivas under enligt anvisningarna på kontrakt eller avtal.
  • Flera finansiärer kräver att universitetet skriftligen, på kontraktet, förbinder sig att förvalta medlen i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter. Sådan förbindelse tecknas av chefen vid Ekonomienheten på delegation av universitetsdirektören. Ingen övre beloppsgräns finns.
  • Vad gäller gåvor (donationer) från icke statliga finansiärer för inköp av utrustning ska kopia på ansökan där beloppet uppgår till 1 mnkr eller mer tillställas rektor. Orsaken till det är bl.a. att en samlad bedömning av universitetets behov av utrustning ska kunna göras.

Uppdragsfinansierad verksamhet

Samma regler gäller för uppdragsutbildning och uppdragsforskning.

  • Chefen för en enhet fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten understiger 3 mnkr. Avtal ska skrivas under av projektledaren samt av chefen.
  • Rektor fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten uppgår till 1,2 mnkr eller mer. Avtal ska skrivas under av projektledaren, chefen för enheten vid enheten samt rektor.
  • Då intäkter av externfinansierad verksamhet är 50 tkr eller högre ska avtal, kontrakt eller gåvobrev, underskrivet av behörig person, alltid skannas och bifogas när nytt projekt registreras i kontraktreskontran. Underlag som styrker intäkter understigande 50 tkr ska också skannas och bifogas när sådant projekt läggs upp.

Avgiftsfinansierad verksamhet

Enligt Avgiftsförordningen får myndigheter bara ta ut avgifter, det vill säga ta betalt, för varor och tjänster om det följer av en lag, förordning eller särskilt regeringsbeslut. Enligt regleringsbrevet (regeringsbeslut) har universiteten tillstånd att bland annat ta ut avgifter för uppdragsutbildning och uppdragsforskning.

Utöver de avgifter som en myndighet tar ut med ett särskilt författningsmässigt stöd, kan myndighet ta ut avgifter med stöd av det generella bemyndigande (en undantagsregel) som ges i 4 § Avgiftsförordningen.

Universitetet får bara ta ut avgifter för varor och tjänster enligt ovan om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med detta menas att de sammanlagda intäkterna enligt punkterna ovan inte får uppgå till mer än 5 procent av universitetets totala kostnader under budgetåret.

Ekonomisk uppföljning och redovisning

Projektledaren ska ha kontroll över sina projektkonton och verka för att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Chef för enheten ansvarar dock ytterst för all verksamhet inom ienheten som till exempel resursanvändning, resultat och ekonomi. Detta innebär bland annat att följa upp all externfinansierad verksamhet och se till att villkor i avtal eller liknande följs, att underskott inte uppstår samt att verka för att redovisningen i sin helhet blir rättvisande.

Enheter ansvarar för att, på begäran av finansiär, upprätta ekonomisk redovisning. Redovisningen ska i alla delar vara fullständig och rättvisande och utvisa projektets samtliga kostnader och intäkter. Om finansiären så kräver ska den ekonomiska redovisningen även skrivas under av förvaltande myndighet. I sådant fall sänds den ekonomiska redovisningen till enhetschefen vid Ekonomienheten som på delegation av universitetsdirektören skriver på för universitetet.

Kontakt Ekonomienheten

Christina Adolfsson
Enhetschef
090-786 51 78

Besöksadress
Universitetsledningshuset
Universitetstorget 16
Västra flygeln, plan 3

Anja Axelsson
2021-05-19