Elektroniska allmänna handlingar
Vid Umeå Universitet sker en digital hantering av allmänna handlingar som myndigheten måste bevara och förvalta. Enligt riksarkivets föreskrifter ska handlingar bevaras i den form som handlingen är upprättad i om inte annat framgår av föreskrifter (RA-FS 1991:1).
Det åligger varje institution att själva lagra sina handlingar på ett korrekt sätt, enligt de föreskrifter och lokala tillämpningsbeslut som gäller vid Umeå universitet.
Lagring av elektroniska handlingar
Beroende av vilken handlingstyp det gäller ser lagringsalternativen olika ut. Många handlingar hanteras i dag direkt i system, som välkomstbrev, eller laddas upp i lärplattformar, som vissa typer av utbildningsmaterial. Om handlingen finns i ett system, kan det lagras där tills arkivering kan ske. Se dokumenthanteringsplanerna i regelverk, under Arkiv och diarium för mer information.
De digitala handlingar som hanteras utanför system måste placeras på en säker lagringsyta. Ytan måste ha funktion för backup och vara skyddad från åtkomst av obehöriga.
Kontakta ITS eller läs mer om digitala lagringsytor och samarbetsverktyg på sidorna om Informationssäkerhet för att avgöra vilka behov enheten eller institutionen har.
Förslag på lagringsstruktur
När ni ska organisera er lagringsyta, oavsett vilken typ av lagringsyta ni väljer, är det viktigt att ha en lagringsstruktur för handlingarna. Strukturen bör vara enkel och konsekvent.
Lägg filerna i mappar döpta efter institution/motsvarande och handlingstyp. Exempelvis "inst_for_fysik_protokoll". Se till att filerna döps konsekvent, se stycket om filnamn. Diarieförda handlingar som lagras digitalt bör delas upp i undermappar efter år.
Digital signering
Från och med hösten 2020 används e-signeringsverktyget eduSign vid Umeå universitet. Handlingar med digitala underskrifter går inte att kombinera med analoga underskrifter och kan inte bevaras på papper.
Mer information om eduSign
Filnamn och filformat
För att underlätta en framtida arkivering av elektroniska handlingar rekommenderas att filer döps på ett systematiskt sätt.
Filnamn
Nedan följer exempel om hur filer bör döpas.
Diarieförda handlingar:
<ärendenummer><institution/motsvarande > <handlingstyp>
Utbildningsmaterial (handlingar som laddas upp i lärplattform):
<kurskod> <handlingstyp> <termin>
Systematiskt ordnade handlingar (handlingar som inte är diarieförda eller lagras i lärplattform/system):
<institution/motsvarande> <handlingstyp> <datum för fastställande>
Arkivbeständigt namngivande av filer:
- Undvik åäöÅÄÖ och specialtecken som (!:"#%&/()=)
- Ersätt mellanslag och punkt med understreck "_"
- Undvik långa filnamn - vanlig begränsning är 256 tecken
Exempel:
6PE221_Studieguide_ht20
6PE221_Studieguide_for_administratorer_ht20
Bevarandeformat
Det finns en lista med filformat som Riksarkivet har godkänt för långtidslagring av elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2). De filer som används vid Umeå universitet ska gå att, åtminstone, konvertera till något av de godkända formaten.
Kontorsdokument bevaras i .Pdf/a
Det gäller för dokument som skrivs i Word eller liknande ordbehandlingsprogram. Det kan vara utbildningsmaterial, protokoll m.m.
Excelfiler bör inte konverteras innan arkivering.
Vid en konvertering försvinner vissa funktioner i en Excell fil, därför ska konvertering inte ske innan filen förs över till ett e-arkiv.
Bilder bevaras i jpeg, TIFF eller PNG
Bilder som använder specialformat som vid kraftig förstorning eller olika typer av röntgen bör behålla sitt originalformat tillsvidare.
Video/ljud bevaras i .mp4
Hemsidor bevaras i xhtml, html eller xml