Lagra filer i Teams, Sharepoint eller OneDrive

Här kan du läsa mer om hur du på ett smart och säkert sätt kan lagra dina filer i tjänsterna OneDrive, Teams och Sharepoint som finns tillgänglig i Microsoft 365.

OneDrive

ITS rekomenderar att du använder OneDrive för att lagra dina egna filer. Tjänsten tar automatisk backup, du har tillgång till 1 TB lagringsutrymme och du kan nå filerna via molnet oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder. Du kan dela filer eller mappar med andra personer vid behov, det innebär att du äger filerna och bestämmer behörighet, men mottagaren får tillgång till filerna och den aktuella versionen om du ändrar filen.

Webbinarium om OneDrive

Vad OneDrive är, hur du använder det för lagring av egna filer samt hur du delar filer med andra. Filmen är cirka 21 minuter lång och har svensk och engelsk text. Slå på undertext genom att klicka på knappen CC.

Teams

I Teams lagrar du gemensamma filer som tillhör en arbetsgrupp, projekt eller enhet. Alla deltagare äger alla filer om inga andra behörigheter sätts. I Teams är det smidigt att samarbeta med filer, alla deltagare i teamet kan redigera samtidigt och alla deltagare har alltid den senast uppdaterade versionen. Filerna ni har i Teams lagras även i Sharepoint då det automatiskt skapas en gruppwebbplats i bakgrunden när ett team skapas.

Läs mer om Teams.

Sharepoint

Det går också att välja att endast ha en gruppwebbplats i Sharepoint utan att skapa ett team. Med Sharepoint kan ni flytta och kopiera filer till andra gruppwebbplatser inom universitetet, flytta inom befintlig gruppwebbplats eller dela externt. Ni kan även styra behörigheten på mapparna och filerna som ni har gemensamt.

Läs mer om Sharepoint.

Vad är skillnaden mellan Teams och Sharepoint?

Om ert främsta behov är att ha en plats för lagring av gemensamma filer rekommenderas att skapa en gruppwebbplats i Sharepoint. Om ni dessutom har behov av att samarbeta och kommunicera med varandra rekommenderas att använda Teams. Om ni har en gruppwebbplats i Sharepoint och framöver inser att ni vill använda Teams är det möjligt att addera ett team till er webbplats i efterhand.

Vilken lagringstjänst ska jag använda?

Sammanfattningsvis används OneDrive för ditt eget material, medan Teams och Sharepoint är lämpligare att använda om ni har gemensamma filer inom en enhet eller arbetsgrupp. Om du har delat filer via OneDrive och sedan slutar på Umeå universitet så bryts delningen. Om ni använt Teams eller Sharepoint har resterande fortfarande tillgång till dokumentet.

Lagra inte forskningsmaterial med högt skyddsvärde

Om ditt forskningsmaterial har högt skyddsvärde får du inte lagra det inte i Microsoft 365. För lagring av filer med högt skyddsvärde erbjuder universitetet tjänsten Skyddade dokument.

Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.

Vägledning för informationsklassning

Skyddade dokument (lagring av filer med högt skyddsvärde)

Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhet eller informationssäkerhetssamordnare via Servicedesk.

Känsliga personuppgifter i Microsoft 365

Du får inte lagra känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i Microsoft 365. Detta innebär exempelvis att du inte kan lagra information om hälsotillstånd, skyddade adresser, uppgifter om lagöverträdelser, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Läs mer om personuppgifter här.