Kompetensförsörjningsplanering

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Genom att analysera nuläget och planera för framtiden kan du som chef lägga en strategisk grund för rekryteringar, kompetensutveckling och omställning.

 

Foto:

Kompetensförsörjningsplanering handlar om att säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Detta är en viktig del av chefens ansvar för strategisk planering.

På ett övergripande plan handlar kompetensförsörjningsplanering om att

  • ge en bild av vilken befintlig kompetens som finns
  • analysera och beskriva det framtida kompetensbehovet
  • beskriva planerade åtgärder för att säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att fullgöra sitt updrag.

Kompetensförsörjningsplanering och verksamhetsplanering

Kompetensförsörjningsplanering är en integrerad del av verksamhetsplaneringen med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag, förutsättningar och prioriterade utvecklingsområden samt medarbetarnas behov av kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsbehovet bör beaktas på såväl kort som lång sikt.

Detta synsätt återspeglas i Umeå universitets anvisningar för verksamhetsplanering.

Anvisningarna säger att institutioner, fakulteter och enheter ska beakta kompetensförsörjning i sina verksamhetsplaner.

Detta kan göras genom att kompetensförsörjningsperspektivet arbetas in i verksamhetsplanen. Det kan också göras genom att skriva en kompetensförsörjningsplan som får utgöra en bilaga till verksamhetsplanen.

Metodstöd till att arbeta med kompetensförsörjningsplanering

Kompetensförsörjning är en process och en del av universitetets verksamhetsplanering. Kompetensförsörjningen påverkas av många faktorer som till exempel omvärld, uppdrag, förutsättningar, budget och lönebildning. De olika delarna av kompetensförsörjningsprocessen kan kort sammanfattas i fyra delar: kartlägga och analysera, planera, genomföra och följa upp.

Som chef kan du använda dig av de följande rubrikerna när du arbetar med att analysera och planera kompetensförsörjningen vid din institution eller enhet.

1. Kartlägga och analysera

Kartlägga och analysera handlar om att kartlägga, analysera och beskriva vilka verksamhetsförutsättningar och ekonomiska förutsättningar som påverkar det framtida läget vad avser verksamhet, personal och ekonomi.
Dessa faktorer bör undersökas på både kort och lång sikt.
Kartläggningen startar med fördel genom att ledningsgrupp/motsvarande har en dialog om nuläge och framtida behov. Ta gärna stöd av din HR-specialist. Arbetet ska även förankras med medarbetare och samverkas vid den lokala samverkansgruppen.

För att underlätta arbetet finns ett stödmaterial för kartläggning framtaget med ett antal frågeområden som underlag för dialog samt ett förslag på statistik över befintliga medarbetare.

Om det visar sig att det framtida kompetensbehovet kan bli svårt att fylla kan en riskbedömning genomföras för att se vilka konsekvenser det skulle kunna innebära för verksamheten.

2. Planera aktiviteter

Planera aktiviteter handlar om att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas för att lösa eventuella utmaningar och säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att fullgöra sitt uppdrag och sina mål.
Det kan till exempel handla om åtgärder för att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla/ ställa om. Planeringen kan med fördel sammanställas i form av en tabell.

Kompetensförsörjningsplanen kan med fördel sammanställas i form av en tabell.

Exempel på tabell över åtgärder
Utmaning Behov av kompetens eller omställning Åtgärd Ansvarig Tidplan Uppföljning
Pensions-avgång lektor inom X ämne, december XX Kompetens-behov av disputerad lärare inom  ämnet X
Rekrytering av universitets-lektor Prefekt Påbörjas termin XX, klart senast under termin XX Löpande
 ...  ...  ...  ...  ...  ...

3. Genomföra

Genomföra handlar om att se till att planerade aktiviteter genomförs, vem som ansvarar för vilka aktiviteter och när de ska vara genomförda.

Kommunicera och skapa delaktighet i arbetet med de olika aktiviteterna. Gå igenom de aktiviteter som är beslutade och se över vilka delar som kan vara bra att lyfta i utvecklingssamtal med berörda medarbetare.

4 Följa upp

Följa upp handlar om att se om aktiviteterna som beslutats och genomförts lett till det som var tänkt, om inte, varför och vad som behöver förändras och tas med i kommande verksamhetsplan/kompetensförsörjningsplan. Ledningen ansvarar för att arbetet följs upp regelbundet och att aktiviteterna genomförs samt har avsedd effekt.

 

Kontakt

 

Foto:

Anna Mothander
Områdeschef vid Personalenheten
✉ anna.mothander@umu.se
📞 090-786 66 78

 

Foto:

Carina Mattsson
HR-strateg vid Personalenheten
carina.mattsson@umu.se
📞 090-786 57 31

Rosita Nilsson
2021-07-01