Rektor vid Umeå universitet har det övergripande ansvaret för att se till att det förebyggande arbetet mot ohälsa och olycksfall genomförs på ett sätt som uppfyller kraven enligt gällande lagstiftning.
Rektor kan inte dela upp eller delegera arbetsmiljöansvaret. Däremot kan rektor fördela arbetsuppgifter kopplade till arbetsmiljöansvaret vidare till andra personer i ledande befattning eller experter ute i verksamheten. Hur detta fungerar vid Umeå universitet finns beskrivet i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
Detta innebär att fördela arbetsmiljöuppgifter
Uppgiftsfördelning innebär att arbetsmiljöuppgifter fördelas till de personer som har bäst möjlighet och förutsättningar att utföra dem. Det är ett sätt för dig som är prefekt eller chef delegera utförandet av vissa arbetsmiljöuppgifter till andra chefer eller medarbetare. Den som får en arbetsmiljöuppgift tilldelad till sig har ett operativt ansvar för uppgiften.
Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig. Du behöver också se till att dina medarbetare känner till hur ni har fördelat arbetsmiljöuppgifterna på din arbetsplats så att det är tydligt vem som ansvarar för vad i arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöuppgifter ska utföras av de som har bäst förutsättningar att genomföra uppgifterna
En grundläggande princip är att arbetsmiljöuppgifter ska utföras av den eller de personer som har bäst förutsättningar att genomföra arbetet och följa upp resultatet. Det innebär att mottagaren av arbetsmiljöuppgifter ska ha de befogenheter, resurser och den kompetens som behövs för att kunna utföra arbetsmiljöuppgifterna. Uppgiftsfördelningen gäller i första hand chefer och arbetsledande personal men kan också fördelas till andra medarbetare med vissa specialkunskaper om det är lämpligt.
Fördelningens giltighetstid
Uppgiftsfördelningen gäller till angett stoppdatum på fördelningen dock längst till det datum som uppgiftsmottagaren innehar nuvarande uppdrag/anställning och har förutsättningar att utföra uppgifterna. När exempelvis ett prefektuppdrag övergår till en ny prefekt behöver eventuella tidigare fördelningar av arbetsmiljöuppgifter ses över och fördelas om med rätt namn.
Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska följas upp
Du som fördelar arbetsmiljöuppgifter ska ha en dialog löpande med de personer som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig om hur arbetsmiljöarbetet fungerar och vid behov göra ändringar i fördelningen, samt göra en årlig uppföljning.
Så fördelas arbetsmiljöuppgifter vidare
Du kan läsa mer om hur arbetsmiljöuppgifter fördelas vidare vid Umeå universitet nedan.
1. Rektor fördelar arbetsmiljöuppgifter till dekan
Rektor kan fördela arbetsmiljöuppgifter till dekaner och motsvarande. Detta genom att fylla i och använda bilaga 1 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
Fördelning från rektor till dekan/motsvarande ska diarieföras i det centrala arkivet.
2. Dekan fördelar arbetsmiljöuppgifter till prefekt
Dekan och motsvarande kan i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter, föreståndare och chefer. I praktiken innebär det att prefekt, föreståndare eller enhetschef har till uppgift att leda arbetsmiljöarbetet vid varje institution eller enhet.
I detta fall är det bilaga 2 i regeln som ska användas.
Fördelning från dekan/mostvarande till prefekt/motsvarande ska diarieföras i det centrala arkivet.
3. Prefekt fördelar arbetsmiljöuppgifter till chef eller medarbetare
Prefekt, föreståndare och enhetschef kan i sin tur fördela alla eller vissa arbetsmiljöuppgifter vidare till underställda chefer, arbetsledande personal, eller andra medarbetare som har bäst förutsättningar att fatta beslut och vidta åtgärder.
I detta fall är det bilaga 2 i regeln som ska användas.
Vid fördelning från prefekt eller motsvarande så ska detta diarieföras vid institutionen eller motsvarande.
4. Efter signering ska du gå den obligatoriska digitala grundutbildningen
Efter att du har skrivit under en fördelning om arbetsmiljöuppgifter och den har blivit diarieförd så ska du inom tre månader gå igenom den obligatoriska digitala grundutbildningen i systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder. Utbildningen ger dig grundläggande kunskaper i vad det operativa ansvaret innebär i arbetsmiljöarbetet.
Utbildningen tar cirka 2,5 h att genomföra och består av texter, filmer och ett quiz. Länken till utbildningen hittar du i högerkolumnen.
Arbetsmiljöuppgifter kan lämnas tillbaka
Om du som mottagare av arbetsmiljöuppgifter inte har de befogenheter, resurser eller kompetens som du behöver för att arbeta med de uppgifter som fördelats till dig, så ska du i första hand diskutera en lösning med den chef som har fördelat uppgifterna till dig.
Om ni inte kommer fram till någon lösning så är det möjligt att returnera arbetsmiljöuppgifterna. Detta gör du genom att använda dig av bilaga 3 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter. En prefekt, enhetschef eller föreståndare kan inte behålla sitt uppdrag om arbetsmiljöuppgifterna returneras till dekan/motsvarande.