E-post för medarbetare

Det program som används för att hantera e-posten heter Outlook.

E-post via webbläsare

Du når Outlook på webben direkt från Office-portalen, gå till o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id. Klicka på Outlook i menyn.

E-post i mobilen

För att få tillgång till din e-post i mobilen behöver du Outlook-appen.

Ställ in Outlook på mobilen, Manual

Funktioner i Outlook

E-postadressens sammansättning

Din e-postadress skapas utifrån ditt namn så som det är inlagt i personalsystemet. Om du har flera för- eller efternamn får du välja hur de ska användas. Du som har dubbelnamn där namnen sitter ihop med bindestreck kommer få en e-postadress enligt förnamn-förnamn@umu.se.

Så byter du din e-postadress

Om du har bytt namn och vill ändra din e-postadress ska du först kontakta den som är personalansvarig på din institution eller enhet. Den personalansvariga ändrar namnet i personalsystemet.

Därefter kontaktar du den som är katalogansvarig på din institution eller enhet som kan ändra din e-postadress.

Primär och sekundär e-postadress

Den e-postadress du har enligt modellen förnamn.efternamn@umu.se är din primära adress. Det innebär att den adressen visas på till exempel webben och i de flesta av universitetets IT-system.

Du kan också ha en sekundär adress som kommer att synas på din profilsida i personalkatalogen, men inte i något av universitetets IT-system. Om du byter primär adress kan du fortfarande ta emot e-post på din gamla adress, ungefär som eftersändning. För att den ska fungera ska din nya primära adress läggas till den gamla, utan att den gamla raderas.

Ett byte av primär adress påverkar andra IT-system och tjänster och i vissa fall måste du uppdatera några saker manuellt för att allt ska fungera som det ska.

Vanliga frågor om e-post

Jag har råkat radera ett e-postmeddelande av misstag, vad gör jag?

I Outlook kan du återskapa mejl som du har raderat av misstag. Det raderade mejlet hamnar i papperskorgen och därifrån går det att återskapa. Om du har tömt papperskorgen finns informationen ändå kvar på servern i 30 dagar. Instruktioner för hur du återställer raderad e-post finns i Manual.

Återställande av raderad e-post

Jag har blivit skickad ett e-postmeddelande som inte kommit fram, vad beror detta på?

Detta kan bero på ett antal olika saker – meddelandet kan ha fastnat i ett spamfilter eller någonting annat.

Instruktion för att ta fram e-post som inte kommit fram, Manual

Måste jag använda Outlook som e-postklient?

Ja Outlook är den e-postklient som stödjs och supportas vid universitetet.

Den e-postklient som används vid universitetet ska vara godkänd ur ett säkerhetsmässigt, tekniskt, avtalsmässigt och juridiskt perspektiv. Det innebär att det ska finnas ett avtal och att personuppgiftsbiträdes-avtal, risk- och sårbarhetsanalys, informationsklassning samt konsekvensbedömning ska vara genomförd och godkänd.

Under 2023 införs dessutom ytterligare säkerhetshöjande åtgärder inom Microsoft 365 och den e-postklient som vi använder vid universitetet måste kunna stödja dessa åtgärder. Andra epostklienter har i dagsläget inte stöd för dessa åtgärder, men vi följer utvecklingen ifall något ändras.

Outlook är godkänt ur alla dessa aspekter och är den e-postklient som stödjs och supportas vid universitetet.

Varför stödjs inte IMAP i Microsoft 365?

Vi har tillsvidare inaktiverat mailprotokoll som inte kan garantera att multifaktorautentisering (MFA) kan användas. Det finns ingen möjlighet att använda MFA på IMAP idag, och därför kommer det inte vara tillgängligt.
Det är inte heller möjligt att köra IMAP via OAUTH authenticering såvida applikationen inte är registrerad och godkänd och att personen som använder den har rätt att hämta ut rättigheter för den, för att kunna använda modern authenticering. Detta eftersom vi inte tillåter tredjepartsapplikationer i Microsoft 365