Tjänsteresor

Varje medarbetare har ansvar för att planera och genomföra sin tjänsteresa så effektivt, ekonomiskt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt. Här kan du läsa om hur du bokar resor och vilka regler du behöver känna till.

Reserestriktioner på grund av covid-19

För närvarande tillämpar Umeå universitet särskilda regler och rekommendationer gällande resor i tjänsten av smittskyddsskäl.

På umu.se finns information om vad som gäller: Riktinjer för resor (sidan uppdateras fortlöpande).

Regler för att boka och genomföra tjänsteresor

Som anställd har du ett ansvar att planera dina resor väl, genom att följa det som står i Umeå universitets miljöpolicy och regler för tjänsteresor.

Reglerna för tjänsteresor omfattar bland annat

  • planering och godkännade
  • beställning
  • fakturering, betalning och utlägg
  • val av färdsätt
  • semester i anslutning till tjänsteresa.

Miljöhänsyn

Umeå universitets miljöpolicy gäller från 1 januari 2020. Universitetet vill bidra till att de globala hållbarhetsmålen i Agenda 2030 nås.

När det gäller resor är utgångspunkten att

  • alltid arbeta för möjligheten till resfria möten
  • välja kollektiva färdmedel i första hand när en resa genomförs
  • resa på ett så säkert, kostnadseffeektivt och miljövänligt sätt som möjligt.

Tillfälliga rutiner för bokning av resor

Universitetets upphandlade resebyrå XLNT Travel begärdes tyvärr i konkurs 10 juni 2020, vilket innebär att de inte längre kan stötta Umeå universitet i reseärenden.

I nuläget kan du som medarbetare boka vissa typer av resor direkt hos företagen som bedriver persontrafik:

Boka tåg (inklusive Arlanda Express) samt buss i linjetrafik

Boka flyg

Boka hotell

Boka taxi

Boka hyrbil

Vid behov av att kunna boka andra typer av resor får en utsedd beställare vid institutionen eller enheten kontakta tjansteresor@umu.se för rådgivning och stöd.

Frågor och svar om konsekvenser av XLNT Travels konkurs

Är utställda biljetter fortfarande giltiga?

Utställda biljetter som har bokats via XLNT Travel är alltjämt giltiga och påverkas inte av konkursen.

Går det att få tillbaka pengar för inställda som bokats via XLNT Travel? 

Om du som medarbetare har frågor som gäller en inplanerad eller avbokad resa som har bokats via XLNT Travel, vänd dig i första hand till en ekonomiadministratör på din institution eller enhet.

I samarbetsytan Ekonomiadministration informerar Ekonomienheten om hur institutioner och enheter behöver gå till väga för att begära återkrav från reseleverantörer: Hantering av fakturor avseende inställda resor beställda via XLNT Travel.

Har du frågor om resor?

Om du har frågor om ersättningar och reseräkning kontaktar du Torbjörn Carlsson på Personalenheten.
090-786 56 43

Om du har frågor om våra avtal med reseleverantörer kontaktar du Upphandling och inköp på adressen tjansteresor@umu.se

Avbeställningsskydd vid avbokning av resa

Umeå universitet omfattas av ett avbeställningsskydd vid avbokning av resa på grund av akut sjukdom, olycksfallsskada eller dödsfall. Kostnaden för resan ska överstiga 1000 kr för att avbeställningsskyddet ska gälla.

Blankett för ansökan om ersättning från avbeställningsskydd

Personalenheten
2020-09-14