Tjänsteresor

Tjänsteresor ingår som en betydelsefull del i universitetets verksamhet och är ett viktigt medel för att utveckla och upprätthålla såväl nationella som internationella kontakter. För närvarande begränsas resandet av den globala coronapandemin.

Umeå universitets upphandlade resebyrå XLNT Travel ansökte om konkurs 10 juni. vilket bland annat innebär att de inte kan hjälpa medarbetare att boka resor. Läs mer nedan och i nyheten på Aurora: Försöker lösa behovet av ny resebyrå för Umeå universitet

Tillfälliga reserestriktioner under 2020

Särskilda regler, rutiner och rekommendationer gäller med anledning av coronaviruset/covid-19.

Aktuella reserestriktioner i korthet (uppdaterat 17 juni)

  • Umeå universitets rektor beslutade den 12 maj att förlänga beslutet om att ställa in alla utrikes tjänsteresor fram till den 30 augusti
  • Från och med 13 juni har regeringen meddelat att symtomfria personer kan resa inom landet om det görs med försiktighet.
  • För planeringsdagar, konferenser och liknande personalaktiviteter vid Umeå universitet gäller fortsätt restriktivitet utifrån Folkhälsomyndighetens föreskrifter om att arbeta på distans. 

Läs mer på umu.se: Information till medarbetare om resor med anledning av covid-19

Regler för att boka och genomföra tjänsteresor

Tjänsteresor styrs bland annat av kollektivavtal, universitetets egen resepolicy, inkomstskattelagen och upphandlade avtal.

Som anställd har du ett ansvar att planera dina resor väl, genom att följa det som står i Umeå universitets miljöpolicy och regler för tjänsteresor.

Miljöhänsyn

Av universitetets miljöpolicy framgår att vi alltid arbetar för möjligheten till resfria möten, och när en resa genomförs så sker den i första hand med kollektiva färdmedel och på ett så säkert, kostnadseffeektivt och miljövänligt sätt som möjligt.

Resebyrå – XLNT Travel i konkurs

De senaste åren har Umeå universitets regler och rutiner för resebokning byggt på att alla resor och hotellbokningar, inrikes och utrikes, ska göras genom en upphandlad resebyrå.

Tyvärr begärdes universitetets upphandlade resebyrå XLNT Travel i konkurs 10 juni 2020, vilket innebär att de inte längre kan stötta Umeå universitet i reseärenden.

Vad gäller nu om jag behöver boka en resa?

Budskapet från universitetsledningen är att organisationen helst bör avvakta med att boka resor till dess att en ny resebyrå finns att tillgå.

Undantaget är inrikes tågresor som nu går att boka på Aurora via en E-tjänst: Boka tåg

Finns det behov av att boka tjänsteresor som absolut inte kan vänta så får institutionen eller enheten vända sig direkt till flygbolag och liknande.

Notera att utrikes tjänsteresor fortfarande är inställda av smittskyddsskäl.

Är utställda biljetter fortfarande giltiga?

Utställda biljetter som har bokats via XLNT Travel är alltjämt giltiga och påverkas inte av konkursen.

Är vouchers och reservationer som utfärdats av XLNT Travel fortfarande giltiga?

Det finns många olika typer av vouchers/reservationer så det går därför inte att lämna något generellt svar gällande alla.

Om medarbetare vid Umeå universitet har vouchers eller värdebevis som utfärdats av XLNT Travel så behöver man kontakta resebyrån så snart som möjligt för att höra om dessa är giltiga eller ej.

XLNT Travel har uppgett att de håller viss bemanning i cirka tre veckor från 10 juni fråmåt.

Kontaktinformation till XLNT Travel:

Telefon: 090-15 80 85

E-post: universitet@xlnttravel.se

En annan möjlighet är att kontakta slutleverantören, t ex Scandic eller SAS, för att undersöka om en voucher fortfarande är giltig.

Vad gäller om jag har frågor om fakturor, fordringar eller annat som rör ekonomi?

Om du som medarbetare har frågor som gäller en inplanerad eller avbokad resa som har bokats via XLNT Travel, vänd dig i första hand till en ekonomiadministratör på din institution eller enhet.

När det gäller institutioners och enheters hantering av leverantörsfakturor för resor som tidigare bokats av XLNT Travel, samt eventuella fordringar på ej krediterade resor, så hänvisas ekonomiadministratörer till nyhetsuppdatering på samarbetsytan Ekonomiadministration.

Vid övriga frågor som gäller XLNT Travel

Vid särskilda behov kan frågor riktas till Maria Westberg, avtalscontroller vid Universitetsledningens kansli, som är Umeå universitets kontaktperson för löpande kommunikation gentemot XLNT Travel och konkursförvaltaren.

Bokning av olika färdmedel

För dessa typer av resor har Umeå universitet särskilda avtal och rutiner:

Taxi

Taxiresor kan bokas via företaget Flygtaxi. Denna möjlighet påverkas inte av resebyrån XLNT Travels konkurs.

Läs mer på sidan Boka taxi

Tåg

Som inloggad på Aurora kan du boka tågresor med en E-tjänst som tillhandahålls av SJ. Du boka tågresor med alla tågbolag i Sverige. Du kan även boka transport med Arlanda Express och Flygbussarna.

Läs mer och boka på sidan Boka tåg (Kräver inlogg med Umu-ID)

Hyrbil

Om du ska göra en tjänsteresa med bil ska du i första hand resa med hyrbil.

När du bokar hyrbil ska du boka hos någon av universitetets upphandlade leverantörer.

I universitetets avtal ingår leverantörer för hyra av bil, minibuss eller lätt lastbil upp till 3,5 ton.

Läs mer på sidan Boka hyrbil.

Övrigfa resor

Övriga marktransporter som Arlanda Express eller bussresor i linjetrafik har tidigare bokats genom den upphandlade resebyrån XLNT Travel. Denna sida kommer att uppdateras så snart det finns ny information i frågan.

RELATERAD NYHET

Försöker lösa behovet av en ny resebyrå för universitetet

17 juni 2020

Institutioner och enheter uppmanas att avvakta med bokning av inrikes resor till i augusti.

Anledningen till detta är att Umeå universitet står utan upphandlad resebyrå efter att XLNT Travel försatts i konkurs.

Läs nyheten

Har du frågor om resor?

Om du har frågor om ersättningar och reseräkning kontaktar du Torbjörn Carlsson på Personalenheten.
090-786 56 43

Om du har frågor om våra avtal med reseleverantörer kontaktar du Upphandling och inköp.

Avbeställningsskydd vid avbokning av resa

Umeå universitet omfattas av ett avbeställningsskydd vid avbokning av resa på grund av akut sjukdom, olycksfallsskada eller dödsfall. Kostnaden för resan ska överstiga 1000 kr för att avbeställningsskyddet ska gälla.

Blankett för ansökan om ersättning från avbeställningsskydd

Personalenheten
2020-06-24