Umeå Universitet är en statlig myndighet och lyder därför under offentlighetsprincipen, som den uttrycks i Tryckfrihetsförordningen. Det innebär att mycket av den information som finns vid Umeå universitet utgör allmänna handlingar.
Du kan läsa mer om vad det är på sidan FAQ Allmänna handlingar och sekretess (umu.se) med angränsande sidor.
Riksarkivet är tillsynsmyndighet i arkivfrågor och de ger ut föreskrifter som ska följas av myndigheten. Arkivfunktionen vid Umeå universitet gör lokala tillämpningar av föreskrifterna genom interna regelverk och instruktioner. Regelverk inom vårt område finns på denna sida Arkiv och diarium (umu.se)
Ett arkiv bildas av en myndighets allmänna handlingar. Vid Umeå universitet utgör varje institution eller motsvarande en egen arkivbildare och ansvarar för sina allmänna handlingar. Det betyder att du som chef är ytterst ansvarig för att se till att de allmänna handlingar som hanteras inom din verksamhet hanteras korrekt.
För det praktiska arbetet med hanteringen av allmänna handlingar ska du som chef när du kommer ny till en institution eller motsvarande undersöka om det finns
- En utsedd arkivsamordnare med resurser nog att utföra sitt uppdrag. Mer om rollen arkivsamordnare kan du läsa på sidan Ansvarsroller du som chef utser. Där står också hur du anmäler arkivsamordnare.
- Någon, helst två, som har ansvar för den inkommande analoga posten.
- Någon som hanterar diarieföringen
I många fall kan det vara så att samma person kan inneha alla funktionerna. Det beror helt på storleken på institutionen eller motsvarande.
Här nedan följer några punkter som riktar in sig på ansvaret för allmänna handlingar.
Hantering av post
Som chef ska du se till att den analoga som digitala posten hanteras varje dag. Detta för att fånga upp allmänna handlingar och erbjuda hög nivå av service. Läs mer på sidan Serviceskyldighet och angränsande sidor.
Förvara allmänna handlingar
Att se till att arkivhandlingar har ett fullgott skydd är en viktig del i informationssäkerheten.
Som chef ska du se till att handlingar i papper i första hand förvaras i en arkivgodkänd lokal. I andra hand i ett brandklassat arkivskåp.
Digitala handlingar kan antingen förvaras i system eller på en lagringsyta. Beroende på innehåll ställs olika krav på vilka ytor som får användas. Mer om lagringsytor kan du läsa om på sidan Så kan du lagra dina filer med undersidor. Om forskningsdata finns bra information på denna sida Hantera forskningsdata.
Organisationsförändringar
Om din institution ska bilda en ny institution tillsammans med en annan institution ställs det krav på att era respektive allmänna handlingar inte blandas ihop. Ni börjar om på ett nytt gemensamt arkiv. Kontakta arkivfunktionen via universitetsarkiv@umu.se för mer information.
Medverka i urval av bevarande eller gallring av forskningsdata
Som chef vid en institution ska du tillsammans med forskare och arkivsamordnare värdera den forskningsdata som uppkommer i ett forskningsprojekt. På sidan Gallring av forskningsdata kan du läsa mer om vad det innebär.
För mer information kontakta gärna arkivfunktionen via e-post till universitetsarkiv@umu.se