Eget utlägg innebär att en anställ tar en kostnad för arbetsgivarens räkning. En förutsättning för att få ersättning är att inköpet har godkänts i förväg av beslutande chef.
👥 Chefens ansvar
Prefekt eller chef är ansvarig för ekonomin inom en institution eller enhet. En del av detta ansvar är att fatta beslut om utbetalningar. Det är alltså chefens ansvar att besluta om reseräkningar och utlägg.
Det ekonomiska ansvaret innebär att säkerställa
- att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet
- att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser
- att medlen används enligt gällande regler.
👥 Rollen som granskare
För att avlasta prefekter och chefer har Umeå universitet inrättat rollen granskare.
Prefekt eller chef kan fatta beslut om att utse en granskare för institutionen eller enheten.
Uppgiften som granskare handlar om att gå igenom underlag till utlägg och reseräkningar och säkerställa att det stämmer överens med rådande regler.
Granskaren ska kontrollera att program och utlägg finns med som bilaga i ärendet innan ärendet går till chef.
Granskaren har också till uppgift att
- registrera reseräkningar och utlägg för personer som inte är anställda vid Umeå universitet och därmed inte har tillgång till PASS
- säkerställa att underlag till reseräkningar arkiveras på ett korrekt sätt i minst två kopior
- vara institutionens/enhetens kontaktperson för information vid förändringar i granskningsflödet.
Rutiner för att skicka in utlägg eller reseräkning
Generellt ska medarbetare skicka in sina utlägg via formuläret Resor/utlägg i PASS.
I följande fall gäller dock andra rutiner.
Friskvårdsbidrag
För friskvårdsbidrag finns det ett särskilt formulär i PASS. Rektor har beslutat att alla medarbetare friskvårdsbidrag oavsett anställningsform ska ha rätt till friskvårdsbidrag.
Regel för friskvård vid Umeå universitet
Sjukvårdsersättning och läkemedelsersättning
Universitetet ersätter medarbetare för vissa sjukvårdskostnader. Det finns ett särskilt formulär i PASS som ska användas.
Medlemsavgifter
För till exempel personliga medlemsavgifter knutna till konferensdeltagande ska medarbetaren ansöka om ersättning på särskild blankett.
Medlemsavgifter – betald via faktura av institutionen/enheten
Om institutionen/enheten betalar medlemsavgift för anställd ska den anställde förmånsbeskattas. Kopia på faktura skickas in tillsammans med blanketten.
Baskonto 4315 Medlemsavgifter och övriga skattepliktig förmåner
Projektk Institutionens konto
Verksamhet "
Orghemsvist "
Förmånsbeskattning blankett
Medlemsavgifter – betald av anställd
Begäran om ersättning för betald medlemsavgift betald av anställd görs på blankett "Arvodesräkning" och bifogar kopia på medlemsavgiften samt kvitto på betalningen.
Baskonto 4031 (tillsvidare eller tidsbegränsat anställda) el 4036 (ej anställda)
Projekt Institutionens konto
Verksamhet "
Orghemsvist "
Arvodesräkning blankett
Granskning av reseräkning
Enligt gällande kollektivavtal har Umeå universitets medarbetare rätt till traktamente och ersättning för resekostnader i samband med tjänsteresa.
Arbetsgivaren ersätter resekostnader motsvarande gjorda utlägg mot kvitton. En reseräkning ska redovisas inom ett år efter resans genomförande.
Dagtraktamente
Traktamente är en skattefri ersättning för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresa.
För att traktamente ska kunna betalas ut krävs det att tjänsteresan har gjorts till en plats utanför den ordinarie verksamhetsorten och att tjänsteresan har omfattat minst en övernattning.
Om en flerdygnsförrättning inleds med avresa innan klockan 12:00 så ska helt traktamente betalas ut för den dagen. Om avresa sker efter 12:00 ska halvt traktamente betalas ut.
Om tjänsteresan avslutas efter 19:00 på hemkomstdagen så ska helt traktamente betalas ut. Om resan avslutas innan 19:00 så ska halvt traktamente betalas ut.
Nattraktamente
Nattraktamente ska betalas ut när
- fri logi inte har tillhandahållits av arbetsgivaren, värdlandet, trafikföretaget eller liknande och
- resenären inte har gjort utlägg för logikostnader som kan styrkas med kvitton och
- resenären inte har tillbringat natten på tåg, båt eller flygplan.
Lönetillägg
Umeå universitet och de lokala fackliga organisationerna har slutit ett avtal om lönetillägg vid inrikes tjänsteresor. Lönetillägget är ett komplement till det skattefria dag- och nattraktamentet.
En tjänsteresa som börjar och slutar på samma dag och pågår i 12 timmar eller mer ger också rätt till lönetillägg.
Lönetilläggen är skattepliktiga och påförs arbetsgivaravgifter.
Ersättningsnivåerna i avtalet ändrades senast i början av 2019.
Resekostnadsersättning
Vid tjänsteresa betalar arbetsgivaren resekostnader motsvarande gjorda utlägg. Kostnaderna ska styrkas med kvitton eller biljetter i original, så långt det är möjligt.
Taxiresor ska dessutom specificeras.
Man kan endast i undantagsfall få ersättning för sms-betalning. Ersättning för sms-betalning kan som mest utgå med 300 kronor/dygn.
Måltidsavdrag och kostförmån
Om medarbetaren blir bjuden på gratis måltider under en tjänsteresa så ska traktamentet minskas med ett måltidsavdrag.
Fria måltider är också en förmån som ska förmånsbeskattas. På reseräkningen kallas detta för kostförmån.
Måltider som innebär måltidsavdrag, men inte kostförmån
Dock finns det några typer av måltider som inte räknas som skattepliktig förmån:
- hotellfrukost som ingår i priset
- måltid i samband med representation
- tillhandahållen måltid som resenären har valt att inte äta (till exempel en konferenslunch)
Betalkort med personligt betalningsansvar
Från och med 2023 kommer betalkort via Eurocard kommer inte längre att vara gratis. Detta är en förändring som har skett i och med den nya upphandlingen av betalkort. Det innebär att universitetet kommer att börja debitera respektive enhet/institution för hela årsavgiften från och med slutet av 2023.
Om anställda som har betalkort slutar, kom ihåg att uppmana den anställda om att avsluta sitt betalkort. Så länge den anställda har sitt kort så kommer enheten/institutionen att fortsätta faktureras för detta.