Inför ankomst: Förberedelser vid nyanställning

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Tiden från anställningskontraktets undertecknande till medarbetarens första arbetsdag rymmer ofta många praktiska saker som behöver förberedas. Detta gäller i synnerhet om den nya medarbetaren ska flytta till Umeå från ett annat land.

 

Foto:

På denna sida:

Goda förberedelser innan en ny medarbetares ankomst är värdefullt oavsett vem den nya personen är. Som chef, handledare eller HR-stöd har du en viktig roll vid medarbetarens förberedelser och vid ankomsten till Umeå universitet.

Denna sida rymmer förslag till rutiner som kan användas vid alla nyanställningar, och punkter som enbart är aktuella vid nyanställning av internationella medarbetare.

Vid rekrytering av internationella medarbetare har de praktiska förberedelserna extra stor betydelse. Särskilt om den internationella medarbetaren har en medföljande partner och/eller barn kan det finnas många frågor som behöver besvaras och lösas för att flytten till Umeå ska gå smidigt.

Information riktad till nya internationella medarbetare

Under ingången Employment på Aurora finns information som riktar sig till nya internationella medarbetare. Bekanta dig gärna med dessa sidor, så att du kan hänvisa den nya internationella medarbetaren dit för att söka svar på sina frågor. Men var också förberedd på att personen kan behöva personlig vägledning. 

Stöd till chefer, HR, handledare och introduktionsansvariga för nya internationella medarbetare

International Staff Support på Personalenheten erbjuder stöd och utbildningsinsatser till institutioner och enheter vid rekrytering, mottagande och introduktion av nya internationella medarbetare.

Om du arbetar med stöd till internationella medarbetare kan du också gå med i det Internationella HR-nätverket. Kontakta Rosita Nilsson för att få tillgång till Teams-gruppen. 

Lämpliga förberedelser vid alla nyanställningar

Här följer ett förslag på rutiner att följa innan en nyanställd medarbetare är på plats och börjar arbeta.

Överväg gärna att arbeta vidare och utforma egna rutiner som är särskilt anpassade för just er institution eller enhet.

✔ Utse en introduktionsansvarig

Du som chef kan gärna utse en ansvarig person som tillsammans med dig och andra berörda ger den nyanställde en anpassad arbetsplatsintroduktion.

✔ Informera övriga medarbetare om den nya medarbetaren

Du som chef ser till att alla blivande kolleger får information om vem den nya medarbetaren är, vad hon eller han ska arbeta med och tidpunkt för första arbetsdagen.

✔ Förbered den fysiska arbetsplatsen

Institutionen eller enheten bör

  • se till att det är klart var i lokalerna den nya medarbetaren ska sitta
  • se till att det finns kontorsmöbler på plats
  • se till att det finns nycklar
  • förbereda eventuella namnskyltar till arbetsrum och postfack.

✔ Förbered den digitala arbetsplatsen

Institutionen eller enheten bör

  • se till att det finns en dator till medarbetaren, gärna med relevanta programvaror installerade
  • beställ Umu-id, e-postkonto och inloggningsuppgifter
  • besluta och beställ eventuell telefonianknytning och/eller mobiltelefon

✔ Planera introduktionen 

Chef eller utsedd introduktionsansvarig tar ansvar för att

  • planera välkomnande, introduktionsmöte och rundtur på arbetsplatsen för den nya medarbetaren
  • boka in tider för möten med nyckelpersoner på institutionen eller enheten.

Läs mer om att planera och genomföra introduktionen på arbetsplatsen:

Introduktion av nyanställda

✔ Informera den nya medarbetaren

Chef eller utsedd introduktionsansvarig tar ansvar för att

Förberedelser vid nyanställning av internationella medarbetare

Listan på lämpliga förberedelser vid alla nyanställningar gäller i högsta grad vid nyanställning av internationella medarbetare.

Utöver dessa förberedelser behöver ni även tänka på följande: 

✔ Säkerställ att arbets- eller uppehållstillstånd är ordnat

Observera att Umeå universitet inte får skriva anställningskontrakt med en internationell medarbetare förrän det är säkerställt att personen har rätt att bo och arbeta i Sverige.

Rekryteringsprocessen 3: från beslut till kontrakt

På sidan Arbetstillstånd och uppehållstillstånd finns information om Sveriges regler för arbetskraftsinvandring om vilka ansökningar och intyg som behöver skickas in till Migrationsverket.

Arbetstillstånd och uppehållstillstånd

✔ Se till att det finns ett giltigt pass och eventuellt visum

​Medborgare i ett land utanför EU behöver ett pass vid inresa till Sverige och medborgare från ett flertal länder utanför EU behöver också visum för inresan till Sverige.

EU-medborgare behöver ett giltigt pass eller ett identitetskort där medborgarskapet framgår vid inresan till Sverige.

✔ Planera resan till Umeå

Kommunicera med den nyanställda medarbetaren kring

  • vem som bokar resan till Sverige och Umeå och
  • vem som står för kostnaden.

Institutionen har i vissa fall möjlighet att betala kostnaden för resa till och från Sverige i samband med uppdragets början och slut, samt skälig kostnad för logi.

Lämna namnet på en kontaktperson och ett telefonnummer dit den nya medarbetaren kan vända sig vid förseningar eller frågor.

Ett personligt mottagande på flygplatsen rekommenderas.

Skatteregler: Observera att ersättning för rese- och logikostnad är skattefri om vistelsen i Sverige är kortare tid än sex månader, men skattepliktig och skall påföras arbetsgivaravgifter om vistelsen i Sverige är beräknad att pågå längre tid än sex månader.​

✔ Ordna med folkbokföring eller samordningsnummer 

Ansökan om att bli folkbokförd i Sverige behöver medarbetaren göra själv vid ett personligt besök på Skatteverkets kontor. Som arbetsgivare kan vi se till att de intyg som krävs är förberedda innan medarbetaren kommer till Umeå.

Läs mer:

Folkbokföring och personnummer för internationella medarbetare

✔ Hitta en bostad

Efterfrågan på bostäder i Umeå är väldigt stor vilket gör det viktigt att börja sökandet så tidigt som möjligt.

Institutioner och enheter kan vända sig till Umeå universitets bostadsförmedling Housing Office för att få hjälp att ordna bostad till internationella medarbetare och gästforskare. En förfrågan skickas då in från institutionen.

Bostadsförmedling

✔ Se över och informera om försäkringar

Internationella medarbetare behöver få veta vilket försäkringsskydd de har under sin vistelse i Sverige. Försäkringsintyg kan ockspå behöva ordnas.

Försäkringar för internationella medarbetare

Rätt till sjukvård och socialförsäkring

Postdoktorstipendiater kan läsa om sitt försäkringsskydd under ingången Education and Research, Support for scholarship holders.

Support for scholarship holders

✔ Undersök och informera om skatt

Under vissa förhållanden kan det vara aktuellt för internationella medarbetare att ansöka om skattelättnader.

Skattskyldighet

Förberedelser för medföljande familj till internationella medarbetare

En medarbetare som flyttar till Umeå med sin familj behöver ofta lite extra stöd för att hela familjens anpassning ska gå så bra och smidigt som möjligt.

Information om barnomsorg och skola finns under ingången Employment, International Staff Support.

Accompanying family (childcare and schools)

Ansöka om uppehållstillstånd

Medföljande familjemedlemmar kan beviljas ett uppehållstillstånd som gäller för samma period som den anställde/stipendiaten vid Umeå universitet. 

Huvudsökande kan inkludera ansökan för medföljande i förstagångsansökan men det går även bra att skickas in en ansökan senare.

Socialt sammanhang för partner/medföljande 

International Staff Support arrangerar ett introduktionsprogram varje termin för internationella medarbetare, där finns möjlighet för partners att delta i ett flertal aktiviteter.

Medföljande partner till anställda och postdoktorstipendiater är välkomna att delta i Dual Career Programme. Programmet innehåller seminarier med information om hur man söker arbete i Sverige, behörighet att läsa kurser och program på universitetet, lära sig svenska osv. Det finns även ett nätverk för sociala möten med andra medföljande.

Dual Career Programme

På universitetet pågår flera aktiviteter som kan vara av intresse för nya medarbetare och medföljande. På campus finns "Kyrkan på campus" och de välkomnar alla oavsett trosuppfattning till sin verksamhet.

Studier i svenska för partner/medföljande

För att underlätta integrering och jobbsökande rekommenderas studier i svenska. Det finns ett flertal olika möjligheter för att studera svenska.

SFI (svenska för invandrare) är det vanligaste sättet och kräver personnummer för anämlan.

Kurser på folkhögskola eller ett studieförbund - medför kostnad för den enskilde.

Svenskastudier på universitetet, 3 terminer på heltid

Kontakta studentcentrum för mer information

Studentcentrum

Arbete eller företagande

Allmän information om att bo och arbeta i Sverige samt lediga jobbannonser finns på Eures och European Job Mobility Portal

Kontakt på Arbetsförmedlingen: Annika Sund, EURES-rådgivare, Internationell rekrytering

Om en medföljande partner har en affärsidé och eventuellt är intresserad av att starta eget företag kan de kontakta Uminova Innovation. 

Uminova Innovation

Högre studier

För vissa medföljande finns möjligheten att studera kostnadsfritt i Sverige. Det beror på vilket medborgarskap samt vilken typ av tillstånd huvudsökande har.
Kontakta studentcentrum för mer information

Studentcentrum

Ansöka om plats i förskola eller skola

Umeå kommun har ett Kompetenscentrum för flerspråkighet som kan förmedla information om det svenska skolsystemet samt om förskolor och skolor i Umeå.

Modersmål (Umeå kommuns webbplats, umea.se)

Nya internationella medarbetare bör så snart som möjligt kontakta Kompetenscentrum och ansöka om önskad plats på en förskola eller skola.

Kontakt

För stöd i frågor kring rekrytering och mottagande av internationella medarbetare, stipendiater och medföljande familj är du välkommen att kontakta International Staff Support.

Stöd till Teknisk-naturvetenskaplig fakultet samt Humanistisk fakultet

 

Foto:

Rosita Nilsson
HR-strateg vid Personalenheten
✉ rosita.nilsson@umu.se
📞 090-786 54 69

 

Stöd till Medicinsk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet

 

Foto:

Torbjörn Forsberg
HR-strateg vid Personalenheten
torbjorn.forsberg@umu.se
📞 090-786 70 80

Rosita Nilsson
2021-06-11