Vid gemensamma arbetsställen kan risker uppstå genom att verksamheterna påverkar varandra och medarbetare kan vara omedvetna om risker som andra verksamheter medför. Därför är det viktigt att de som bedriver verksamhet tillsammans samråder och samarbetar för att åstadkomma säkra arbetsförhållanden.
Ansvarig för en av verksamheterna ska ha en samordnande roll som samordningsansvarig för de risker som kan uppstå på grund av ett gemensamt brukande av lokalerna. Syftet med samordningsansvaret är att förhindra att ohälsa eller olycksfall inträffar.
Vad är ett gemensamt arbetsställe?
Ett gemensamt arbetsställe är lokaler som personalrum, korridorer, kontor eller laborationsytor, som delas av två eller fler institutioner/enheter eller arbetsgivare. Att arbeta på ett gemensamt arbetsställe kan innebära att samtliga verksamheter har sin huvudsakliga arbetsplats i lokalerna, men även att medarbetare använder lokalerna tillfälligt (inhyrd eller inlånad personal) eller arbetar där under vissa dagar eller tider (lokalvård). Avgränsningen för vad som är ett gemensamt arbetsställe beror till stor del på arbetsplatsens utformning. Verksamheter som är helt avskilda, exempelvis av en dörr eller som befinner sig på olika våningsplan och inte har några gemensamma lokaler är inte att betrakta som gemensamma arbetsställen.
Vad är ansvar för arbetsmiljöuppgifter?
Det är viktigt att skilja på ansvar för arbetsmiljöuppgifter och på samordningsansvar. Ansvar för arbetsmiljöuppgifter som gäller den egna verksamheten ligger alltid kvar hos den prefekt eller chef som blivit tilldelad arbetsuppgifterna. Det kan du läsa mer om i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter (se avsnittet Relaterad information på denna sida).
Varje prefekt/chef har ett ansvar att bedriva ett systematiskt brandskydds-, miljö-, strålskydds-, säkerhets- och arbetsmiljöarbete och undersöka den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön för sin verksamhet. Var och en av prefekterna/cheferna ansvarar för att deras verksamheters aktiviteter eller anordningar inte utsätter någon annan på arbetsplatsen för risker för ohälsa eller olycksfall.
Även om ansvaret för arbetsmiljöuppgifter kring en enskild medarbetare ligger hos prefekt/chef så kan det vara nödvändigt att samordna exempelvis rehabiliteringsinsatser för att kunna uppnå en god arbetsmiljö för medarbetaren. Det gäller i de fall där det är den samordningsansvariga som har möjlighet att besluta om och genomföra åtgärder på den gemensamma arbetsplatsen.
Vem ska vara samordningsansvarig?
I arbetsmiljölagen står det att den som råder över arbetsstället har samordningsansvaret. I många fall är det självklart vem av prefekterna/cheferna som råder över arbetsstället på grund av att en av institutionerna/enheterna innehar majoriteten av medarbetarna, men i andra fall kan det vara svårare. Vanligtvis är det prefekt/chef som fastställer samordningsansvarig person tillsammans med de prefekter/chefer som gemensamt delar lokaler. Om flera verksamheter råder över arbetsplatsen i lika hög grad eller om det inte är tydligt vilken verksamhet som råder över arbetsplatsen så ska det bestämmas sinsemellan vem som ska ha samordningsansvaret. Det kan exempelvis handla om centrumbildningar.
Vad gör den samordningsansvariga?
Den samordningsansvarige har ansvar för att samordna det gemensamma arbetsställets skyddsarbete för att förebygga ohälsa och olycksfall. Den huvudsakliga arbetsuppgiften är att tillse att det gemensamma arbetsstället har arbetssätt och rutiner som säkerställer en säker arbetsmiljö. Rutinerna ska vara tydliga och kända av alla på arbetsstället.
Att vara samordningsansvarig innebär inte att alla åtgärder inom ansvarsområdet måste genomföras av en själv, däremot ligger i ansvaret att se till att uppgifterna blir genomförda.
Den samordningsansvarige har ansvar för att:
- Systematiskt undersöka och bedöma fysiska risker i arbetsmiljön på det gemensamma arbetsstället, tillse att de åtgärdas och upprätta handlingsplaner för de risker som inte kan åtgärdas direkt för att förebygga ohälsa, olyckor och tillbud.
- Vid behov tidsplanera arbetet på det sätt som behövs för att förbygga risker för ohälsa och olycksfall till följd av att olika verksamheter pågår på arbetsstället, exempelvis vid laborativa moment.
- Gemensamma skyddsanordningar inrättas och underhålls samt att gemensamma skyddsregler på arbetsstället utfärdas.
- Personalutrymmen och sanitära anordningar inrättas på arbetsstället i den omfattning som behövs.
- Samordna arbetsmiljöronder.
- Samordna brandskyddsarbetet.
- Bjuda in till sådana utbildningar som respektive institution/enhet erbjuder den egna personalen och som är av vikt för det gemensamma arbetet, utrustning eller det gemensamma arbetsställets rutiner.
- Informera berörd personal om arbetsställets rutiner, om de risker som finns samt vilka säkerhetsrutiner som gäller.
- Anslå vem som är samordningsansvarig.
När ska en skriftlig överenskommelse om samordning upprättas?
En skriftlig överenskommelse om samordningsansvaret bör upprättas när två eller fler arbetsgivare har personal som arbetar i gemensamma lokaler. Exempelvis finns en sådan överenskommelse mellan Umeå universitet och Region Västerbotten som förtydligar samordningsansvaret mellan parterna. Överenskommelsen med bilaga hittar du i avsnittet Relaterad information på denna sida.
Inom Umeå universitet rekommenderas att institutioner/enheter som delar lokaler upprättar en skriftlig överenskommelse om samordningsansvaret i de fall där det inte är tydligt vilken av institutionerna/enheterna som råder över ett gemensamt arbetsställe. Att skapa tydlighet är särskilt viktigt om riskfyllda arbetsmoment bedöms ingå i verksamheten. En överenskommelse om samordningen bör även skrivas i de fall där det redan är tydligt vilken av verksamheterna som råder över arbetsstället, men då man vill att ansvaret för samordningen ska ledas av den andra parten/institutionen/motsvarande. Mall för överenskommelse om samordningsansvar finns i avsnittet Relaterad information på denna sida.
En skriftlig överenskommelse behöver inte upprättas om inte verksamheterna har ett behov av det och i så fall ligger samordningsansvaret per automatik hos den prefekt/chef som råder över arbetsstället. Det behöver exempelvis inte upprättas någon överenskommelse mellan universitetsservice och de institutioner som brukar deras tjänster. Det viktiga är att det är tydligt för alla inblandade vem som ansvar för vad och att alla som vistas i lokalerna stadigvarande eller tillfälligt (exempelvis entreprenörer och servicemedarbetare) får tillgång till all relevant information för att arbeta säkert. Oavsett om en överenskommelse skrivs eller inte bör dokumentet Gemensam checklista för chefer och samordningsansvariga användas för att säkerställa att kraven på samordning uppfylls. Denna checklista kan även användas av prefekter/chefer som har gemensamma arbetsställen med andra arbetsgivare, till exempel Region Västerbotten eller Sveriges lantbruksuniversitet. Checklistan finns under avsnittet Relaterad information på denna sida.
Anslag om vem som är samordningsansvarig
På alla gemensamma arbetsställen ska det finnas ett anslag om vem som är samordningsansvarig. Var anslaget ska vara placerat beror på arbetsplatsen utformning och förutsättningar. Det viktiga är att säkerställa att samtliga som vistas i lokalerna har tillgång till informationen. Anslaget kan exempelvis placeras i en entré, gemensam korridor eller ett fikarum.
Gemensamt brandskyddsombud
Rollen som brandskyddsombud kan delas av institutionerna/enheterna vid ett gemensamt arbetsställe om det är funktionellt ur ett verksamhetsperspektiv. För utseende av brandskyddsombud finns en avsedd blankett (se avsnittet Relaterad information på denna sida) och om rollen delas signeras blanketten av alla chefer vid det gemensamma arbetsstället. Observera att Kontaktperson för strålskyddsfrågor samt Föreståndare för brandfarlig vara är kopplade till institution och inte arbetsplats och dessa roller kan inte delas vid ett gemensamt arbetsställe.
Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Vid Umeå universitet fördelas arbetsmiljöuppgifter nedåt i organisationen, från rektor till dekan och från dekan vidare till prefekt/chef som i sin tur kan fördela arbetsmiljöuppgifter till underställd medarbetare vid den egna institutionen/enheten (se Regel för fördelning av arbetsmiljöuppgifter i avsnittet Relaterad information på denna sida). Om prefekt/chef bedömer att det är lämpligt att fördela arbetsmiljöuppgifter till en medarbetare, vid annan institution än den egna, vid det gemensamma arbetsstället så används bilaga 2 till Regel för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. För detta ändamål ska samtliga prefekter/chefer signera samma blankett och det bör tydliggöras vilket gemensamt arbetsställe och vilka arbetsmiljöuppgifter som avses med delegationen.