Lagra och dela i Office 365

Här kan du läsa mer om hur du på ett smart och säkert sätt kan lagra dina filer i tjänsterna OneDrive, Teams och Sharepoint som finns tillgänglig i Office 365.

OneDrive

Onedrive används för att lagra dina egna filer. Du har tillgång till 1 TB lagringsutrymme och du kan nå filerna oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder. Du kan dela filer eller mappar med andra personer vid behov, det innebär att du äger filerna och bestämmer behörighet, men mottagaren får tillgång till filerna och den aktuella versionen om du ändrar filen. 

Webbinarium om OneDrive

Vad OneDrive är, hur du använder det för lagring av egna filer samt hur du delar filer med andra. Filmen är cirka 21 minuter lång och har svensk och engelsk text. Slå på undertext genom att klicka på knappen CC.

 

Teams

I Teams lagrar du gemensamma filer som tillhör en arbetsgrupp, projekt eller enhet. Alla deltagare äger alla filer om inga andra behörigheter sätts. I Teams är det smidigt att samarbeta med filer, alla deltagare i teamet kan redigera samtidigt och alla deltagare har alltid den senast uppdaterade versionen. Filerna ni har i Teams lagras även i Sharepoint då det automatiskt skapas en gruppwebbplats i bakgrunden när ett team skapas.

Läs mer om Teams.

Sharepoint

Det går också att välja att endast ha en gruppwebbplats i Sharepoint utan att skapa ett team. Med Sharepoint kan ni flytta och kopiera filer till andra gruppwebbplatser inom universitetet, flytta inom befintlig gruppwebbplats eller dela externt. Ni kan även styra behörigheten på mapparna och filerna som ni har gemensamt.

Läs mer om Sharepoint. 

 

Vad är skillnaden mellan Teams och Sharepoint?

Om ert främsta behov är att ha en plats för lagring av gemensamma filer rekommenderas att skapa en gruppwebbplats i Sharepoint. Om ni dessutom har behov av att samarbeta och kommunicera med varandra rekommenderas att använda Teams. Om ni har en gruppwebbplats i Sharepoint och framöver inser att ni vill använda Teams är det möjligt att addera ett team till er webbplats i efterhand. 

Vilken lagringstjänst ska jag använda?

Sammanfattningsvis används OneDrive för ditt eget material, medan Teams och Sharepoint är lämpligare att använda om ni har gemensamma filer inom en enhet eller arbetsgrupp. Om du har delat filer via OneDrive och sedan slutar på Umeå universitet så bryts delningen. Om ni använt Teams eller Sharepoint har resterande fortfarande tillgång till dokumentet.

 

Personuppgifter och känsliga personuppgifter

Lagra inte integritetskänsliga/känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information i Office 365

Du får inte lagra integritetskänslig/känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i Office 365. Detta innebär exempelvis att du där inte kan lagra information om hälsotillstånd, skyddade adresser, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter från utvecklingssamtal, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Personnummer räknas som integritetskänslig personuppgift.

Läs mer om personuppgifter

Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.

Lagra inte forskningsmaterial med högt skyddsvärde

Om ditt forskningsmaterial har högt skyddsvärde får du inte lagra det inte i Office 365. För lagring av filer med högt skyddsvärde erbjuder universitetet tjänsten Skyddade dokument.

Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.

Vägledning för informationsklassning

Skyddade dokument (lagring av filer med högt skyddsvärde)

Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhet eller informationssäkerhetssamordnare via Servicedesk.

Välja fillagring

Är du osäker på vilken fillagring du ska använda? Besök vår guide för att få hjälp med att välja tjänst.

Tjänster för att lagra filer

Logga in i Office 365

Logga in med Umu-id och ditt lösenord

Logga in i Office 365

Stöd och hjälp Office 365

Vanliga frågor och svar om Office 365 i Manual.

Office 365, Manual

Här ställer vi frågor, hjälper varandra och delar tips och tricks om Office 365.

Användarforum för Office 365

Lär dig mer om hur du använder Office 365.

Användarstöd Office 365

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Maja Wik
2022-05-31