6 december undertecknade Peder Tjäderborn, chef för Studentcentrum och systemägare av Ladok vid Umeå universitet, det definitiva beslutet om att sätta nya Ladok i drift. Stående från vänster: Maria Bek, Erik Ångman och Mikael Lindgren.
Foto: Annica Höglund
Med nya Ladok får studieadministratörer, lärare och studenter moderna gränssnitt att arbeta i. Arbetet i nya Ladok innebär mindre pappershantering både när det gäller administration och arkivering. Bland annat kommer studenterna att få digitala examensbevis.
Peder Tjäderborn är chef för Studentcentrum och systemägare av Ladok vid Umeå universitet. Han beskriver att turerna har varit många och projektet har ändrat inriktning efterhand i takt med att nya erfarenheter dragits.
- Men nu har vi fått ett system som i stora drag fungerar bra och som vi har goda skäl att tro kommer att leva länge. Så det känns roligt att skriva under det här sista beslutet, säger Peder Tjäderborn.
Resan började för åtta år sedan
Förarbetet med ett nytt Ladok för de 37 svenska lärosätena som ingår i Ladokkonsortiet startade redan 2010. ITS vid Umeå universitet har gjort den tekniska utvecklingen av systemet.
- Utvecklingen av nya Ladok har pågått länge, och det har blivit det största systemet inom den högre utbildningssektorn, säger Peder Tjäderborn.
Det första svenska lärosätet att gå över till nya Ladok var Kungliga konsthögskolan inför höstterminen 2016. Efter det har övriga lärosäten successivt bytt till nya Ladok.
- I och med att vi och Linköpings universitet nu driftsätter nya Ladok har alla lärosätena som använder Ladok lämnat det gamla systemet, säger Peder Tjäderborn.
Stort jobb med registerdata och kringsystem
Ladokkonsortiets produktionssättningsteam har visat vägen genom alla steg som Umeå universitet måste ta innan driftsättningen kunde starta. Vid Umeå universitet är det också många som har arbetat intensivt för att möjliggöra skiftet. IT-enheten och ITS har gjort ett viktigt arbete med att se till att universitetets olika kringsystem ska kunna hämta uppgifter från Ladok.
En stor del av arbetet har handlat om att förbereda informationen som funnits lagrad i det gamla Ladok-systemet, berättar Erik Ångman som är chef för Ladokgruppen inom Studentcentrum:
- För att alla uppgifter om bland annat program, kurser och studenter i det gamla Ladok skulle följa med på rätt sätt in i nya Ladok har vi arbetat hårt de senaste åren med att städa data och göra registervård i gamla Ladok, berättar Erik Ångman.
Stora förbättringar för studenterna
Ambitionen är att studenterna ska uppleva rejäla förbättringar när det gäller universitetets digitala miljö efter att nya Ladok införts. Studentportalen läggs ned, och istället byggs de Ladoktjänster som studenterna behöver in i den nya studentwebbens gränssnitt. Umeå universitet är så gott som ensamma bland högskolorna om att göra den lösningen, berättar Mikael Lindgren, som är projektledare för införandet av nya Ladok vid Umeå universitet och medarbetare vid Studentcentrum/Ladokgruppen.
- Vi tror att integreringen av studenttjänsterna direkt på webben kommer att innebära en betydligt bättre upplevelse för studenterna. Portalen har också hunnit bli ett för gammalt system för att leva upp till dagens krav på hur webb ska fungera, och det känns bra att vi inte behöver arbeta med ett nytt separat system för studenterna, säger Mikael Lindgren.
Starkt engagemang från institutioner och fakulteter
Det goda samarbetet också med fakulteter och institutioner under förberedelsearbetet har varit ovärderligt, menar Maria Bek som är ansvarig för att informera och utbilda anställda inför nya Ladok.
- Vi har hållit ett stort antal utbildningar för olika grupper under hösten, och uppslutningen och engagemanget har varit väldigt bra, säger Maria. Vi har fått många bra frågor och feedback som vi kunnat ta med oss för att ytterligare förbättra och förtydliga information och instruktioner.
Maria Bek tror att de flesta som ska arbeta i nya Ladok nu är ganska väl rustade:
- Vi har lagt ut många guider och lathundar på sidorna i Handbok för utbildningsfrågor, och kommer också att fortsätta hålla utbildningar framöver.
Systemet i sig kommer också fortsätta utvecklas och bättre anpassningar kommer efterhand, säger Mikael Lindgren.
- I och med att nya Ladok öppnar så innebär det lite av en nystart för oss alla. Rutiner och arbetssätt kommer att behöva sätta sig under de närmaste månaderna. Vi får försöka ha tålamod, både med det och med varandra!