Vid universitetsstyrelsens sammanträde den 23 augusti presenterade internrevisionen sin rapport utifrån 2023 års institutions- och enhetsgranskningar. Styrelsen ställde sig bakom universitetsledningens förslag till åtgärder, med anledning av rapportens iakttagelser och rekommendationer.
Internrevisionen har som uppdrag från universitetsstyrelsen att genomföra löpande granskningar av hur universitetets institutioner och enheter följer olika regelverk. 2023 års institutions- och enhetsgranskningar har omfattat två institutioner, två arbetsenheter och Umeå universitetsbibliotek.
Susanne Hellqvist, revisionschef, internrevisionen
Foto: Mattias Pettersson
Internrevisionens bedömning är att verksamheterna i huvudsak följt universitetsgemensamma regler och rutiner inom de områden som har granskats. En viktig iakttagelse i rapporten är att det råder osäkerhet kring frågor som rör brandskydd. Det rör framför allt institutioner och enheter som bedriver sin verksamhet i Region Västerbottens lokaler.
– Vi ser att styrningen av brandskyddsarbetet kan utvecklas och rekommenderar dels en översyn och uppdatering av regel för brandskydd, dels en utvärdering av hur överenskommelsen med Region Västerbotten om brandskyddsarbete vid gemensamma arbetsställen fungerar i praktiken, säger Susanne Hellqvist, internrevisionschef.
Hans Wiklund, universitetsdirektör vid Umeå universitet
Foto: Mattias Pettersson
– Internrevisionens rapport belyser viktiga frågor som vi behöver jobba vidare med. Jag och hela universitetsledningen är givetvis angelägna om att brandsäkerheten är god inom alla miljöer där Umeå universitet bedriver verksamhet, säger Hans Wiklund, universitetsdirektör.
Andra områden som internrevisionen lyfter fram som utvecklingsområden i rapporten är: arkivering, ekonomiadministrativ hantering av EU-bidragsprojekt samt hantering av behörigheter till IT-system.
Internrevisionen har lämnat separata rekommendationer till överbibliotekarien samt berörda prefekter och föreståndare.
Åtgärder för att förbättra brandskyddsarbetet
De åtgärder som universitetsledningen har genomfört eller kommer att genomföra på universitetsgemensam nivå utifrån rapportens rekommendationer är:
- Uppdatera överenskommelse mellan Umeå universitet och Region Västerbotten gällande ansvar för samordning vid gemensamma arbetsställen inklusive bilagan "Definitioner och ansvarsbeskrivning för samordning vid gemensamma arbetsställen". Ett avsnitt i bilagan avser brandskydd. Uppdateringen av överenskommelsen är i slutfasen (2023-06-08) och kommer inom kort att undertecknas av parterna. Uppföljning av överenskommelsen ska ske årligen. I Region Västerbottens lokaler gäller dennes brandskyddsrutiner, utrymningsplan och handlingsplan för alla som arbetar i lokalerna.
- Universitetsdirektören har beslutat att år 2023 avsätta totalt 950 000 kr i syfte att genomföra en utvecklingsinsats för att stärka brandskyddet. I detta arbete ingår bland annat att uppdatera organisation och styrdokument, kvalitetssäkra egenkontroller samt att tillsammans med Region Västerbotten tydliggöra brandskydd på Norrlands universitetssjukhus i de gemensamma arbetsställen där verksamheter från Region Västerbotten och Umeå universitet arbetar i samma lokaler. Detta arbete kommer att inledas under hösten 2023 och fortgå under 2024.
Vill du veta mer?
Läs internrevisionens rapport
Har du frågor om rapporten? Kontakta Susanne Hellqvist
Har du frågor om universitetsledningens åtgärder? Kontakta Hans Wiklund