Konferens och event

Att planera en konferens eller event innebär en del arbete, både före, under och efter arrangemanget. Här finns samlad information om vad du behöver tänka på och vad du kan få hjälp med.

Fundera över:

  • var ska konferensen eller eventet arrangeras?
  • behöver du möblera eller anpassa lokalen för att det ska fungera?
  • ska det serveras mat och dryck?
  • vilken teknik behöver finnas på plats?
  • ska konferensen eller eventet fotograferas, filmas eller direktsändas?

Mer information om representationsregeler finns i Ekonomihandboken kapitel 8.

Hållbara konferenser och event

Miljö och hållbarhet är viktigt för oss vid Umeå universitet, vilket även påverkar vad du kan tänka på när det gäller att planera för konferenser och event. En checklista med tips och råd kommer finnas på plats under hösten 2022.

Stöd för samordning av konferens

Om ni har behov av stöd och hjälp för att samordna er planerade konferens kan en konferenssamordnare anlitas. En konferenssamordnares uppgift är att genomföra uppdraget på det sätt som ni som anordnare anger i er beställning av uppdraget. Kontrollera i avtalsdatabasen om tjänsten går att beställa, om tjänsten inte finns där så kan en direktupphandling vara möjligt.

När du anlitar en konferenssamordnare är det viktigt att; 

  • utförligt beskriva vad konferenssamordnaren förväntas göra,
  • konferenssamordnaren följer universitetets policy och riktlinjer som kan vara aktuella för uppdraget
  • konferenssamordnaren prioriterar konferensanläggningar inom universitet eller de konferensanläggningar universitetet har avtal med

Boka lokaler och konferensanläggningar

Universitetets egna lokaler används ofta för olika typer av event och konferenser. Det finns även flera upphandlade leverantörer, för konferenser utanför campus, som ni hittar i avtalsdatabasen.

Boka lokal inom Umeå universitet

Var ute i god tid med din lokalbokning så är chansen större att lokalerna inte är uppbokade. Mer information om hur ni boka universitetets lokaler hittar ni här.

Boka konferens utanför campus

Universitetet har många avtalade konferensanläggningar att välja mellan både i Västerbotten och övriga Sverige. Information om vilka konferensanläggningar som finns samt vad som ingår i de olika avtalen hittar ni avtalsdatabasen. Det finns även möjlighet att boka konferenser på specifikt angivna hotell i norrlandslänen.

Om man önskar boka en konferens på en konferensanläggning som universitetet inte har avtal med, betraktas det som en direktupphandling och gällande regelverk för direktupphandling ska följas.

Mat och dryck

Vill ni ha mat och dryck levererat till er interna konferens i lokaler på universitet så ska upphandlade leverantörer för catering användas. Mat och dryck som önskas på extern konferens utom campus kan köpas utom avtal. I detta fall ska regler för direktupphandling beaktas.

För interna konferenser behöver du följa universitetets representationsregler. Läs mer i Ekonomihandboken, kap 8.

Boka hotell och resor

Boende på konferensanläggningen

Bokas direkt i samband med bokning av konferensanläggningen.

Boende utanför konferensanläggningen

Hotell som är på annan plats ska bokas via resebyrån. Så kallad "block-bokning" för slutlig bokning av konferensdeltagare kan vara en möjlighet hos vissa hotell. Den kontakten ska tas direkt med hotellet. Varje konferensdeltagare som önskar bo på "block-bokat" hotell genomför bokningen själv genom att uppge ett särskilt bokningsnummer som förmedlats av hotellet.

Resa till och från en konferens

Resor, som är förknippade med konferensen, för universitetsanställda deltagare och anknutna deltagare vars kostnader universitetet ska stå för - ska bokas med den avtalade resebyrån. Resebyrån bokar även gruppresor.

Fotografera, filma eller direktsända

Vänd dig till Inhousebyrån vid Kommunikationsenheten om du vill ha råd och stöd kring fotografering, film eller direktsändningar av konferenser och event. Umeå universitet har även ett antal upphandlade fotografer som du kan kontakta.

Beställa och boka fotografering, film eller direktsändning

Avtalade produkter & tjänster

Avtalsdatabasen
e-Avrop

Vid frågor

Christina Adolfsson
Enhetschef, Ekonomienheten

Vid frågor gällande upphandling och inköp:

Upphandling och inköp

Besöksadress
Universitetsledningshuset
Universitetstorget 4, plan 2

Christina Adolfsson
2022-05-10