Ny medarbetarwebb 2021–2022

Under 2021 och 2022 lanseras en ny medarbetarwebb. Här kan du läsa om förändringarna och hur de påverkar dig.

Varför kommer en ny medarbetarwebb?

Medarbetarwebben är en viktig del av vår arbetsvardag och två förstudier (2019 och 2020) visar att det finns en del brister på den nuvarande medarbetarwebben. Flera funktioner på den nuvarande medarbetarwebben bygger dessutom på en teknisk plattform som slutat utvecklas och där supporten kommer upphöra. I samband med att vissa funktioner behöver avvecklas gör vi därför en uppdatering av utseendet, funktionaliteten och innehållet på hela medarbetarwebben. Målet är att du snabbare och enklare ska hitta den information du behöver.

Vad blir annorlunda?

Lanseringen av den nya medarbetarwebben sker stegvis. Den första lanseringen görs i maj och innebär en del förändringar i utseende, innehåll och funktionalitet.

Det här händer vid lanseringen i maj

Ny startsida och ny färgsättning

Funktionen Min startsida som finns på den nuvarande medarbetarwebben försvinner. På den nya medarbetarwebben är startsidan anpassad efter din tillhörighet i organisationen. Om du ställer in din organisationstillhörighet får du se information, länkar och nyheter som hör till din del av organisationen och information som gäller hela universitetet. Du ställer själv in din organisationstillhörighet och kan ändra den när du vill. Om du inte ställer in någon tillhörighet får du bara se universitetsgemensamt innehåll.

Länkar till viktiga system, som webmail, PASS och Canvas, finns kvar på startsidan oavsett om du väljer din organisationstillhörighet eller inte.

Den nya medarbetarwebben får också en ny färgsättning. Den skiljer sig tydligare från umu.se så att du enkelt kan se vilken webbplats du befinner dig på.

Din profil på medarbetarwebben ersätts

Funktionen Min profil på den nuvarande medarbetarwebben ersätts av din personliga sida på umu.se. Det blir enklare för dig att hålla informationen uppdaterad och vi slipper dubbletter i sökresultaten.

Samarbetsytor och Mina dokument försvinner

Umeå universitet går över helt till att använda Office 365 som verktyg för samarbete. Samarbetsytorna och funktionen Mina dokument på den nuvarande medarbetarwebben avvecklas under våren 2021. Från 1 maj införs läsläge på samarbetsytorna, vilket innebär att du inte längre kan uppdatera dem.

Avveckling av samarbetsytor och Mina dokument

Uppdaterad sökfunktion

Sökfunktionen på den nya medarbetarwebben blir gemensam med sökfunktionen på umu.se och visar resultat från båda webbplatserna. På så sätt kan du hitta rätt innehåll oavsett varifrån du söker.

Sökresultaten presenteras så att du tydligare ser vilken typ av innehåll det är, till exempel en nyhet, och var innehållet finns.

Äldre nyheter på medarbetarwebben och umu.se avindexeras och syns inte längre i sökresultaten. Det gör att du får mer relevanta och aktuella träffar när du söker. Du kan fortfarande hitta alla nyheter i webbarkivet.

Webbarkiv för umu.se och medarbetarwebben

Förändringar i menystrukturen

För att undvika dubbletter av innehåll och underlätta för dig att hitta i menystrukturen arbetas innehållet om. Istället för att utgå från avsändaren och vem som tillhandahåller informationen utgår menystrukturen och innehållet från dig som besöker medarbetarwebben. Det innebär bland annat att relaterat innehåll samlas och det blir enklare att navigera i menyerna.

För att visa innehåll som kräver inloggning loggar du in som vanligt med ditt Umu-id.

Så fortsätter arbetet efter lanseringen i maj

  • Den 30 juni arkiveras alla samarbetsytor på den befintliga medarbetarwebben och kan inte längre användas.
  • Under 2021–2022 fortsätter arbetet med bland annat innehåll, menystruktur och sökfunktion.
  • Medarbetarwebben flyttas så småningom till samma tekniska plattform som umu.se.

Vad behöver jag göra?

Om du är ägare till en samarbetsyta på den nuvarande medarbetarwebben behöver du ta bort den eller flytta den till exempelvis Office 365. Från 1 maj införs läsläge på samarbetsytorna och du kan inte längre uppdatera dem. Alla samarbetsytor på den nuvarande medarbetarwebben arkiveras den 30 juni.

Om du har dokument sparade under Mina dokument behöver du spara dem någon annanstans, till exempel i OneDrive, senast den 30 april. Därefter kan du inte längre komma åt dina filer.

Avveckling av samarbetsytor och Mina dokument

Frågor och svar om avvecklingen av samarbetsytor

Arbetet med menystruktur och innehåll på medarbetarwebben görs vid behov tillsammans med dig som är redaktör. Vi kontaktar dig om ditt innehåll behöver ändras eller flyttas i menystrukturen.

Hur kan jag lämna synpunkter eller ställa frågor?

I teamet Användarforum för webb kan du följa hur projektet fortlöper, lämna synpunkter och ställa frågor. På så vis kan vi fånga upp behov och förbättringsförslag att ta med i det fortsatta arbetet. Supportärenden ska som vanligt gå via Servicedesk.

Användarforum för webb (Teams)

Arbetet med den nya medarbetarwebben drivs av en projektgrupp på Kommunikationsenheten med Erik Vesterberg som projektledare.

Frågor och nyheter

Är du nyfiken hur det går i projektet? Gå till teamsytan Användarforum för webb för att se uppdateringar om projektet, ge feedback eller ställa en fråga. Supportförfrågningar går som vanligt via Servicedesk.

Användarforum för webb (Teams)

Erik Vesterberg
2021-04-08