Eventguide – tolv tips för hållbara event
1. Syfte
Första steget mot ett lyckat arrangemang är att definiera syftet. Därefter blir de kommande stegen mycket lättare att ta, till exempel tänket kring målgrupper, val av lokal, kommunikationskanaler med mera. Varför gör vi detta event? Vad vill vi uppnå?
2. Arbetsgrupp
Forma gärna en arbetsgrupp med tydligt definierade ansvarsområden. Till exempel projektledare, kommunikatör, administratör, (eventuell zoomansvarig, värdskap, moderator, med mera). Detta skapar stabilitet och gör projektet mindre sårbart.
3. Målgrupper
Identifiera målgrupperna. Är det interna eller externa målgrupper, eller kanske både och?
4. Lokal
Välj lokal som passar syfte och målgrupper – på campus eller någon annanstans. Om du önskar livesända eventet, tänk på att vissa lokaler är bättre lämpade än andra. Inhousebyrån på Kommunikationsenheten kan hjälpa dig reda ut vad som passar bäst. Ta även tillgänglighet i beaktning vid val av lokaler.
5. Mångfald
Sträva efter en talarlista som andas jämställdhet och mångfald med en bredd på kön, ålder och etnicitet.
6. Hybridevent
Även om det är trevligast att ses på plats, erbjud möjligheten att delta på distans. Sträva efter att ge även de digitala deltagarna en bra upplevelse vad gäller ljud och bild. Tips: Be de som deltar fysiskt ha laptopkameran på under mötet – i motsats till att bara använda en enda kamera på väggen. Ljudet är dock det viktigaste, använd en konferensmikrofon, en konferenspuck. I vissa bokningsbara campuslokaler finns utrustning för både större och mindre möten installerat.
7. Livesändning
- Vill du livesända ert event för en större publik? Kontakta Inhousebyrån. Fundera över vilka kanaler som passar bäst för just er; Youtube, Facebook, live.umu.se eller kanske något annat? Syftet och målgrupperna styr era val.
- Det behövs sändningstillstånd och en sändningsansvarig för livesändningar. Inhousebyrån berättar mer.
- Inhousebyrån kan också hjälpa till med produktion av grafik, vinjetter, filmade inslag med mera.
8. Kommunikationsplan
- En målgruppsanpassad kommunikationsplan ger de bästa förutsättningarna att nå syftet. Den berättar vad du ska säga, när i tiden, genom vilka kanaler och till vem du behöver säga det.
- En rad kanaler finns att välja bland, till exempel kampanjer i sociala medier, annonsering i tryckt media, nyhetsbrev, pressmeddelande, e-post, kalendariet (umu.se/kalender), digitala skärmar på campus eller posters. Målgrupperna styr dina val.
Läs mer om hur du gör en kommunikationsplan
9. Digitalt före tryck
Sträva efter papperslös kommunikation och välj digitalt program före tryckt.
- Om du vill ge namnskyltar till deltagarna, välj miljömärkt papper och ett återanvändbart fäste, till exempel en liten träklädnypa.
- Uppmana eventuella mässutställare och liknande att inte dela ut tryckt material.
- Om ni tar fram nytt material såsom vepor, banderoller, skyltar med mera, tänk långsiktigt och möjliggör återanvändning.
10. Resor och boende
- I kommunikationen med deltagarna före eventet, uppmuntra till att välja tåg före flyg och kollektivtrafik eller cykel före bil. Eller varför inte samåka?
- Rekommendera gärna miljömärkta hotell, ISO 14001, Green Key, Svanen eller Svensk Miljöbas är exempel på märkningar.
- Tips på alternativa färdsätt mellan hotell och möte:
- En tur med en podtaxi.
- Hyr en eldriven sparkcykel.
- Hyr en lådcykel, för deltagaren med mycket packning.
11. Social hållbarhet
Handen på hjärtat; visst glömmer vi en hel del av det vi lär oss på konferenser och liknande. Men vi minns ofta de möten vi haft med andra människor. Vi är sociala varelser som strävar efter bra relationer. Gör vad du kan för att ditt event ska bli ihågkommet, skapa förutsättningar för möten och för social hållbarhet.
Några tips:
- Ordna en cykeltur eller promenad från hotell till campus på morgonen.
- Planera för interaktion mellan deltagarna. Till exempel genom programpunkter där frågor diskuteras i bänkrader eller i bikupor.
- Bordsplacering istället för fri placering vid måltider.
- Erbjud en campusguidning efter lunchen.
- Möjliggör spontanmingel genom kaffepauser och bensträckare.
12. Mat och dryck
- Matupplevelsen. Lyft matupplevelsen och gör klimatsmarta val. Ställ krav på leverantörerna att använda ekologiska och rättvisemärkta produkter. Kanske erbjuda vegetariska rätter som standard och animaliska som alternativ?
- Dryck. Inget flaskvatten, härtappat vatten är det som gäller här. Häll upp i karaffer med glas till. Rättvisemärkt kaffe och te serverar vi med ekologisk mjölk eller havredryck.
- Tallrikar och bestick. Vi säger hej då till engångsartiklar i plast, fram med porslinet! Om det inte är möjligt, använd engångsmaterial som är komposterbart. Tvättbara tygservetter eller Svanen-märkta pappersservetter.
- Matsvinn och källsortering. Sträva efter att bara servera så mycket mat som faktiskt äts upp, till exempel genom att erbjuda buffé. Anta utmaningen att generera så lite som möjligt av både matsvinn och brännbart avfall.
13. Profilprodukter och gåvor
Välj bland våra profilprodukter, eller kanske blir det en klimatsmart upplevelse av något slag, kanske en mat-, kultur- eller hälsoupplevelse?