Här samlas vanliga frågor och svar kring universitetets medarbetarundersökning. Sidan uppdateras löpande. Hittar du inte svaret på din fråga? Kontakta gärna Personalenhetens HR-strateger.
Varför ska jag svara på medarbetarundersökningen?
Medarbetarundersökningen är universitetets sätt att följa upp hur du som medarbetare upplever din arbetssituation. Här har också du en chans att dela dina åsikter anonymt och bidra till att arbetsmiljön blir ännu bättre. Medarbetarundersökningen är en del av det vi brukar kalla "systematiskt arbetsmiljöarbete" och "aktiva åtgärder", som är lagstadgat att alla arbetsgivare ska bedriva för att förebygga ohälsa, olycksfall och diskriminering i arbetet.
Vad händer med resultatet efter medarbetarundersökningen?
Din prefekt eller chef har det formella ansvaret att arbeta vidare med resultatet på din institution, enhet eller motsvarande, tillsammans med sina medarbetare. Till sin hjälp har chefen ofta ett HR-stöd och ledningsstöd för lika villkor. Arbetsmiljöombudet, som är medarbetarnas språkrör, ska också bli inbjuden att delta i arbetet med resultatet.
Vilken period ska jag tänka på när jag svarar i medarbetarundersökningen?
Svara hur du generellt upplever din arbetssituation just nu. Är det någon specifik tidsperiod som avses, så står det uttryckligen i frågan, exempelvis de senaste 12 månaderna.
Jag är anställd. Varför har jag inte fått någon länk till medarbetarundersökningen?
Grundtanken är att alla anställda som har arbetat, och stipendiater som har utfört uppgifter de senaste tre månaderna ska kunna delta i undersökningen. Har du varit helt frånvarande från arbetet på grund av tjänstledighet, föräldraledighet eller sjukdom det senaste året, så kanske du inte riktigt vet hur arbetsförhållandena är just nu. Då är det bättre att du deltar i nästa medarbetarundersökning. Detta kan dock variera beroende på omständigheter, så prata med din prefekt eller chef om du har några frågor.
Har du inte fått något mejl med en länk till medarbetarundersökningen, så kan mejlet ligga under "Övrigt" i inkorgen i Outlook.
Jag är anställd på en institution, men arbetar i huvudsak på en annan institution. Vilken arbetsplats ska jag tänka på när jag svarar?
Grundtanken är att du ska besvara undersökningen utifrån hur du upplever din arbetssituation där du utför ditt huvudsakliga arbete just nu, oavsett var du har din anställning. Prata med din prefekt eller chef om du känner dig osäker.
Jag arbetar deltid på två enheter. Hur ska jag besvara undersökningen?
Arbetar du ungefär lika mycket på två arbetsplatser kan du besvara två undersökningar, en för vardera arbetsplats. Du får då två olika mejl med länkar till medarbetarundersökningen. I respektive mejl och undersökning ser du vilken närmaste chef som avses. Du kommer också att få ett separat mejl från Personalenheten innan undersökningen där du får mer information. Prata med din prefekt eller chef om du känner dig osäker.
Vi har en ny organisation med en ny chef. Hur ska jag då tänka när jag besvarar undersökningen?
Det kan vara problematiskt när det är en ny organisation och en ny chef. Den tidigare organisationen och chefen finns kanske inte kvar, och det kan vara svårt att ha hunnit få en uppfattning om den nya organisationen och den nya chefen. Prata med din prefekt eller chef om hur du ska förhålla dig när du svarar på undersökningen.
Jag har flera chefer. Vem ska jag tänka på när jag besvarar undersökningen?
Din prefekt eller chef har tillsammans med HR-stödet gått igenom personallistan och angett vem som är närmaste chef till respektive medarbetare. Namnet på din närmaste chef kommer att anges i mejlet som kommer med länken till undersökningen. Namnet på närmaste chef står också i själva undersökningen på de frågor som är kopplade till närmaste chef. Prata med din prefekt eller chef om du har frågor om det.
Jag är stipendiat. Får jag svara på undersökningen?
Det är nytt för 2024 att stipendiater kan delta. Prefekten på din institution har beslutat om stipendiater ska ingå i undersökningen. Prata med din prefekt om du har frågor om det.
Jag är stipendiat. Hur ska jag tänka när jag svarar på undersökningen?
Frågorna är formulerade utifrån ett medarbetarperspektiv, att man har en anställning, arbetsuppgifter och en chef. Du ska istället tänka på din situation på universitetet som stipendiat, dina uppgifter som du utför och din handledare. Prata med din handledare eller prefekt om du har frågor om det. Du kommer också att få ett separat mejl från Personalenheten innan undersökningen där du får mer information.
Varför frågar ni om utländsk härkomst i medarbetarundersökningen?
På Umeå universitet ska alla kunna arbeta och studera på lika villkor oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, könsidentitet, könsuttryck eller ålder i enlighet med Diskrimineringslagen. Undersökningen är anonym (se fler frågor gällande anonymitet), men för att vi ska kunna följa upp om medarbetare upplever att de kan arbeta på lika villkor behöver vi fråga om utländsk härkomst.
Jag har blivit utsatt för mobbing på min institution. Kan jag anmäla detta i undersökningen?
Det finns frågor i undersökningen gällande utsatthet som du kan svara på. Det är bra att din chef får kännedom om detta. Men eftersom undersökningen är anonym, kan inte din chef eller universitetet utreda händelsen. En formell anmälan för att gå vidare med en utredning gör du genom att prata med din chef eller anmäla händelsen till registrator.
Du kan läsa mer om anmälan här: Om något händer
Jag är skeptisk till anonymiteten. Kan min chef verkligen inte se mina svar?
Quicksearch garanterar full anonymitet. Enkäten skickas från Quicksearch och svaret går direkt tillbaka till Quicksearch. Umeå universitet eller din chef har inte tillgång till de enskilda svaren i medarbetarundersökningen.
När det gäller nedbrytning av resultatet utifrån olika bakgrundsvariabler, såsom exempelvis kön, utländsk härkomst och befattningskategori krävs fem svar i gruppen/enheten/institutionen per bakgrundsvariabel för att kunna se ett resultat. För ett resultat gällande frågor om upplevd utsatthet krävs istället åtta svar.
Resultat utifrån bakgrundsvariabler och upplevelse av utsatthet för oönskat beteende redovisas endast för HR på fakultetskansliet/motsvarande och central nivå. HR kan komma att informera chef om gruppens/enhetens/institutionens övergripande resultat, om förebyggande åtgärder behöver vidtas. Enskilda individers svar kan aldrig spåras.
Om frågan om upplevd utsatthet för oönskat beteende besvaras av färre än åtta personer aggregeras svaren upp en nivå i organisationen, det vill säga att det krävs minst åtta svar på frågan inom en grupp för att svaren ska redovisas. För denna specifika fråga inklusive följdfrågor har endast HR på fakultetskansliet/motsvarande och central nivå behörighet att se resultatet. HR kan komma att informera chef om gruppens resultat, vid behov av generella arbetsmiljöåtgärder. Det betyder att frågor om utsatthet inte redovisas för chefer i chefsrapporten. Observera att enskilda individers svar inte kan spåras.
Hur kan undersökningen vara anonym när den kommer via mejlen?
Mejladresserna skrivs in eller importeras i Quicksearch mjukvara. Alla adresser får där ett indexerat nummer. När undersökningen sänds ut sker det via de indexerade numren. Det här innebär att ingen på Umeå universitet kan se kopplingen mellan nummer och mejladress, men det möjliggör att databasen kan stämma av om alla utskickade undersökningarna har erhållit svar.